Shachihata Cloud ヘルプサイト オプションについて経費申請
交際費申請
更新日 / 2023.12.27
有料オプション
更新日 / 2023.12.27

交際費申請でできること

業務に関連する交際費用の事前申請・精算が行えます。

操作手順

1事前申請


申請作業

1.メニューバーより、[経費申請]をクリックします。


2.「交際費申請」から[事前申請]ボタンをクリックします。


3.「経費精算書作成」画面にて、交際費事前申請の各項目設定をします。

【設定項目】
■目的
経費申請を行う目的を(管理者で設定した項目から)選択します。
■期間
経費が発生した日付を選択します。
■支払方法
決済に用いた支払方法を選択します。
■負担部署
費用を負担される部署を選択します。
■予算コード
使用する予算のコードを選択します。
■参加者
利用した参加者を記入します。
■飲酒
飲酒の有無を選択します。
■参加者区分
「社外含」「社内のみ」のいずれかを選択します。
■ファイル添付
ファイルをアップロードできます。
ファイルのアップロード方法はこちらの「ヘッダー部にファイルをアップロード」をご確認ください。


4.「経費精算書作成」画面の[明細登録]ボタンをクリックします。


5.「交際費申請書明細入力」画面にて各項目を入力し、[確定]ボタンをクリックします。

【設定項目】
■日付
金額が発生した日付を選択します。
■用途区分
明細を利用したときの用途を選択します。
(勘定科目・補助科目・税区分は用途設定に紐づいており、用途区分を変更させることで選択できる項目が変わります。)
検索アイコンより用途区分名を「用途名」「説明」の部分一致で検索ができます。
用途区分を選択し[決定]をクリックします。

■負担部署
費用を負担される部署を選択します。
■予算コード
使用する予算のコードを選択します。
■人数
利用した人数を記入します。
■合計金額
発生した金額を記入します。
■単価
購入した商品一つ当たりの金額を記入します。
■プロジェクト
プロジェクト単位で費用負担する場合選択します。
■税抜金額
税区分の値にて税抜金額が自動計算されます。
■消費税額
税区分の値にて消費税額が自動計算されます。
■事業者区分
適格事業者・免税業者のいずれかを選択します。
■事業者登録番号
「事業者区分」で適格事業者を選択時に表示されます。
事業者登録番号にて会社名の検索ができます。

■会社名
支払先の会社名を入力します。
※事業者登録番号の検索にて入力された企業名は変更ができません。
[∨]をクリックすることで、管理者によって設定された項目より支払先を選択できます。

■勘定科目
用途ごとに設定された科目を選択します。
■補助科目
用途ごとに設定された科目を選択します。
■税区分
精算した経費を仕訳する際の税区分を選択します。


6.「交際費申請書明細入力」の設定内容を確認し、[次へ]ボタンをクリックします。


7.「新規作成」画面にて、先ほど入力した内容が反映された申請書類を確認し、[回覧設定]ボタンをクリックします。

(作成した経費申請書は[経費申請]画面の[申請一覧]に追加されます。)

※経費申請書の編集を行う場合、[経費申請編集]ボタンをクリックします。

「長期保存キャビネット検索」をご契約の場合、申請時に入力した項目がインデックスとして自動登録されます。
インデックスとして反映される項目は下記項目です。
※申請状況によって表示される項目が異なります。

【自動入力項目】
■申請種別
■目的名
■期間
■日当
■適格請求書発行業者番号
■経費申請No.
■支払No.
■申請者名
■取引先名
■取引年月日
■金額


登録されたインデックスは、メニュー[≡]-[インデックス]より確認できます。


8.「回覧宛先設定」画面にて、宛先を設定し、[申請する]ボタンをクリックします。
※管理者によって回覧ルートの設定がされている場合は、回覧先が自動で表示されます。
管理者に変更を許可されていない場合は回覧先の変更は行えません。

