管理者が「SharePoint自動保存」機能を有効化し、保存先フォルダを設定する手順を説明します。
設定が完了すると、回覧完了した文書が自動で Microsoft SharePoint に保存されます。
※本機能の利用には、SharePointアカウントが必要です。

SharePoint側での事前準備

自動保存先として表示されるサイトは、事前にフォローしているサイトのみです。
保存先として使用するSharePointサイトを、あらかじめフォローしてください。
※フォローしていないサイトは、保存先フォルダ選択画面に表示されません。

設定手順

管理者画面

1．左側メニューの［全体設定］＞［SharePoint自動保存］をクリックします。

2．自動保存の「有効にする」にチェックを入れます。

3．保存先フォルダの［選択］をクリックします。

4．SharePoint にサインインし、アクセスを許可します。

5．保存先フォルダを選択し、［フォルダを選択］をクリックします。

6．出力ファイルの捺印履歴の有無を設定します。
両方を選択した場合、以下の2種類のファイルが保存されます。
・履歴ありファイル
・履歴なしファイル

7．保存後の自動削除設定をします。
自動削除を有効にすると、自動保存済み文書は14日後に完了一覧から削除されます。
※ SharePoint上に保存されたファイルは削除されません。

8．設定完了後、［更新］をクリックして完了です。

保存されるフォルダとファイルについて

■保存先フォルダ構造
保存先フォルダ内に、次の構造で自動作成されます。

■フォルダ説明
・回覧完了年月フォルダ：YYYYMM（例：202602）
・回覧単位フォルダ：申請者メールアドレス_件名_回覧ID（暗号化文字列）
・文書ファイル：回覧単位フォルダ内に保存

■ファイル名の命名規則
ファイル名は以下の形式で保存されます。
・捺印履歴あり（署名あり）：ファイル名_署名あり_履歴あり
・捺印履歴あり（署名なし）：ファイル名_署名なし_履歴あり
・捺印履歴なし：ファイル名

【関連リンク】
▼管理者向け
・SharePoint自動保存：保存状態の確認と再処理