Shachihata Cloud ヘルプサイト 管理者向け経費申請
申請時設定
更新日 / 2024.01.12
有料オプション
更新日 / 2024.01.12

申請時設定でできること

経費申請を行うための、金額や科目名・税区分などの設定と管理ができます。

操作手順

1申請時設定

1.メニューバーより、[経費申請]をクリックします。
※経費申請を利用する際、下記の設定を行っていただく必要があります。

2目的設定

申請の際、選択する利用目的を設定します。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[目的設定]をクリックします。


3.[追加]ボタンをクリックし、「目的登録」を表示します。


4.設定項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。
※追加後、名称の再設定は行えませんのでご注意ください。


名称:通勤
説明:通勤時、発生する費用です。
備考:一律〇万円まで支給を行います。
添付ファイル:任意

【入力/選択項目】
■名称
目的の名称を入力します。
■説明
目的の説明を登録します。任意入力項目です。
■備考
目的の備考を登録します。任意入力項目です。
■添付ファイル
目的毎に領収書等のファイルの添付を必須化できます。
「必須」を選択した場合、各種申請/精算時、ヘッダー部にファイルの添付が必須となります。


5.目的設定に登録を行った利用目的が追加されます。


目的の削除方法

※既に明細に設定されている【目的】の項目を削除した場合、設定されている文書の目的の部分が表示されなくなりますのでご注意ください。


1.削除したい利用目的のチェックボックスにチェックを入れ、[削除]ボタンをクリックします。

※削除を行いたい項目が、「各種一覧画面設定」>「様式一覧」で選択されている場合は、削除が行えません。様式の設定から該当の項目のチェックを外してから削除を行ってください。

様式の編集方法はこちら


2.[はい]ボタンをクリックし、削除します。

3勘定科目設定

精算した経費を仕訳するための勘定科目を設定します。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[勘定科目設定]をクリックします。


3.[追加]ボタンをクリックし、[勘定科目登録]画面を表示します。


4.設定項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。


勘定科目コード:00001 (任意のコード入力ください。)
名称:交通費
備考:移動時、発生する費用


5.登録を行った、勘定科目が追加されます。


4補助科目設定

「勘定科目」をより細分化する為に補助科目の設定が出来ます。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[補助科目設定]をクリックします。


3.「補助科目設定」より、[追加]ボタンをクリックします。


4.設定項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。


勘定科目コード:旅費・交通費
補助科目コード:任意の数字を設定
名称:通勤費用
備考:通勤時発生する費用


5.「補助科目設定」画面に登録を行った補助科目が追加されます。


5税区分設定

精算した経費を仕訳する際の税区分を設定します。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[税区分設定]をクリックします。


3.「税区分設定」より、[追加]ボタンをクリックします。


4.「税区コード」・「名称」・「備考」を入力します。


税区分コード:100(税区分に結び付くコード番号)
名称:消費税
備考:任意


5.「税計算」の設定をします。

「税計算」から「税計算を利用する(内税)」を選択します。


6.税情報より[追加]ボタンをクリックします。


7.設定項目を入力し、[追加]ボタンをクリックします。


8.[登録]ボタンをクリックします。


9.「税区分設定」画面に登録した税区分が追加されます。


6用途設定

用途に「勘定項目」「補助科目」「税区分」を紐づけることができます。
申請を行う際に、「用途」を選択すると、紐づけをした項目が自動で反映されます。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[用途設定]をクリックします。


3.「用途設定」より、[追加]ボタンをクリックします。


4.設定項目を追加し、[登録]ボタンをクリックします。

■申請種別
<一般利用者画面>各種精算時、適応されます。
■用途区分名
用途区分名を入力します。
例)交通費
■説明
用途区分の説明を入力します。
例)移動による費用
■入力種別
申請種別が「出張」の場合、「交通手段」「宿泊」「日当」「その他」より入力種別を選択します。
申請種別が「交際費」の場合、「交際費」「会議費」より入力種別を選択します。
■添付ファイル
用途毎に領収書等のファイルの添付を必須化できます。
「必須」を選択した場合、各種申請/精算時、明細部にファイルの添付が必須となります。

■事業者区分
「指定無」「適格事業者」「免税業者」のいずれかを設定します。
■表示項目
勘定科目・補助科目・税区分を設定します。
勘定科目と税区分は、選択項目の①~④に含まれている必要があります。
■選択項目
勘定科目・税区分をそれぞれ1つ以上設定します。


