目次
スマホネイティブアプリ基本マニュアル概要
Shachihata Cloudスマホネイティブアプリの基本操作についてご説明します。
操作手順
1スマホネイティブアプリのインストール
Shachihata Cloudスマホネイティブアプリをスマートフォンで使用するには、
アプリケーション(Shachihata Cloud)のインストールが必要です。
1.アプリケーションを追加します。
AppstoreまたはGooglePlayより、Shachihata Cloudをインストールします。
Appstore:https://apps.apple.com/jp/app/shachihata-cloud/id1538902669 (外部ページに遷移します)
GooglePlay:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.shinpac
(外部ページに遷移します)
2.インストール後、スマホネイティブアプリ(Shachihata Cloud)のアイコンをタップします。
3.Shachihata Cloudに登録している「メールアドレス」「パスワード」を入力し、[ログイン]をタップしてログインします。
4.ホーム画面が表示されると、ログイン完了です。
2メニュータブについて
画面下に[メニュー]が表示されます。
【表示項目】
■ホーム
ホーム画面が表示されます。
■新規作成
新規作成画面が表示されます。
■受信
承認依頼や差戻しされた文書が一覧で表示されます。
文書の承認、差戻しができます。
※スマホネイティブアプリでは、文書のダウンロードはできません。
■送信
回覧申請した文書や差戻しされた文書が一覧で表示されます。
文書の引戻し、差戻し依頼ができます。
※回覧が完了した文書は「完了一覧」に移動します。
■完了
回覧が完了した文書が一覧で表示されます。
■下書き
申請途中や一時保存操作により保存された文書が一覧で表示されます。
文書の申請再開ができます。
■掲示板
掲示期間内の投稿が一覧で表示されます。
コメントの投稿、編集、削除ができます。
■名刺
名刺画像・会社名・氏名・メールアドレス・住所などの名刺情報をShachihata Cloud上に登録し、個人の名刺フォルダとしてご利用いただけます。
■スケジューラ
利用者個人の予定管理や、社員間でのスケジュールの共有、会議室などの設備の予約が行えます。
※スケジューラー・掲示板については、企業管理者画面の「全体設定」>「環境設定」>「制限設定」の「初期設定」より携帯アプリを有効にする必要があります。
管理者全体設定についてはこちらをご確認ください。
3文書のアップロード及び捺印から回覧までの流れ(申請者)
文書のアップロード
1.[新規作成]をタップします。
2.赤枠内をタップし、アップロードするファイルを選択します。
クラウドストレージの追加方法についてはこちらからご確認ください。
2.右下の[メニュー]をタップします。
3.文書の回覧申請、下書き保存、文書編集、文書追加 いずれかの操作をします。
※スマホネイティブアプリでは、文書のダウンロードはできません。
※文書を追加する場合
[文書追加]をタップし、新規作成の枠内をタップしてアップロードするファイルを選択します。
追加したファイルは、画面上の矢印マークまたはページ数をタップし、表示します。
捺印
1.[捺印へ]をタップします。
2.「印面選択」画面より印面を選択し、画面の押印箇所をタップします。
3.ファイル上の捺印したい位置をタップし、青い枠の印影を再度タップして捺印を確定します。
※アップロードしたファイルは、ピンチイン/ピンチアウトで拡大縮小できます。
テキスト追加
1.[テキスト]をタップします。
2.テキストを追加したい位置をタップして文字を入力します。
入力内容を確定するには、チェックマークをタップします。
3.設定マークをタップすると、文字の書体、サイズを設定できます。
※ファイルを一時保存する場合
1.[下書き]をタップし、保存します。
一時保存した文書は、「下書き一覧」に保存されます。
回覧先設定
※スマホネイティブアプリでは、「閲覧ユーザー設定」「再通知設定」はできません。
1.メニューより[申請する]をタップします。
(1)宛先、回覧順の設定
宛先の追加には、「直接入力」「アドレス帳・お気に入り・承認ルート」いずれかの操作をします。
①名前やメールアドレスを直接入力
