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Box自動保存
更新日 / 2023.11.16
有料オプション
更新日 / 2023.11.16

Box自動保存でできること

回覧が完了した文書を指定のBoxフォルダに自動で保存を行う設定ができます。
※別途Boxのアカウントが必要となります。

操作手順

1Boxフォルダの指定

回覧が完了した文書を保存するBoxフォルダを指定し、自動保存を有効に設定します。

1.メニューバーより[全体設定]-[Box自動保存]をクリックします。

2.「保存先フォルダ」の[選択]ボタンをクリックします。

3.お持ちのBoxアカウントでログインし、アクセスを許可します。

4.保存先に指定するBoxフォルダを選択し、[保存先に選択]ボタンをクリックします。

Boxフォルダを新規作成する場合は、「ファイル名」を入力し[フォルダを追加]ボタンをクリックします。


5.「自動保存」の有効にするにチェックを入れると、自動保存ができるようになります。

6.設定が完了したら、[更新]ボタンをクリックします。

2保存文書に関する設定


1.「出力ファイル」より、捺印履歴の有無を1つ以上設定します。
※両方にチェックを入れると、2種類ファイルが保存されます。
(捺印履歴があるパターン、捺印履歴がないパターン)
※標準機能として捺印履歴の有無が選択可能です。
電子署名の付与は有料オプションとなります。


2.「保存後の自動削除」を有効にすると、保存したファイルが30日後に完了一覧から削除されます。
なお、保存後の自動削除にチェックを入れていない場合も、365日後には完了一覧から削除されます。
※Boxフォルダに保存したファイルは自動削除されません。


3.設定が完了したら、[更新]ボタンをクリックします。

※保存先に指定されたフォルダの中に月毎のフォルダが作成され、その中に文書が保存されます。


3自動削除した文書の検索

Box自動保存の「保存後の自動削除」を有効にした場合、完了一覧からBoxへ保存されて30日経過した文書を自動でShachihata Cloud上から削除を行います。
自動削除リストにて完了一覧より削除された文書を確認頂けます。

1.検索条件を入力し、[検索]ボタンをクリックします。

【表示項目】
■検索文字列
ファイル名、件名、申請者氏名(部分一致)で検索します。
■状態
自動保存の状態(成功/失敗)で検索します。
■削除
自動削除の状態(済/未削除)で検索します。


2.自動保存失敗した文書の再保存ができます。
再保存したいファイルにチェックを入れて、[再保存]ボタンをクリックします。


【関連リンク】
・捺印履歴の確認方法についてはこちらからご確認ください。

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