5.「用途設定」画面に登録を行った用途が追加されます。


用途のCSV取込

用途のCSV取込が行えます。

1.[CSV取込]をクリックします。


2.[取込]をクリックし、追加したいCSVファイルを指定します。
作成するCSVの記載項目は取り込む際の画面を参照ください。


3.取込に成功すると用途一覧に追加されます。
[CSV取込]-[CSV取込履歴一覧]より取込状態を確認できます。


用途のCSV出力

用途のCSV出力が行えます。

1.[CSV出力]をクリックします。


2.[はい]をクリックします。


3. ダウンロード予約した文書は「ダウンロード状況確認」よりダウンロード可能です。
(ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。)
詳しくは、ダウンロード状況確認をご確認ください。

7支払方法設定

申請の際、選択する支払方法を設定します。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[支払方法設定]をクリックします。


3.「支払方法設定」より、[追加]ボタンをクリックします。


4.設定項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。
※設定した「支払方法」に「勘定科目」「補助科目」「税区分」「負担部署」の紐づけを行う必要があります。


名称:クレジットカード払い
利用画面:経費申請・精算画面
勘定項目:消耗品費
補助科目:事務用品
税区分:消費税
負担部署:企画/開発


5.「支払方法設定」画面に登録を行った支払方法が追加されます。


8手当設定

出張費申請の際、選択する手当を設定します。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[手当設定]をクリックします。


3.「手当設定」より、[追加]ボタンをクリックします。


4.設定項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。

【日当のベース金額と増加金額を同一とする場合】


手当コード:1111
手当名:帰宅手当
手当金額:「日当のベース金額と増加金額を同一とする」
     2022-12-31~期限なし・1000円
使用範囲:交通費
役職:すべての役職
勘定科目:交通費
税区分:消費税

【日当のベース金額と増加金額を別とする場合】


手当コード:2222
手当名:日当
手当金額:「日当のベース金額と増加金額を別とする」
     2022-12-31~期限なし・2000円・1000円
使用範囲:出張費
役職:すべての役職
勘定科目:旅費交通費
税区分:対象外


5.「手当設定」画面に登録を行った手当が追加されます。


9予算コード設定

申請の際、選択する予算コードを設定します。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[予算コード]設定をクリックします。


3.「予算コード設定」より、[追加]ボタンをクリックします。


4.設定項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。


予算コード:1111
名称:システム開発予算
備考:2023年度予算
表示:表示
表示期間:2023-01-01~2023-12-31

【入力/選択項目】
■予算コード
設定されているコードを設定します。
■名称
予算コードの名称を入力します。
■備考
備考を入力します。任意入力項目です。
■表示
各種申請/精算時、予算コードを表示する場合は「表示」を選択します。
■表示期間
予算コードの表示期間を設定します。
期限を設定しない場合は、表示期間を空欄にします。


5.「予算コード設定」画面に登録を行った予算コードが追加されます。


10プロジェクト設定

プロジェクトや案件のような部署とは別の単位で申請行うための分類を設定します。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[プロジェクト設定]をクリックします。


3.[プロジェクト設定]より、[追加]ボタンをクリックします。


4.設定項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。


プロジェクトコード:20221110
名称:企画1
備考:企画1で発生する費用


5.「プロジェクト設定」画面に登録を行ったプロジェクトが追加されます。


11部署設定

費用を負担する部署を設定します。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[部署設定]をクリックします。


3.「部署設定」より、[追加]ボタンをクリックします。


4.設定項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。


部署コード:001
名称:新規で登録する/営業部
会計連携項目:任意
備考:任意


名称の設定は「部署・役職で登録した部署情報を利用する」または「 新規で登録する」を選択し名称を登録します。

【入力/選択項目】
■部署・役職で登録した部署情報を利用する
「全体設定」-「部署・役職」にて登録した部署情報を利用する場合は「部署・役職で登録した部署情報を利用する」を選択し、プルダウンより部署名を選択します。
部署・役職の登録方法はこちらからご確認ください。

■新規で登録する
「部署・役職」にて登録した部署以外の部署を使用したい場合は、「新規で登録する」を選択し、部署コードの名称を入力します。


5.「部署設定」画面に登録を行った設定が追加されます。


12ガソリン代設定

1㎞当たりの金額を設定することができ、申請時に距離数を入力することで自動で費用を算出します。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[ガソリン代設定]をクリックします。