名前やメールアドレスを入力し、[追加]をタップします。
※管理者によって「制限設定」の環境ダイアログ表示が設定されている場合
回覧の宛先(送信先)にパソコン決裁CloudとShachihata Cloud両環境にアカウントがあるユーザーを回覧先に設定する際に、
どちらの環境に送信するか選択できます。
②アドレス帳・お気に入り・承認ルートから追加
[宛先追加]をタップします。
「アドレス帳・お気に入り・承認ルート」を開き、追加したいアドレスを検索して[回覧先に追加]をタップします。
[追加]をタップします。
(2)件名・コメントの設定
件名とコメントを設定します。なお、未入力でも申請できます。
件名が未入力の場合、回覧文書のファイル名が件名になります。
「定型文を選択できます」のプルダウンより、定型コメントを選択できます。
(3)保護設定
画面右上の[保護設定]をタップし、回覧時の保護内容を設定します。
必要な項目があればチェックを入れ、[もどる]をタップします。
【選択項目】
■宛先、回覧順の変更を許可する
回覧先で、宛先や回覧順を変更する許可を与えます。
■回覧途中でのテキスト追加を許可する
回覧先で、文書にテキスト追加をする許可を与えます。
■回覧時の捺印を必須とする
回覧先で、捺印を1回でもしないと承認ができなくなります。
■アクセスコードで保護する
回覧文書をアクセスコード(パスワード)で保護します。
この機能を有効にすると、アクセスコードを入力しない限り回覧文書を閲覧できません。
アクセスコードは別途、回覧先に送信されます。
(4)文書の申請
設定が完了したら、[申請]をタップします。
申請が完了すると、文書の回覧者に通知メールが送信されます。
4捺印から回覧までの流れ(承認者)
回覧文書を見る
1.スマホアプリのホーム画面右下のメニューアイコンからメニューを表示します。
2.メニューより、[受信]をタップします。
3.受信一覧より確認したい文書をタップします。
4.[メニュー]より、次へ(回覧設定)、差戻し、文書編集、文書追加、添付資料 いずれかの操作をします。
※スマホネイティブアプリでは、文書のダウンロードはできません。
捺印
1.文書画面右上の[捺印へ]をタップします。
2.捺印する印面を選択します。
3.ファイル上の捺印したい位置をタップし、青枠の印影を再度タップします。
※アップロードしたファイルは、ピンチイン/ピンチアウトで拡大縮小できます。
承認
1.[次へ]をタップし、承認画面を表示します。
2.宛先、回覧順、コメント設定をします。
※宛先、回覧順は、申請者が「保護設定」の宛先、回覧順の変更を許可している場合のみ変更できます。
※コメントは「定型文を選択できます」のプルダウンより、定型コメントを選択できます。未入力でも承認できます。
3.設定が完了したら、[承認]をタップし承認します。
4.承認が完了すると、文書の回覧者に通知メールが送信されます。
【ファイルを差戻しする場合】
1.[メニュー]より[差戻し]をタップします。
2.差戻したい宛先を選択し、[差戻し]をタップします。
【クラウドストレージの追加方法について】
スマホ端末にダウンロードされているクラウドストレージより、ファイルをアップロードできます。
※管理者によって制限設定がされている場合、クラウドストレージからファイルを選択できます。
「新規作成」画面を開き、枠内をタップします。
①androidの場合
メニューバーよりクラウドストレージをタップし、アップロードするファイルを選択します。
②iPhoneの場合
1.画面左上の[ブラウズ]をタップします。
2.ブラウズの[編集]をタップします。
3.使用したいクラウドストレージを追加し、[完了]をタップします。
4.追加したクラウドストレージをタップし、アップロードするファイルを選択します。
5名刺フォルダについて
名刺画像・会社名・氏名・メールアドレス・住所などの名刺情報をShachihata Cloud上に登録し、個人の名刺フォルダとしてご利用いただけます。
名刺の新規登録
1.スマホアプリのホーム画面右下のメニューアイコンからメニューを表示します。
2.[名刺]をタップします。
3.名刺管理画面より、右下のメニューアイコンをタップし、名刺管理メニューを表示します。
4.[新規追加]をタップします。
【名刺画像の登録】
①[タップして名刺を追加]をタップします。
②画像の追加方法を選択します。
■カメラ起動
