[Shachihata Cloud]
Standard版
[管理者向けサポートページ]
BOX自動保管オプション
更新日 / 2021.09.16

回覧完了後、指定のBoxフォルダに文書を自動で保管する設定ができます。
※Standardをご利用の場合、「外部連携」はオプション機能となります。

操作手順

メニューバーより[外部連携]をクリックします。

1Boxフォルダの指定

回覧が完了した文書を保存するBoxフォルダを指定し、自動保存を有効に設定します。

1.「保管先フォルダ」の【選択ボタン】をクリックします。

2.お持ちのBoxアカウントでログインし、アクセスを許可します。

3.保存先に指定するBoxフォルダを選択し、【保存先に選択ボタン】をクリックします。

※Boxフォルダを新規作成する場合は、「ファイル名」を入力し【フォルダを追加ボタン】をクリックします。


4.「自動保管」の有効にするにチェックを入れると、自動保管ができるようになります。


5.「出力ファイル」より、捺印履歴の有無を1つ以上設定します。
※両方にチェックを入れると、2種類ファイルが保存されます(捺印履歴があるパターン、捺印履歴がないパターン)
※Standardをご利用の場合は、捺印履歴の有無のみ選択可能です。電子署名の付与はできません。


6.「保管後の自動削除」を有効にすると、保管したファイルが30日後に完了一覧から削除されます。
なお、保管後の自動削除にチェックを入れていない場合も、365日後には完了一覧から削除されます。
※Boxフォルダに保管したファイルは自動削除されません。


7.設定が完了したら、【更新ボタン】をクリックします。

2自動削除したファイルの検索

外部連携Boxの「保管後の自動削除」を有効にした場合、完了一覧より自動削除されたファイルを各項目で検索できます。

[表示項目]
■検索文字列
ファイル名、件名、申請者氏名(部分一致)で検索します。
■状態
自動削除の状態(成功/失敗)で検索します。
■削除
自動削除の状態(済/未削除)で検索します。


[関連情報]
※捺印履歴の確認方法についてはこちらからご確認ください。