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ご加入企業様 ご利用手順
更新日 / 2022.06.20

●受信専用プランとは

Shachihata Cloudをご契約中の企業様から紹介を受けたお取引先企業様が「受信専用プラン」に加入すると、
お取引先企業様は、3アカウント、3個の共通印(代表印や契約印等)の作成・押印が無料でご利用いただけます。
※お取引先企業様は、文書の受信のみに機能が制限されております。
お取引先企業様とのご契約や、発注書のやり取り等に便利にご利用いただけます。

受信専用プランへ招待された企業様に、Shachihata Cloudから招待メールが届きますので、そちらから受信専用プランへのご利用開始のお申込みを行えます。

▼主な流れは以下となります。操作手順は、該当するタイトルをクリックしご確認ください。

会員登録方法【管理者】
印鑑の作成方法【管理者】
利用者・印面の登録方法【管理者】
ログインパスワードの設定方法【利用者】
受信した文書の承認方法【利用者】
文書のダウンロード方法【利用者】

受信専用プラン加入企業様ご利用手順

1会員登録方法【管理者】


1.受信専用プランへ招待されると、SachihataCloudより招待メールが送付されます。
メール内の「■ご登録用URL」をクリックします。


2.お申し込みフォームに必要事項を記入し【上記の内容に同意して確認する】をクリックします。


3.【会員登録をする】をクリックします。


4.お申込みフォームよりご登録後、ShachihataCloudより、お申込みのご確認メールが送付されます。


5.メール内のURLをクリックすると、お申込みが完了します。


6.登録完了後、ShachihataCloudより、お申込み完了の通知メールが送付されます。

2印鑑の作成方法【管理者】


1.登録完了後にShachihataCloudより、送付された通知メールからURLをクリックします。


2.ID(受信専用プランお申込み時のメールアドレス)、パスワードを入力し【ログインボタン】をクリックします。


3.マイページメニューより[共通印申し込み]をクリックします。


4.[捺印台紙ダウンロード]をクリックします。



5.[捺印台紙ダウンロード]にて捺印台紙をダウンロードし、出力します。


6.出力した捺印台紙に、作成したい印鑑を捺印、枠内に10円玉を置き、
点線の枠が全て収まるようにスマートフォンなどで撮影を行います。


7.【参照ボタン】をクリックし、捺印台紙のアップロードを行い、各フォームに文字内容を入力します。


8.作成する印鑑のサイズを入力します。


9.【確認するボタン】をクリックします。


10.【作成を依頼するボタン】をクリックすると、お申込みが完了となります。
※作成完了後に通知メールが送付され、利用者に割り当て後、捺印が可能となります。

利用者・印面の登録方法【管理者】

ログイン方法

1.ShachihataCloudより、「初期パスワード発行のお知らせ」メールが届きます。メールに記載されている初期パスワードで管理者画面にログインし、新しいパスワードを設定します。

2.「ユーザー名」と、メールに記載されている初期「パスワード」を入力し【ログインボタン】をクリックします。
※「ユーザー名」には登録されているメールアドレスを入力してください。

3.ログイン後、画面左側のメニューバーより[利用者設定]をクリックします。

1利用者情報の登録

1.【登録ボタン】をクリックし、「利用者情報登録画面」を表示させます。

2.「利用者情報登録画面」に必要事項を入力し、右下の【登録ボタン】をクリックします。
※「部署」と「役職」を指定する場合は、あらかじめ各項目の登録が必要です。

※「多要素認証」「認証コード送信先」「タイムスタンプ発行権限」は有料オプションとなります。

2印面の登録

1.「登録済印面」の【追加ボタン】をクリックします。

2.利用者名を入力し【検索ボタン】をクリックします。

3.登録したい印面を選択し、【登録ボタン】をクリックします。
タブを切り替えることで、様々な種類の印面を表示させることができます。

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※「タイムスタンプの発行」をご利用いただくには別途「タイムスタンプ」のご契約が必要となります。

4.印面登録後、「状態」にて「有効」を選択し【更新ボタン】をクリックして利用者を有効にします。

3共通印割当

作成した共通印を利用者が利用できるように割当登録を行います。
※利用者に共通印のみを割り当てることはできません。
利用者には最低1つの氏名印、または日付印の割り当てが必要になります。

メニューバーより[共通印割当]をクリックします。

1.「共通印割当画面」を表示させ、各項目を設定して【検索ボタン】をクリックし、利用者を検索します。

絞り込み機能として、”メールアドレス/氏名/部署/役職/状態”から絞り込むことが可能です。
複数項目を選択、入力いただくことで、AND検索が行えます。
空検索を行うことで、登録されている全利用者が表示されます。

