目次
最大500MB×10ファイルという大容量のファイル送信をセキュアに行えます。
拡張子の制限がないため、動画や図面の送信などにも対応ができ、
Shachihata Cloudのアカウントが無い社内外のユーザーにも送信可能です。
操作方法
利用者画面
1ファイルメールの送信
1.左のメニューバーより[ポータル]-[ファイルメール]をクリックします。
※[ファイルメール]が表示されない場合、管理者により利用設定をしていただく必要があります。
ファイルメール便の利用設定方法はこちらをご確認ください。
2.宛先を設定します。操作手順は下記の2通りです。
TO/BCC間はドラッグ&ドロップで移動可能です。
【操作方法①】メールアドレスを直接入力する場合
宛先のメールアドレスを入力し[TOに追加]または[BCCに追加]をクリックします。
「送信時にアドレス帳に追加する」にチェックを入れると、宛先に設定したメールアドレスがアドレス帳に追加されます。
【操作方法②】アドレス帳から宛先追加する場合
TOまたはBCCの右側にあるアドレス帳アイコンをクリックします。
追加したい利用者にチェックを入れ、[TOに追加]または[BCCに追加]をクリックします。
3.「ファイル送信」を選択し、送信するファイルを選択します。最大500MB×10ファイルまでアップロードできます。
※管理者によって制限設定がされていない場合、クラウドストレージからファイルを選択できます。
回覧文書のプレビュー捺印画面、またはダウンロード状況確認画面からもファイルメール便にファイルアップロードができます。
詳しいアップロード方法はこちらをご確認ください。
4.メールの件名、メッセージを入力します。
件名・メッセージは未入力でも送信できます。
歯車のマークをクリックすると、送信時のコメントに追加できる定型文を設定できます。
5.保護設定をします。
セキュリティコード・アップロード可能期間・ダウンロード可能回数が設定できます。
6.[送信する]をクリックします。
7.全てのチェックボックスにチェックを入れると[送信]ボタンが活性化します。
※安全の為、[送信]ボタンを押してから10分間は相手に送信されません。
2ダウンロードからファイルメール便へアップロード
回覧文書や保存文書を直接ファイルメール便にアップロードできます。追加方法は以下2通りです。
【操作方法①】回覧文書のプレビュー画面よりアップロードする場合
1.回覧文書のプレビュー画面を表示させ、[ダウンロード]-[ファイルメール便で送信する]をクリックします。
【操作方法②】ダウンロード状況確認画面よりアップロードする場合
複数の回覧ファイルを一括でアップロードする場合や、長期保存文書のアップロードにご利用いただけます。
1.左のメニューバーより[ダウンロード状況確認]をクリックします。
2.[ダウンロード]-[ファイルメール便で送信する]をクリックします。
3ファイルの送信取消
[送信]ボタンを押してから10分間は送信の取り消しが行えます。
1.該当の項目にチェックを入れ、[選択した項目を削除]をクリックします。
4受信したファイルメールのダウンロード
1.Shachihata Cloudより送付された「ファイルメール便が届いています」メールの[ダウンロード画面を開く]をクリックします。
2.セキュリティコードを入力し、[ダウウンロード]をクリックします。
セキュリティコードは、Shachihata Cloudより送付された「ファイルメール便 セキュリティコードのお知らせ」メールをご確認ください。
送信者が設定したダウンロード可能回数の上限とダウンロード可能期限に達している場合は、ダウウンロードできません。
5送信したファイルの確認
1.[ファイル送信一覧]をクリックします。
2.確認したい年月を選択し、該当の送信履歴をクリックします。
3.送信内容の詳細が表示されます。
アップロードされたファイルに対して以下の操作が可能です。
ダウンロード | ローカルフォルダにダウンロードをします。 |
申請(文書) | 選択した文書を利用して回覧申請を行います。 |
キャビネット保存 | 長期保存キャビネットへ保存します。 |
再送信 | 同じ内容で再送信します。 |
6ファイルメール便情報のCSV出力
1.CSV出力をしたい年月を選択し[CSV出力]をクリックします。
CSVデータに出力される項目は以下の通りです。
【出力内容】
・TO
・BCC
・件名
・ファイル名
・セキュリティコード
・送信日時
・ダウンロード期限
・ダウンロード残回数
・状態