3.金額を入力し、[更新]ボタンをクリックします。

13交通区分

申請の際、選択する交通区分を設定します。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[交通区分]をクリックします。


3.「交通区分設定」画面より[追加]をクリックします。


4.設定項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。


名称:自家用車ーキロ
説明:任意
備考:任意

【入力/選択項目】
■名称
交通区分の名称を入力します。
■説明
交通区分の説明を登録します。任意入力項目です。
■備考
交通区分の備考を登録します。任意入力項目です。
■添付ファイル
交通区分毎に領収書等のファイルの添付を必須化できます。
「必須」を選択した場合、各種申請/精算時、明細部にファイルの添付が必須となります。


5.「交通区分設定」画面に登録を行った設定が追加されます。

14支払先設定

支払処理の申請時に入力する必要のある請求書等の支払先の情報をあらかじめ登録できます。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[支払先設定]をクリックします。


3.[登録]ボタンをクリックします。


4.設定項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。

【入力/選択項目】
■支払先コード
支払先ごとのコードを設定します。
■支払先名
支払先の名称を入力します。
■事業者区分
「適格請求書発行事業者」「免税業者」のいずれかを選択します。
■登録番号
事業者登録番号にて企業名を検索できます。
■支払予定日
「日付を指定」または「申請時に日付を指定」より支払予定日の設定方法を選択します。
■支払区分
「支払予定日」にて「日付指定」を選択した場合は「通常支払」が選択されます。
「支払予定日」にて「申請時に日付を指定」を選択した場合は「随時支払」が選択されます。
■振込先 銀行
支払先が設定している振込先の金融機関を設定します。
■振込先 支店名
振込先で設定した金融機関内の支店を選択します。
■振込先 口座種目
「普通」「当座」のいずれかを選択します。
■振込先 口座番号
支払先が設定している銀行の口座番号を入力します。
■振込先 名義カナ
支払先が設定している銀行の口座名義を入力します。
■振込先手数料
「当方負担」「先方負担」のいずれかを選択します。
■科目区分
「未払金」「買掛金」のいずれかを選択します。
■消費税端数
消費税の端数処理方法を「切り捨て」「四捨五入」「切り上げ」から選択します。



支払先のCSV取込

支払先情報のCSV取込が行えます。

1.[CSV取込]をクリックします。


2.[取込]をクリックし、追加したいCSVファイルを指定します。
作成するCSVの記載項目は取り込む際の画面を参照ください。


3.取込に成功すると支払先一覧に追加されます。
[CSV取込]-[CSV取込履歴一覧]より取込状態を確認できます。


支払先のCSV出力

支払先情報のCSV出力が行えます。

1.[CSV出力]をクリックします。


2.[はい]をクリックします。


3. ダウンロード予約した文書は「ダウンロード状況確認」よりダウンロード可能です。
(ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。)
詳しくは、ダウンロード状況確認をご確認ください。

15振込手数料設定

振込時に発生する振込手数料の料金を「振込元設定」にて登録されている振込元ごとに設定できます。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[振込手数料設定]をクリックします。


3.「振込手数料設定」-「先方負担時の手数料の取り扱い」を設定し[更新]ボタンをクリックします。

【選択項目】
■FBデータの振込額から手数料の金額を差し引く
FBデータ出力時の振込額を、振込手数料の金額を引いた金額にする場合はチェックを入れます。


4.「出力設定」より振込手数料設定をしたい振込元をクリックします。


5.「振込手数料設定」より手数料情報を追加したい項目の[追加]ボタンをクリックします。

6.手数料情報の登録をし[追加]ボタンをクリックします。


7.手数料情報が追加されます。


8.手数料情報の振込手数料をクリックすると手数料の更新ができます。


9.金額を修正し[更新]ボタンをクリックします。


10.手数料情報を登録後[更新]ボタンをクリックします。

16インボイス対応設定

各種申請/精算時の事業者区分の表示名の設定と経過措置の設定ができます。


1.メニューバーより[経費申請]をクリックします。


2.[インボイス対応設定]をクリックします。


3.各種申請/精算時に選択する「事業者区分」の表示を選択します。

▼「適格事業者・免税事業者」を選択した場合の申請/精算画面

▼「課税・免税」を選択した場合の申請/精算画面


4.経過措置設定を追加する場合は[追加]ボタンをクリックします。


5.有効期限と控除率を入力し、[追加]ボタンをクリックします。


6.インボイス対応設定が完了したら[更新]ボタンをクリックします。

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