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フォルダ管理
更新日 / 2022.11.01
更新日 / 2022.11.01

フォルダ管理でできること

長期保存キャビネットの保存先フォルダの作成、各フォルダに対するアクセス権限が設定できます。
会計年度や部署毎など、任意のフォルダを作成でき、
フォルダへのアクセス権限はユーザー単位で付与できるため、運用に合わせて柔軟なフォルダ設定が行えます。

操作手順

1フォルダの作成

1.左のメニューバーより、[長期保存キャビネット]-[フォルダ管理]をクリックします。


2.フォルダを選択し、[フォルダ登録]ボタンをクリックします。
選択したフォルダの配下に、新規のフォルダが作成されます。
会社名のフォルダがトップにデフォルトで表示されています。


3.フォルダ名を入力し、[登録]ボタンをクリックします。
「全社権限設定」にチェックを入れると、そのテナントに登録されているユーザー全員が、権限あり利用者として登録されます。


4.登録すると、選択したフォルダの配下に新規フォルダを作成できます。
フォルダは10階層まで作成可能です。


2フォルダの名称変更

1.名称変更したいフォルダを選択し、[フォルダ名称変更]ボタンをクリックします。


2.「名称変更」画面にフォルダ名を入力し、[登録]ボタンをクリックします。


3フォルダの削除

1.削除したいフォルダを選択し、[フォルダ削除]ボタンをクリックします。


2.[はい]ボタンをクリックし、削除します。

4アクセス権限の付与

1.ユーザー単位でアクセス権限が付与できます。
アクセス権を付与したいフォルダを選択し[検索]ボタンをクリックすると、そのフォルダの「権限あり利用者」と「権限なし利用者」が表示されます。
※デフォルトの企業名フォルダには、そのテナントに登録されている利用者全員が文書の保存が可能です。
ただし、閲覧ができるのは、その文書の回覧に含まれているユーザーと管理者のみとなります。
直接デフォルトの企業名フォルダに新規登録を行なった場合は、新規登録を行ったユーザーと管理者のみ閲覧が可能です。


2.「権限なし利用者」から、アクセス権限を付与したいユーザーを選択し[追加]ボタンをクリックします。

アクセス権限が付与され、「権限あり利用者」に移動します。


3.アクセス権限を削除したい場合は、「権限あり利用者」からアクセス権限を削除したいユーザーを選択し、[削除]ボタンをクリックします。

アクセス権限が削除され、「権限なし利用者」に移動します。


【関連リンク】
・文書の長期保存操作についてはこちらからご確認ください。
・長期保存キャビネットの各種設定についてはこちらからご確認ください。

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