文書の回覧申請機能でできること

文書の回覧先、件名とコメント、保護設定、再通知の有無を設定し、申請します。

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操作手順

回覧文書の「新規作成」画面より［回覧設定］ボタンをクリックすると、回覧先設定画面が表示されます。

1文書種類の設定

社外との契約文書を社内文書と区別して管理することができます。

契約文書として回覧する場合には「宛先・回覧順」設定にて、［契約文書］にチェックを入れます。

契約文書にチェックを入れた文書は「契約文書一覧」から返信状況などを確認することができます。
契約文書の確認方法は契約文書を確認する をご確認ください。

2宛先の設定

承認者の宛先を追加します。
宛先の追加には、「直接入力」「アドレス帳」「お気に入り」「承認ルート」いずれかの操作をします。
※回覧に設定したユーザーがゲストユーザー扱いになる場合はこちらをご参照ください。

【①名前やメールアドレスを直接入力】

1.名前やメールアドレスを入力し、［追加］ボタンをクリックします。
名前の入力は任意、メールアドレスの入力は必須項目です。
「回覧時にアドレス帳に追加」にチェックを入れると、次回以降アドレス帳から宛先を追加できるようになります。

※管理者によって「制限設定」の環境ダイアログ表示が設定されている場合
回覧の宛先（送信先）にパソコン決裁CloudとShachihata Cloud両環境にアカウントがあるユーザーを回覧先に設定する際に、
どちらの環境に送信するか選択できます。
詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。
・Corporateを選択した場合、パソコン決裁Cloudの環境に送信されます。
・Shachihata Cloudを選択した場合、Shachihata Cloudの環境に送信されます。

2.回覧先に追加されます。

【②アドレス帳から追加】

1.［アドレス帳］アイコンをクリックして「アドレス帳」を開きます。

2.［アドレス帳］タブより追加したいユーザーにチェックを入れ［回覧先に追加］ボタンをクリックします。

3.回覧先に追加されます。

【③お気に入りから追加】

回覧にはお気に入り登録もあり、こちらは利用者が「個別」に設定します。
申請ページで一度回覧を設定し、お気に入り登録を行うと、次回から登録した回覧ルートを［追加］ボタンより呼び出すことができます。

1.［アドレス帳］アイコンをクリックして「アドレス帳」を開きます。

2.［お気に入り］タブを開き、追加したいお気に入りルートの［追加］ボタンをクリックします。

緑色の枠内をクリックすると、詳細情報が表示されます。

＜お気に入りの登録＞

1.「お気に入り」に回覧ルートを保存するには、登録したいアドレスを入力して［追加］ボタンをクリックし、
その後［お気に入り登録］ボタンをクリックします。

2.お気に入りの名称を設定します。
※登録後の名称変更はできません。

※お気に入りに設定しているルート内に、無効ユーザーもしくは削除されたユーザーがいた場合、
そのルートを回覧設定する際に確認のダイアログが表示されます。

＜お気に入りの回覧先追加＞

お気に入りに登録した回覧ルートは編集が可能です。(回覧先の追加・削除・回覧順変更)

1.［編集］ボタンをクリックします。

2.回覧先に指定したいユーザーにチェックを入れ、［回覧先に追加］ボタンをクリックします。

3.回覧先が追加されます。

＜お気に入りの回覧先削除＞
1.削除したい回覧先の［×］マークをクリックします。

2.回覧先が削除されます。

＜お気に入りの回覧順変更＞
変更したい回覧先をドラッグ＆ドロップで順番を変更します。

【④承認ルートから追加】

管理者によって設定された、承認ルートのテンプレートから回覧先を設定できます。
※承認ルートから宛先を追加した場合、他の承認者（社内/社外）を宛先に追加することはできません。
［アドレス帳］アイコンをクリックして「承認ルート」を開き、［適用］ボタンをクリックします。

［詳細］ボタンをクリックすると、承認ルートに該当する部署・役職の承認者を確認できます。
※「関係部署を表示」にチェックを入れると、自身が所属している部署のみ表示します。

