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長期保管インデックス設定オプション
更新日 / 2022.03.24

「長期保管インデックス」

文書を長期保管する際に、利用者が入力するインデックスの項目を設定します。
インデックスを設定することで、管理者画面「長期保管一覧」および利用者画面「長期保管」より、登録したインデックスに応じた文書の検索が可能です。

※通常、文書の保存期間はアップロードした日から1年間です。オプション契約期間中はShachihata Cloud上にて文書の保管が可能です。
電子帳簿保存法に対応する場合は、7年間、または7年を超えて繰越欠損金の控除を行う場合はその控除期間中最長10年間の保存が可能です。

①長期保管インデックスの登録
②長期保管インデックスの更新
③長期保管インデックスの削除

「テンプレートインデックス一覧」

入力フォームテンプレート・入力フォームテンプレートプラスのテンプレート機能を使用し回覧を行った文書を長期保管する際、テンプレートで入力した項目をそのまま検索インデックスとして設定が可能です。

①テンプレートインデックスの登録
②テンプレートインデックスの登録解除

操作手順

メニューバーより[長期保管]-[長期保管インデックス設定]をクリックします。

「長期保管インデックス」

1長期保管インデックスの登録

1.【登録ボタン】をクリックします。

2.項目を入力し、【登録ボタン】をクリックします。

[入力/選択項目]
■インデックス名
登録したいインデックス名を入力します。
■データ型
「数字型」「文字型」「日付型」いずれかを選択します。

文書の長期保管を行う際、利用者画面「完了一覧」の文書プレビュー画面には、下記のように表示されます。
※「取引年月日(日付型)」「金額(数字型)」「取引先(文字型)」はデフォルトで設定されており、利用者の「完了一覧」からインデックス登録を行う際もデフォルトで上記3つの項目が表示されます。
電帳法に必要な対応として、電子取引データの種類(領収書、請求書などの種類別)または勘定科目を検索項目として登録いただくことが可能です。
登録したインデックスは管理者画面「長期保管一覧」および利用者画面「長期保管」内で検索条件として利用可能です。

※長期保管のインデックス登録を利用者が行った際に、管理者側で操作履歴の取得ができます。

1.メニューバーより[操作履歴]-[利用者操作履歴]をクリックします。

2.[操作]から[長期保管インデックスを登録]の項目を選択し【検索ボタン】をクリックします。

3.一覧に該当のユーザーが表示されます。
一覧表示されたユーザー情報をクリックすると画面下部に[詳細]が表示され内容の確認ができます。

2長期保管インデックスの更新

1.登録情報を更新したいインデックスを選択します。

2.更新したい項目を入力または選択し【更新ボタン】をクリックします。

3.更新が完了すると「更新日」が反映されます。

3長期保管インデックスの削除

1.削除したいインデックスを選択します。

2.【削除ボタン】をクリックします。

3.【はいボタン】をクリックし、削除します。

「テンプレートインデックス一覧」

1テンプレートインデックスの登録

1.【登録ボタン】をクリックします。

2.[インデックス名]を選択し【登録ボタン】をクリックします。

※インデックス名は「テンプレート入力」より申請した文書から回覧し、
長期保管を行った文書の${任意入力} の箇所が選択項目として表示されます。

3.登録したインデックスは[テンプレートインデックス一覧]に表示されます。

4.登録したインデックスは、利用者側の「長期保管」、管理者側の「長期保管文書一覧」の検索項目として設定されます。

長期保管」

「長期保管文書一覧」

2テンプレートインデックスの登録解除

1.[テンプレートインデックス一覧]から削除したいインデックスを選択します。

2.【登録解除ボタン】をクリックします。

3.【はいボタン】をクリックします。