文書を長期保存キャビネットに保存する際に登録するインデックス項目を設定します。
ここで設定したインデックス項目は、キャビネット保存時に入力欄として表示され、登録されたインデックスに基づいて文書を検索できるようになります。

電子帳簿保存法に対応するため、電子取引データの種類（領収書、請求書など）や勘定科目を検索項目として登録することが可能です。
また、電子帳簿保存法の保存要件として、「取引年月日」「金額」「取引先」の3項目で検索できることが求められており、これらの項目はデフォルトで設定されています。

操作方法

管理者画面

インデックスの登録

インデックス項目を新規に登録する方法について説明します。

1．左側のメニューから［長期保存キャビネット］＞［インデックス設定］をクリックします。

2．［インデックス］タブで［登録］をクリックします。

3．インデックス名とデータ型を設定します。
※すでに登録されているインデックス名と同じ名前は使用できません。

【プルダウンリストの登録】
データ型が文字型の場合のみ、プルダウンリストを設定できます。プルダウンリストの「あり」を選択し、プルダウン項目を改行して入力してください（最大50項目まで）。

プルダウンリストの設定をした場合、キャビネット保存時に下記のように表示されます。

4．インデックスのデフォルト表示の設定をします。
［表示する］を選択すると、インデックス入力画面に自動表示されます。

5．設定が完了したら［登録］をクリックします。

キャビネット保存時、利用者のプレビュー・捺印画面には以下のように設定項目が表示されます。

インデックス入力必須設定

長期保存キャビネットに文書を保存する際、インデックスの入力を必須に設定することが可能です。
この設定を行うことで、申請時に指定されたインデックス項目が入力されていないと申請が完了しなくなります。

1)インデックス入力必須設定の基本設定

1．左側メニューから ［全体設定］ > ［環境設定］ をクリックします。

2．［制限設定］タブ 内の ［初期値設定］ にある 「申請時の長期保存インデックス入力設定」 を設定し、 ［更新］ をクリックします。

2)各インデックスの必須設定

1．左側メニューから ［長期保存キャビネット］>［インデックス設定］ をクリックします。

2．編集したいインデックスを選択します。
デフォルトのインデックス（取引先年月日、金額、取引先名）も入力必須項目に設定できます。

3．インデックスの必須設定を行います。
・インデックスのデフォルト表示を 「表示する」 に設定します。
・申請時の必須設定を 「必須項目にする」 に設定します。

4．設定内容を確認し、 ［更新］ をクリックします。

インデックスの編集・削除

登録済みのインデックス項目は、編集や削除が可能です。
※デフォルトのインデックス（取引先年月日、金額、取引先名）は削除できません。

1．左側のメニューから［長期保存キャビネット］＞［インデックス設定］をクリックします。

2．［インデックス］で、編集したい項目をクリックします。

3．登録内容を編集し、［更新］ をクリックするか、［削除］ をクリックしてインデックスを削除します。
※データ型を変更すると、既存のインデックスが正しく表示されなくなる場合がありますのでご注意ください。

テンプレートインデックスの登録

テンプレートインデックスを登録することで、テンプレート機能を利用した文書の検索が簡単になります。
テンプレートの ${入力項目} をテンプレートインデックスとして登録すると、テンプレート機能を使用して回覧・保存した文書を ${入力項目} に基づいて検索できるようになります。
※テンプレートインデックス機能を利用するには、別途「入力フォームテンプレートプラス」の契約が必要です。

▼管理者 – キャビネット文書一覧画面
　利用者 – 長期保存キャビネット画面

1．左側のメニューから［長期保存キャビネット］＞［インデックス設定］をクリックします。

2．［テンプレートインデックス一覧］タブの［登録］をクリックします。

3．インデックス名を選択し、［登録］をクリックします。

4．テンプレートインデックスを解除する場合は、解除したい項目をクリックし、［登録解除］をクリックします。