Shachihata Cloud ヘルプサイト 長期保存キャビネット[有料]管理者
インデックス設定
更新日 / 2024.03.07
有料オプション
更新日 / 2024.03.07

文書をキャビネット保存する際に登録するインデックス項目を設定します。
ここで設定した項目は、インデックス登録時に入力項目として表示されます。
長期保存時にインデックスを設定することで、設定したインデックスに基づいて文書を検索できるようになります。

電子帳簿保存法に必要な対応として、電子取引データの種類(領収書、請求書などの種類別)または勘定科目を検索項目として登録いただくことが可能です。

電子帳簿保存法の保存要件として、取引年月日、金額、取引先の項目で検索できることが挙げられており、これらの3項目はデフォルトで設定されています。

操作方法

管理者画面

1インデックスの登録

1.左のメニューバーより[長期保存キャビネット]-[インデックス設定]をクリックします。

2.[インデックス]タブの[登録]をクリックします。

3.インデックス名とデータ型を設定します。
※データ型が違っていても、すでに登録されているインデックス名は登録できません。

【プルダウンリストを登録する場合】
データ型が文字型の場合のみプルダウンリストの登録ができます。
「あり」を選択しプルダウンリストの項目を改行して登録してください。
プルダウンリストの項目は最大50個まで登録が可能です。

プルダウンリストの設定をした場合、キャビネット保存時に下記のように表示されます。

4.インデックスの表示設定をします。
設定方法はインデックスの表示・入力設定をご確認ください。

5.登録内容をし、[登録]をクリックします。

キャビネット保存時、利用者のプレビュー・捺印画面には以下のように設定項目が表示されます。

6.すでに登録されている項目を編集する場合、編集したい項目をクリックします。

7.インデックスの更新または削除ができます。
※デフォルトのインデックス(取引先年月日、金額、取引先名)は削除できません。

2インデックスの表示・入力設定

1.左のメニューバーより[全体設定]-[環境設定]をクリックします。

2.長期保存インデックスの入力設定をします。
[制限設定]タブ-[初期値設定]の「申請時の長期保存インデックス入力設定」を設定し、[更新]をクリックします。

【選択項目】
■設定した全ての項目を必須にする
全てのインデックス入力必須項目を入力しないと申請ができません。
■少なくとも1つ以上必須にする
インデックスの入力必須設定の有無で動作が異なります。
・インデックスの入力必須項目を設定している場合
入力必須項目となっているインデックスの内、少なくとも1つ以上入力しないと申請ができません。
・インデックスの入力必須項目を設定していない場合
少なくとも1つ以上インデックスを入力しないと申請ができません。
■必須にしない
インデックスの入力は任意となります。
「必須にしない」を選択した場合、インデックスの入力必須設定は行えません。


3.左のメニューバーより[長期保存キャビネット]-[インデックス設定]をクリックします。

4.該当のインデックスをクリックします。

5.インデックスのデフォルト表示の設定をします。
「表示する」を選択すると、インデックスの入力画面で、[+]ボタンを押さなくても、インデックス項目が自動的に表示されます。

6.インデックスの入力必須設定をします。
入力必須項目に設定する場合は、
インデックスのデフォルト表示を「表示する」に設定し、
申請時の必須設定を「必須項目にする」に設定します。

デフォルトのインデックス(取引先年月日、金額、取引先名)も入力必須項目に設定できます。

7.設定内容を確認し[更新]をクリックします。

3テンプレートインデックスの登録

テンプレートの${入力項目}をテンプレートインデックスとして登録します。
テンプレートインデックスを登録することで、
テンプレート機能を使用して回覧し、長期保存した文書を${入力項目}の内容で検索することができます。
※テンプレート機能(入力フォームテンプレートプラス)は有料オプションです。

▼管理者 – キャビネット文書一覧画面
 利用者 – 長期保存キャビネット画面


1.[テンプレートインデックス一覧]タブの[登録]をクリックします。

2.インデックス名を選択し[登録]をクリックします。
テンプレート機能を使用して回覧し、長期保存した文書の${入力項目}が選択項目として表示されます。

3.テンプレートインデックスから登録解除する場合は、登録解除したい項目をクリックします。

4.[登録解除]をクリックします。

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