役職の人数指定がされている場合、同じ役職者に同時に文書が回覧されます。
先に承認操作が完了した承認者の履歴が文書に反映され、指定されている部署の役職者の人数に達すると回覧が進みます。
承認後に文書を開いた同じ役職の承認者は、文書の閲覧、ダウンロードのみ可能です。

3回覧順の設定

ドラッグ＆ドロップで回覧順の変更ができます。

【「最終承認者から直接社外に送る」設定】

社外の承認者に回覧する前に、申請者へ文書を戻す設定ができます。回覧先が社内のみの場合、チェックボックスは表示されません。

＜①最終承認者から直接社外に送る＞
「最終承認者から直接社外に送る」にチェックを付けて回覧すると、社内での回覧が完了後、申請者の確認なしで社外の承認者に回覧されます。

＜②最終承認者から直接社外に送らない＞
1.「最終承認者から直接社外に送る」にチェックを付けずに回覧すると、社内での回覧が完了後、申請者の［受信一覧］に文書が戻ります。

2.戻った文書は［受信一覧］より開き、［承認］ボタンをクリックすると、社外の承認者に回覧されます。
※通常の承認画面と異なり、［戻る］ボタン、［ダウンロード］ボタン、「承認］ボタンのみ表示されます。回覧先設定画面は表示されません。

4閲覧ユーザーの設定

文書の閲覧、ダウンロードのみ可能とするユーザーを設定できます。設定したユーザーには、回覧完了後メール通知が届きます。

※申請者が閲覧ユーザーに追加できるのは、同じ企業内のユーザー10名までとなります。

＜お気に入りの登録＞

追加したユーザーをお気に入り登録することで一覧から閲覧ユーザーを設定することが可能です。

1.閲覧ユーザーを追加後、［お気に入り登録＋］ボタンをクリックします。

※追加したユーザーをお気に入り登録することで一覧から閲覧ユーザーを設定することが可能です。

1.閲覧ユーザーを追加後、[お気に入り登録＋]ボタンをクリックします。

2.お気に入り名称を入力後、［登録］ボタンをクリックします。

3.［お気に入り追加］ボタンをクリックします。

4.［追加］ボタンをクリックし登録した閲覧ユーザーを設定します。

5件名・コメントの設定

件名とコメントを設定します。
なお、未入力でも申請できます。件名が未入力の場合、1タブ目の最初にアップロードしたファイル名が件名になります。
件名に登録できる文字数は50文字までです。
※ファイル名が50文字以上ある場合は、先頭の50文字がファイル名となります。
※メッセージに登録できる文字数は500文字までです。

プルダウンより、定型コメントを選択できます。定型コメントは［設定］より変更できます。
詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。

6保護設定

回覧時の保護内容を設定します。必要な項目があればチェックを入れます。
※管理者によって［保護設定］で申請時の変更が許可されていない場合、チェックを外すことはできません。
詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。

7再通知設定（契約返信日設定）

再通知設定

再通知日を設定できます。
再通知日までに回覧が終了していない場合、その時点で回覧中の宛先にメールで通知します。
※再通知設定日までに回覧が終了していた場合、通知は行われません。

カレンダーマーク横の入力ボックスをクリックし、再通知したい日程をクリックします。
※再通知は「送信一覧画面」からも行えます。

契約返信日設定

「1.文書種類の設定」にて［契約文書］にチェックを入れた場合は、［契約返信日］を設定できます。
契約申請日の7日前に申請者とその時点で回覧中の宛先にメールで通知します。
※契約返信日までに返信が終了していた場合、通知は行われません。

カレンダーマーク横の入力ボックスをクリックし、返信希望日をクリックします。

8文書の申請

設定が完了したら、右上または右下にある［申請する］ボタンをクリックします。

【関連リンク】
・環境選択ダイアログの表示設定、テキスト追加を許可する設定についてはこちらをご確認ください。
・定型コメントの変更手順についてはこちらをご確認ください。
・管理者による保護設定の制限についてはこちらをご確認ください。
・「契約文書」にチェックを入れた文書の確認方法はこちらをご確認ください。