カメラを起動し、名刺画像を撮影して追加します。
■アルバムから選択
アルバムから画像を選択し、追加します。
【カメラ起動で画像を追加する場合】
読み取り範囲がオレンジの枠で表示されます。
名刺全体がオレンジの枠に収まったら撮影を行います。
撮影した画像が表示されるので、画像を登録する場合は、名刺画像をタップします。
■再撮影
再度名刺画像を撮影します。
■名刺位置を調整
名刺の位置を調整します。
画像を選択後、[画像取得方法選択]を行います。
選択した方法に応じて画像の加工を実施します。
■カメラで撮影(背景が白以外)
カメラで名刺画像を撮影して画像を取得した場合。
■カメラで撮影(背景が白)
カメラで名刺画像を撮影して画像を取得した場合。かつ名刺の背景が全面白色のもの。
■スキャナーで取得した画像
スキャナーで名刺をスキャンした場合。
※画像取得時に、OCR処理で画像から登録項目を読み取り、自動で情報を入力することが可能です。
③必要な入力項目を入力します。
登録した名刺情報は、氏名や会社名などの名刺情報から検索が可能です。
また、ソートをかけることも可能です。
名刺登録先へのメール送信
登録した名刺のメールアドレスに、メール送信を行います。
名刺交換後すぐに先方にお礼メールなどの送信を行えます。
1.名刺登録時の[登録した名刺情報を宛先にメール送信しますか]にて[はい]をタップします。
または、名刺情報の画面右上メールのアイコンをタップします。
3.使用するメールの文面の雛形を選択します。
メールの雛形の設定方法についてはこちらからご確認ください。
4.メーラーが立ち上がり、メールの送信が行えます。
メールの雛形設定
名刺フォルダのメニュー[メール雛形]をタップします。
メールの雛形を入力し、[保存]をタップします。
雛形は1~3まで登録が可能です。
自分の名刺管理
[自分の名刺管理]から自身の名刺を登録をすることもできます。
※登録方法は新規追加と同じです。
6各種設定
1.アカウント名をタップします。
2.「その他」画面から各種設定が行えます。
アドレス帳
申請文書の回覧先設定で利用する、利用者個人のアドレス帳登録、変更、削除ができます。
アドレスの新規登録
1.「アドレス帳」-[アドレス帳の編集]をタップします。
2.[新規登録]をタップします。
3.必要項目を入力し[登録する]をタップします。
※グループの名称を入力しない場合は、「グループなし」フォルダの中に追加したメールアドレスが格納されます。
アドレスの変更
1.検索ボックスに利用者名またはメールアドレスを入力し、[検索]ボタンをタップします。
2.対象者を選択、変更箇所を入力し、[変更する]をタップします。
アドレスの削除
1.検索ボックスに利用者名またはメールアドレスを入力し、[検索]ボタンをタップします。
2.対象者を選択して[削除]をタップします。
3.[はい]をタップします。
設定
印面の並び替え
1.「設定」-[印面の並べ替え]をタップします。
2.ドラッグ&ドロップし、並び順を設定します。
3.[更新]をタップします。
メール受信設定
1.「設定」-[メール受信設定]をタップします。
2.設定したい項目のチェックボックスにチェックを入れ[保存]をタップします。
表示設定
1.「設定」-[表示設定]をタップします。
2.ログイン後に表示するページのチェックボックスにチェックを入れます。
※掲示板については、企業管理者画面の「全体設定」>「環境設定」>「制限設定」の「初期設定」より携帯アプリを有効にする必要があります。
管理者全体設定についてはこちらをご確認ください。
3.[保存]をクリックします。
パスワード変更
1.「設定」-[パスワード変更]をタップします。
2.新しいパスワードを入力し、[パスワード変更]をタップします。
お知らせ
1.「設定」-[お知らせ]をタップします。
2.[設定]をタップします。
3.端末のShachihataCloud設定画面に遷移します。
QRコード
管理者によって「二要素認証:QRコード」が設定がされている場合、PCでログイン時QRコードが表示されます。 表示されたQRコードをスマホネイティブアプリで読み取ると、PCでログインができます。
※「二要素認証」は有料オプションとなります。
1.「QRコード」-[QRコード読み取り]をタップします。
2. PCに表示されたQRコードを「QRコードスキャン」画面で読み取ると、PCでログインができます。