文書の回覧先設定および申請方法について説明します。

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操作手順

新規作成画面で［回覧設定］をクリックすると申請画面が開きます。

1文書種類の設定

社内文書と社外向け契約文書を区別して管理できます。

契約文書として回覧する場合は、「宛先、回覧順」の設定画面で［契約文書］にチェックを入れます。
契約文書として設定した場合、「契約文書一覧」にて返信状況などの進捗を確認できます。
詳細は「契約文書の確認」をご参照ください。

2宛先の設定

承認者の宛先を追加します。宛先の追加方法は次の4種類です。

※回覧に設定したユーザーがゲストユーザー扱いになる場合はこちらをご参照ください。

① メールアドレスの直接入力
メールアドレス（必須）と名前（任意）を入力し、［追加］をクリックします。
「回覧時にアドレス帳に追加」にチェックを入れると、次回以降は入力したメールアドレスをアドレス帳から選択できるようになります。

※管理者により、制限設定で「環境選択ダイアログの表示」が有効になっている場合、回覧先として設定するユーザーが「パソコン決裁Cloud」と「Shachihata Cloud」の両方にアカウントを持っていると、送信先の環境を選択できます。
　・Corporate を選択した場合：パソコン決裁Cloud に送信されます。
　・Shachihata Cloud を選択した場合：Shachihata Cloud に送信されます。

②アドレス帳から追加
1.［アドレス帳］アイコンをクリックします。

2．［アドレス帳］を開き、追加したいユーザーにチェックを入れ、［回覧先に追加］をクリックします。

③お気に入りから追加
お気に入り登録した回覧ルートを再利用できます。
お気に入りへの登録方法こちらをご参照ください。

1.［アドレス帳］アイコンをクリックします。

2．［お気に入り］を開き、追加したい回覧ルートの［追加］をクリックします。

緑色の枠内をクリックすると、詳細情報を確認できます。

※お気に入りに無効ユーザーや削除済みユーザーが含まれている場合、申請時に確認ダイアログが表示されます。内容を確認し、必要に応じて修正してください。

④承認ルートから追加

管理者が設定した承認ルートを利用して回覧先を一括設定できます。
※承認ルートから宛先を追加した場合、他の承認者（社内・社外）を個別に追加することはできません。

■ 回覧ルートの変更機能
管理者が「回覧ルートの変更」を許可している承認ルートでは、利用者は宛先の追加や、承認ルート内の宛先の並び順を変更できます。また、削除が許可されている宛先については、削除することも可能です。
※プラン専用機能「承認ルートの変更」を利用するには、「ワークフロー Standardプラン」または「ワークフロー Advanceプラン」のご契約が必要です。

1.［アドレス帳］アイコンをクリックします。

2．［承認ルート］を開き、対象のルートの［適用］をクリックします。

■ 補足機能
・［詳細］をクリックすると、その承認ルートに含まれる承認者の一覧を確認できます。
・「関係部署を表示」にチェックを入れると、自身が所属する部署に関連する承認ルートのみが表示されます。
・☆アイコンをクリックすると、その承認ルートをお気に入りに登録できます。
　お気に入りに登録した承認ルートは、承認ルート一覧の最上位に表示されます。
　詳細は「承認ルートのお気に入り登録」をご参照ください。

■ 回覧の挙動（人数指定がある場合）
役職に対して人数指定がされている承認ルートでは、該当する複数の役職者に同時に文書が回覧されます。
指定された人数分の承認が完了すると、次の承認ステップへと進みます。
承認後に文書を開いた同役職者は、文書の閲覧・ダウンロードのみ可能となり、承認操作はできません。

3回覧順の設定

回覧先の順番はドラッグ＆ドロップで変更できます。

■「最終承認者から直接社外に送る」設定
社外の承認者に回覧する前に、申請者へ文書を戻す設定ができます。回覧先が社内のみの場合、チェックボックスは表示されません。

① 最終承認者から直接社外に送る
「最終承認者から直接社外に送る」にチェックを付けて回覧すると、社内での回覧が完了後、申請者の確認なしで社外の承認者に回覧されます。

② 最終承認者から直接社外に送らない
「最終承認者から直接社外に送る」にチェックを入れずに回覧すると、社内回覧が完了後、文書は申請者の［受信一覧］に戻ります。
申請者が［承認］をクリックすると、社外承認者へ回覧されます。
※この承認画面では［戻る］［ダウンロード］［承認］のみが表示され、回覧先設定画面は表示されません。

4閲覧ユーザーの設定

閲覧ユーザーを設定すると、文書の閲覧およびダウンロードのみを行えるユーザーを追加できます。

1回覧につき最大10名まで追加できます。
基本的に同一企業内ユーザーのみ設定できます。
※「ワークフロー充実セット」「ワークフロー Standard/Advanceプラン」をご利用で、制限設定にて「社外閲覧ユーザー設定」が許可されている場合は、社外ユーザーやゲストユーザーも追加できます。

■追加方法

1．閲覧ユーザー設定を開きます。

2．閲覧ユーザーを設定します。以下の3つの方法で設定できます。

①メールアドレスの直接入力
メールアドレス（必須）と名前（任意）を入力し、［追加］をクリックします。

②アドレス帳から追加
1．［アドレス］アイコンをクリックします。

2．［アドレス帳］を開き、追加したいユーザーにチェックを入れ、［閲覧ユーザーに追加］をクリックします。

③お気に入りから追加
個別に設定したお気に入りを再利用可能です。
閲覧ユーザーのお気に入り登録方法は、こちらをご参照ください。

1．［アドレス］アイコンをクリックします。

2．［お気に入り追加］を開き、［追加］をクリックします。

お気に入りの緑の欄をクリックすると、登録されているユーザーの氏名とメールアドレスを確認できます。

※お気に入りに無効ユーザーや削除済みユーザーが含まれている場合、申請時に確認ダイアログが表示されます。内容を確認し、必要に応じて修正してください。

5件名・メッセージの設定

件名とメッセージを入力します（未入力でも申請できます）。

■件名
最大50文字まで入力できます。
未入力の場合、1つ目にアップロードしたファイル名が件名になります。
※ファイル名が50文字以上ある場合は、先頭の50文字がファイル名となります。

■メッセージ
最大500文字まで入力できます。
メッセージの入力欄下のメニューから定型文を選択することもできます。
※定型文の設定方法は定型文設定をご確認ください。

6保護設定

回覧時の保護内容を設定できます。必要な項目にチェックを入れてください。
※管理者が保護設定で設定変更を禁止している場合、チェックの解除はできません。

7再通知設定（契約返信日設定）

■再通知設定

必要に応じて、再通知日の設定ができます。
再通知日を設定しておくと、設定日にまだ回覧が終了していない場合、回覧中の承認者に通知メールが送信されます。
再通知について、詳しくはこちらをご参照ください。

設定する場合は、カレンダーから再通知日を選択します。

■契約返信日設定

「1.文書種類の設定」にて［契約文書］にチェックを入れた場合は、［契約返信日］を設定できます。
契約申請日の7日前に申請者とその時点で回覧中の宛先にメールで通知します。
※契約返信日までに返信が終了していた場合、通知は行われません。

設定する場合は、カレンダーから返信希望日を選択します。

8文書の申請

設定が完了したら、画面右上または右下の［申請する］をクリックします。