「申請時に印刷する」にチェックを入れることで申請時、文書の印刷プレビューが表示され印刷が可能となります。



承認作業

承認者・経理担当者は申請書を確認し、承認をします。

1.承認者のアカウントでログインし、[受信一覧]をクリックします。


2.「受信一覧」画面にて、経費申請書を選択し、[表示]ボタンをクリックします。


3.「プレビュー・捺印」画面にて、捺印を行い[次へ]ボタンをクリックします。

※[経費申請編集]をクリックすると申請者が入力した経費情報の確認・編集ができます。


4.「回覧宛先設定」画面にて、[承認]ボタンをクリックします。

2精算


新規で精算書を作成し申請

1.メニューバーより、[経費申請]をクリックします。


2.「交際費申請」から[精算]ボタンをクリックします。


3.「経費精算書作成」画面にて、交際費精算の各項目設定をします。

【設定項目】
■目的
経費申請を行う目的を(管理者で設定した項目から)選択します。
■期間
経費が発生した日付を選択します。
■支払方法
決済に用いた支払方法を選択します。
■負担部署
費用を負担される部署を選択します。
■予算コード
使用する予算のコードを選択します。
■参加者
利用した参加者を記入します。
■飲酒
飲酒の有無を選択します。
■参加者区分
「社外含」「社内のみ」のいずれかを選択します。
■ファイル添付
領収書等のファイルをアップロードできます。
ファイルのアップロード方法はこちらの「ヘッダー部にファイルをアップロード」をご確認ください。


4.「経費精算書作成」画面の[明細登録]ボタンをクリックします。


5.「交際費申請書明細入力」画面にて各項目を入力し、[確定]ボタンをクリックします。

【設定項目】
■日付
金額が発生した日付を選択します。
■用途区分
明細を利用したときの用途を選択します。
(勘定科目・補助科目・税区分は用途設定に紐づいており、用途区分を変更させることで選択できる項目が変わります。)
検索アイコンより用途区分名を「用途名」「説明」の部分一致で検索ができます。
用途区分を選択し[決定]をクリックします。

■負担部署
費用を負担される部署を選択します。
■予算コード
使用する予算のコードを選択します。
■人数
利用した人数を記入します。
■合計金額
発生した金額を記入します。
■単価
購入した商品一つ当たりの金額を記入します。
■プロジェクト
プロジェクト単位で費用負担する場合選択します。
■税抜金額
税区分の値にて税抜金額が自動計算されます。
■消費税額
税区分の値にて消費税額が自動計算されます。
■事業者区分
適格事業者・免税業者のいずれかを選択します。
■事業者登録番号
「事業者区分」で適格事業者を選択時に表示されます。
事業者登録番号にて会社名の検索ができます。

■会社名
支払先の会社名を入力します。
※事業者登録番号の検索にて入力された企業名は変更ができません。
[∨]をクリックすることで、管理者によって設定された項目より支払先を選択できます。

■勘定科目
用途ごとに設定された科目を選択します。
■補助科目
用途ごとに設定された科目を選択します。
■税区分
精算した経費を仕訳する際の税区分を選択します。
■証票
証票をクリックすると領収書等のファイルをアップロードできます。
ファイルのアップロード方法はこちらの「明細部にファイルをアップロード」をご確認ください。


6.「交際費申請書明細入力」の設定内容を確認し、[次へ]ボタンをクリックします。


7.「新規作成」画面にて、先ほど入力した内容が反映された申請書類を確認し、[回覧設定]ボタンをクリックします。

(作成した経費申請書は[経費申請]画面の[申請一覧]に追加されます。)

※経費申請書の編集を行う場合、[経費申請編集]ボタンをクリックします。

「長期保存キャビネット検索」をご契約の場合、申請時に入力した項目がインデックスとして自動登録されます。
インデックスとして反映される項目は下記項目です。
※申請状況によって表示される項目が異なります。

