回覧が完了した文書を指定のBoxフォルダに自動で保存を行う設定ができます。
※別途Boxのアカウントが必要となります。

操作方法

管理者画面

1Box自動保存の利用設定

1．左のメニューバーより［全体設定］＞［Box自動保存］をクリックします。

2．自動保存の「有効にする」にチェックを入れます。

3．保存先フォルダの［選択］をクリックします。

4．お持ちのBoxアカウントでログインし、アクセスを許可します。

5.保存先に指定するBoxフォルダを選択し、［フォルダを選択］をクリックします。

フォルダ名を入力し［フォルダを追加］をクリックしすると、Boxに新規ファイルを追加できます。

6．Boxに保存されるファイルの捺印履歴の有無を設定します。

両方にチェックを入れると、捺印履歴があるファイルとないファイルの2種類が保存されます。
※署名（電子署名）は有料オプションです。

7．Boxに保存後の自動削除の設定をします。
保存後の自動削除を有効にすると、保存したファイルが30日後に完了一覧から削除されます。
なお、保存後の自動削除にチェックを入れていない場合も、365日後には完了一覧から削除されます。
※Boxフォルダに保存したファイルは自動削除されません。

8．設定が完了したら、［更新］をクリックします。

2保存されるファイルについて

保存されるフォルダとファイルについて説明します。

保存先フォルダの中に回覧完了した年月のフォルダが作成されます。
（フォルダ名：YYYYMM）
年月のフォルダのフォルダの中に回覧単位のフォルダが作成されます。
（フォルダ名：申請者のメールアドレス＿件名＿回覧IDの暗号化した文字列）

回覧単位のフォルダの中に文書が保存されます。
ファイル名は以下のように設定されます。
捺印履歴ありの時：ファイル名＿署名ありorなし履歴あり
捺印履歴なしの時：ファイル名
同名のファイルが複数タブある場合、ファイルの末尾に(1)がつきます。

3自動削除した文書の検索

自動削除リストにて、回覧完了文書のBoxへの自動保存状態と保存後の自動削除の状態を確認できます。

1．検索条件を入力し、［検索］をクリックします。

2．検索結果が一覧で表示されます。
状態欄にて、Boxへの保存状態が確認できます。
削除欄にて、保存後の自動削除が行われたかが確認できます。

保存を失敗した文書や未保存の文書は再保存ができます。
状態が「失敗」または「未保存」の文書にチェックを入れ［再保存］をクリックします。