[入力/選択項目]
■メールアドレス
利用者の登録メールアドレスの部分一致で検索します。
■氏名
利用者の登録氏名の部分一致で検索します。
■部署
利用者の所属部署で検索します。
■役職
利用者の役職で検索します。
■状態
利用者アカウントの状態(有効/無効)で検索します。


2.検索結果から割当対象の利用者を選択し、「共通印割当画面」を表示します。

3.割り当てる共通印の名称を入力し、【検索ボタン】をクリックします。

※名称での絞り込みには、事前に共通印の名称設定が必要です。名称の設定方法はこちら。

[入力/選択項目]
■名称
共通印名称での部分一致検索が可能です。
■名称未設定の共通印のみを抽出
チェックすることで印面の名称が未設定の印面のみの検索が可能です。
※チェックを行うことで、名称検索は無効になります。


4.印影の右下にあるプラスマークをクリックし、利用者に共通印を割り当てます。
※共通印は複数の割り当てが可能です。

4パスワードの設定依頼

1.パスワード設定を依頼したい利用者の左側のチェックボックスにチェックを入れ、【パスワード設定依頼ボタン】をクリックします。

または、パスワード設定を依頼したい利用者をクリックし、「利用者情報更新画面」を表示させ右下の【パスワード設定依頼ボタン】をクリックします。

送信確認のポップアップが表示されるので、【はい】をクリックします。

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ログインパスワードの設定方法【利用者】

1.Shachihata Cloudから受信した「[Shachihata Cloud] 初期パスワードのお知らせ」メールを開き、【ログイン画面に移動】をクリックします。

※こちらで、仮パスワードが発行されます。

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2.「メールアドレス」「仮パスワード」を入力し、【ログインボタン】をクリックします。
※「ユーザー名」には登録されているメールアドレスを入力してください。
※「ログイン状態を保存する」のチェックボックスにチェックを入れると、次回よりログイン操作を省略することができます。

メニューバーについて

1. 画面左側の三本線をクリックすると、メニューバーが表示されます。

[表示項目]

■受信一覧
承認依頼や差戻しされた文書が一覧で表示されます。文書の承認、承認文書の引戻し、差戻しができます。

■完了一覧
回覧が完了した文書、回覧破棄をした差戻し文書、閲覧ユーザーに設定された文書が一覧で表示されます。文書のダウンロード、削除ができます。

■閲覧一覧
閲覧ユーザーに設定されている回覧中の文書、回覧が完了した文書が一覧で表示されます。文書の閲覧、ダウンロード、メモの保存ができます。

■ダウンロード状況確認
「完了一覧」「閲覧一覧」よりダウンロード予約した文書の確認、ダウンロードができます。

■ログアウト
利用者画面よりログアウトします。

受信した文書の承認方法【利用者】

1.回覧文書が届いています」メールの「回覧文書をみる」をクリックし、回覧文書を表示します。
※クリック後、回覧文書の設定によっては、ログインやアクセスコードの入力を求められることがあります。


※アクセスコードの入力を求められた場合

承認(回覧)依頼メールの後に届く「アクセスコードのお知らせ」メールに記載されているアクセスコードを入力してください。

2.回覧文書が表示されます。
登録されている印鑑を文書の該当箇所へ捺印し、【次へボタン】をクリックします。

4.回覧先設定画面の右上または右下にある【承認ボタン】をクリックします。

5.承認が完了すると、文書の回覧者に通知メールが送信されます。

※「制限設定」より「捺印必須」を有効に選択されている場合、捺印せず承認を行おうとすると捺印してください。とメッセージが表示されます。

 

文書のダウンロード方法【利用者】

1.左のメニューバーの[完了一覧]をクリックします。

2.該当の文書のチェックボックスにチェックを入れ、【ダウンロード予約ボタン】をクリックします。
※回覧履歴を付けない場合は「完了済みファイル」にチェックを入れます。
※回覧履歴を付ける場合、「回覧履歴を付ける」にチェックを入れると「文書情報」「承認履歴情報」「テキスト追加履歴」が添付されます。


また電子署名が付与されている場合、ダウンロードの際に回覧時の署名が無効になります。
※電子署名を契約していないユーザーにもダイアログは表示されます。

3.「選択文書ダウンロード」にファイル名を入力し、【ダウンロードボタン】をクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。

※選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
※選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。

4.画面左下に「ダウンロードを予約しました」と表示されます。
文書のダウンロードファイルの作成が完了次第、メールにて通知いたします。
※ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。

※ダウンロード予約した文書は「ダウンロード状況確認」よりダウンロード可能です。