【自動入力項目】
■申請種別
■目的名
■期間
■日当
■適格請求書発行業者番号
■経費申請No.
■支払No.
■申請者名
■取引先名
■取引年月日
■金額


登録されたインデックスは、メニュー[≡]-[インデックス]より確認できます。


8.「回覧宛先設定」画面にて、宛先を設定し、[申請する]ボタンをクリックします。
※管理者によって回覧ルートの設定がされている場合は、回覧先が自動で表示されます。
管理者に変更を許可されていない場合は回覧先の変更は行えません。

「申請時に印刷する」にチェックを入れることで申請時、文書の印刷プレビューが表示され印刷が可能となります。



事前申請書から精算書を作成し申請

1.メニューバーより、[経費申請]をクリックします。


2.「交際費申請」から[申請一覧]をクリックします。


3.状況が「未精算」の申請書をクリックします。


4.画面下部の[精算書作成]ボタンをクリックします。


5.事前申請時の内容が引き継がれた精算画面が表示されます。 精算内容の確認・修正を行い、[次へ]ボタンをクリックします。


6.「新規作成」画面にて、先ほど入力した内容が反映された申請書類を確認し、[回覧設定]ボタンをクリックします。

(作成した経費申請書は[経費申請]画面の[申請一覧]に追加されます。)

※経費申請書の編集を行う場合、[経費申請編集]ボタンをクリックします。

「長期保存キャビネット検索」をご契約の場合、申請時に入力した項目がインデックスとして自動登録されます。
インデックスとして反映される項目は下記項目です。
※申請状況によって表示される項目が異なります。

【自動入力項目】
■申請種別
■目的名
■期間
■日当
■適格請求書発行業者番号
■経費申請No.
■支払No.
■申請者名
■取引先名
■取引年月日
■金額


登録されたインデックスは、メニュー[≡]-[インデックス]より確認できます。


7.「回覧宛先設定」画面にて、宛先を設定し、[申請する]ボタンをクリックします。
※管理者によって回覧ルートの設定がされている場合は、回覧先が自動で表示されます。
管理者に変更を許可されていない場合は回覧先の変更は行えません。

「申請時に印刷する」にチェックを入れることで申請時、文書の印刷プレビューが表示され印刷が可能となります。



承認作業

承認者・経理担当者は申請書を確認し、承認をします。

1.承認者のアカウントでログインし、[受信一覧]をクリックします。


2.「受信一覧」画面にて、経費申請書を選択し、[表示]ボタンをクリックします。


3.「プレビュー・捺印」画面にて、捺印を行い[次へ]ボタンをクリックします。

※[経費申請編集]をクリックすると申請者が入力した経費情報の確認・編集ができます。


4.「回覧宛先設定」画面にて、[承認]ボタンをクリックします。

3申請一覧

検索

1.「経費申請」より[申請一覧]をクリックします。

2.各項目を設定して[検索]ボタンをクリックし、申請状況を検索します。

【入力項目/選択項目】
■様式の種類
申請か精算又は両方を検索します。
■状況
「回覧前」「回覧中」「回覧完了」「差戻し」「未精算」「未承認」で検索します。
■申請日時From/To
申請をした期間で検索します。
■申請種別
「交通費」「出張費」「経費」「交際費」「支払処理」「Amazon申請依頼」で検索します。
■支払先
支払先の会社名(部分一致)で検索します。
■事業者登録番号
事業者登録番号で検索します。
■申請者
申請者名(部分一致)で検索します。

3.「検索結果」より申請書をクリックし、申請書詳細に遷移します。


複写(新規伝票)

過去の申請書をコピーして新規申請書を作成できます。
複写した申請書の日付や数値等を変更して使用可能です。

1.「経費申請」より[申請一覧]をクリックします。

2.複写をしたい文書をクリックします。
※「回覧中」「差戻」の伝票は複写出来ません。
申請者が自分の伝票のみ複写が可能です。

3.「申請書詳細」画面から[複写(新規伝票)]をクリックします。

4.「申請書作成/精算書作成」画面から日付や数値等変更し、申請ができます。

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