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インデックス設定
更新日 / 2024.01.18
有料オプション
更新日 / 2024.01.18

インデックス設定でできること

文書を長期保存する際に登録する「インデックス」項目を設定します。
ここで設定したインデックス項目は、利用者がインデックス登録を行う際に入力項目として表示されます。
インデックスを設定することで、登録したインデックスに応じた文書の検索が可能となります。

※電子帳簿保存法の保存要件として、取引年月日、金額、取引先の項目で検索できることが挙げられており、 これらの3項目はデフォルトで設定されています。

※インデックスは、「長期保存キャビネット検索」オプションを購入している場合のみご利用いただけます。


【インデックスとは】
長期保存文書のための検索項目を設定する機能です。
電子帳簿保存法に必要な対応として、電子取引データの種類(領収書、請求書などの種類別)または勘定科目を検索項目として登録いただくことが可能です。
登録したインデックスは管理者画面[キャビネット文書一覧]および利用者画面[長期保存キャビネット]内で検索条件として利用可能です。

操作手順

1インデックスの登録

インデックスを登録します。
取引年月日(日付型)・金額(数字型)・取引先(文字型)はデフォルトで設定されており、長期保存文書にインデックスを登録する際もデフォルトで上記3つの項目が表示されます。

1.メニューバーより[長期保存キャビネット]-[インデックス設定]をクリックします。

2.「インデックス」タブを選択し、[登録]をクリックします。

3.項目を入力し、[登録]をクリックします。

【入力/選択項目】
■インデックス名
インデックス名を入力します。
■データ型
「数字型」「文字型」「日付型」のいずれかを選択します。
※データ型が違っていても、すでに登録されているインデックス名は登録できません。
■プルダウンリスト
データ型が文字型の場合のみプルダウンリストの登録ができます。
プルダウンリストを登録する場合は、「あり」を選択しプルダウンリストの項目を改行して登録してください。 ※プルダウンリストの項目は最大50個まで登録が可能です。

設定を行うことで、キャビネット保存時にプルダウンから選択を行うことができます。

■インデックスのデフォルト表示
インデックスのデフォルト表示の有無を設定します。
「表示する」を選択すると、インデックスの入力画面にて、[+]ボタンを押さなくてもインデックス項目がデフォルトで表示されます。
■申請時の必須項目設定
「必須項目にする」を選択すると、インデックスの入力必須項目として設定ができます。
※申請時の必須設定を「必須項目にする」にするためには、
申請時の長期保存インデックス入力設定を「設定した全ての項目を必須にする」または「少なくとも1つ以上必須にする」を設定し、インデックスのデフォルト表示を「表示する」に設定する必要があります。
申請時の長期保存インデックス入力設定の設定方法は制限設定をご確認ください。


キャビネット保存時、利用者のプレビュー・捺印画面には以下のように設定項目が表示されます。

【関連情報】
長期保存のインデックス登録を利用者が行った際、管理者側で操作履歴の取得ができます。

1.メニューバーより[操作履歴]-[利用者操作履歴]をクリックします。

2.「操作」から「インデックスを登録」の項目を選択し[検索]をクリックします。

3.一覧に該当のユーザーが表示されます。
一覧表示されたユーザー情報をクリックすると画面下部に「詳細」が表示され内容の確認ができます。

2インデックスの更新

※デフォルトのインデックス(取引先年月日、金額、取引先)のインデックス情報更新はできません。

1.登録情報を更新したいインデックスを選択します。

2.更新したい項目を入力または選択し[更新]をクリックします。

3.更新が完了すると「更新日」が反映されます。

3インデックスの削除

※デフォルトのインデックス(取引先年月日、金額、取引先名)は削除できません。

1.削除したいインデックスを選択します。

2.[削除]をクリックします。

4テンプレートインデックスの登録

【テンプレートインデックスとは】
「入力フォームテンプレート」のテンプレート機能を使用し回覧を行った文書を長期保存する際、テンプレートで入力した項目をそのまま検索インデックスとして設定できる機能です。
※「入力フォームテンプレート」オプションを購入している場合のみご利用いただけます。

1.「テンプレートインデックス一覧」タブを選択し、[登録]をクリックします。

2.インデックス名を選択し[登録]をクリックします。

※インデックス名は利用者画面[新規作成]-[テンプレート作成]より申請して回覧し、長期保存を行った文書の${任意入力} の箇所が選択項目として表示されます。

3.登録したインデックスは「テンプレートインデックス一覧」に表示されます。

4.登録したインデックスは、利用者側の「長期保存キャビネット」画面、管理者側の「キャビネット文書一覧」画面の検索項目として設定されます。

▼管理者側「キャビネット文書一覧」画面

[検索項目を追加する+]をクリックします。

登録を行ったインデックス名が検索項目に追加されます。

▼利用者側「長期保存キャビネット」画面

[検索項目を追加する+]をクリックします。

登録を行ったインデックス名が検索項目に追加されます。

5テンプレートインデックスの登録解除

1.「テンプレートインデックス一覧」から削除したいインデックスを選択します。

2.[登録解除]をクリックします。


【関連リンク】
・文書の長期保存操作についてはこちらからご確認ください。
・インデックスを用いた長期保存文書の検索方法についてはこちらからご確認ください。
・入力フォームテンプレート機能の利用方法についてはこちらからご確認ください。

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