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基本操作マニュアル概要

Shachihata Cloudでの基本的な申請〜承認までの操作手順をご確認いただけます。

Shachihata Cloudの動作環境は下記の通りです。

【ブラウザ】

Windows	Microsoft Edge / Google Chrome
Mac	Safari
iOS	Safari
Android	Google Chrome

操作手順

1利用者画面へのログイン

1.Shachihata Cloudから受信した「[Shachihata Cloud] 初期パスワードのお知らせ」メールを開き、［ログイン画面に移動］をクリックします。

※こちらで、仮パスワードが発行されます。

2.「メールアドレス」「仮パスワード」を入力し、［ログイン］ボタンをクリックします。
※「ユーザー名」には登録されているメールアドレスを入力してください。
※［ログイン状態を保存する］のチェックボックスにチェックを入れると、次回よりログイン操作を省略することができます。

※ログインパスワードの変更方法はこちら

2メニューバーについて

1. 画面左側にカーソルを合わせると、メニューバーが表示されます。

2.［画鋲マーク］をクリックすると、左側にメニューバーが固定されます。

【表示項目】
■マイページ
文書件数の確認、よく利用するページのお気に入り登録、お知らせやリリース情報の確認ができるポータルページです。
■新規作成
文書をアップロードし、捺印、テキスト追加、一時保存、ダウンロード、回覧申請ができます。
■受信一覧
承認依頼や差戻しされた文書が一覧で表示されます。文書の承認、承認文書の引戻し、差戻しができます。
■送信一覧
回覧中や差戻しされた文書が一覧で表示されます。文書の引戻し、差戻し依頼、ダウンロード、再通知、削除ができます。
■完了一覧
回覧が完了した文書、閲覧ユーザーに設定された文書が一覧で表示されます。文書のダウンロード、削除ができます。
■閲覧一覧
閲覧ユーザーに設定されている回覧中の文書、回覧が完了した文書が一覧で表示されます。文書の閲覧、ダウンロード、メモの保存ができます。
■下書き一覧
申請途中や一時保存操作により保存された文書が一覧で表示されます。 文書の申請再開、削除ができます。
■長期保存キャビネット
「完了一覧」より長期保存キャビネットフォルダにコピー保存された文書が一覧で表示されます。文書の検索、ダウンロード、削除ができます。
※長期保存キャビネットはオプション機能です。
■ダウンロード状況確認
「完了一覧」「閲覧一覧」よりダウンロード予約した文書の確認、ダウンロードができます。
■ログアウト
利用者画面よりログアウトします。

3申請文書の作成

1.「新規作成画面」で枠内をクリックしてファイルを選択する、または枠内にファイルをドラッグ＆ドロップします。

2.ファイルを追加するには、右上にある［ファイル追加］ボタンをクリックします。
この画面で追加されたファイルは、先に登録されたファイルに連結されます。
［プレビュー・捺印へ］ボタンをクリックするとアップロードした文書のプレビューが表示されます。

【タブを追加する場合】
［＋］ボタン(Add File)より追加したファイルは、既にアップロードしているファイルに連結されず、新規タブとして表示されます。

［＋］ボタン(Add File)より追加したファイルは、既にアップロードしているファイルに連結されず、新規タブとして表示されます。

【添付ファイルを追加する場合】
ファイルをアップロード後、［添付ファイル］ボタンがクリックできるようになります。
なお、添付ファイルは、プレビューの表示、PDF変換、捺印やコメントの追加はできません。

「添付ファイル画面」の枠内をクリックしてファイルを選択します。
※最大500MB×10件まで添付ファイルをアップロードできます。また、Excel、PNGなど、全ての拡張子に対応しています。

【社外向け添付ファイル】 オプション
添付ファイルを社外に回覧することが可能です。
添付ファイルをアップロードし、［社外秘に設定］のチェックボックスからチェックを外すと、添付ファイルが社外ユーザーへ回覧されます。

4捺印(申請者)

1.画面右側の「ご利用可能な印鑑」から捺印する印鑑を選択し、文書上の捺印したい位置でクリックします。
※印影が青枠で囲われている間は、ドラッグで印影の位置を変更できます。

2.印影をクリックして、捺印を確定します。

【表示項目】
■元に戻す
捺印やテキスト追加後、ひとつ前の操作に戻ります。
■やり直し
ひとつ前の操作をやり直します。
■捺印日付変更
日付印の日付を変更します。
※管理者によって、日付印の日付が「当日のみ」に設定されている場合は変更できません。
■捺印設定
印鑑の角度、印鑑の色の濃さを設定します。

【捺印したファイルをダウンロードする場合】

1.「プレビュー・捺印画面」右上の［ダウンロード］ボタンをクリックします。

2.ダウンロード先のストレージをクリックし、ファイルをダウンロードします。
(承認者には「回覧履歴を付ける」の項目が表示されます。)
回覧履歴を付ける場合、「回覧履歴を付ける」にチェックを入れると「文書情報」「承認履歴情報」「テキスト追加履歴」が添付されます。

【捺印したファイルを一時保存する場合】

1.プレビュー・捺印画面」右上の［一時保存］ボタンをクリックします。
一時保存した文書は、「下書き一覧」に保存されます。

5回覧先設定

［回覧設定］ボタンをクリックし、回覧先設定画面を表示させます。

【宛先の設定】

宛先の追加には、「直接入力」「アドレス帳」「お気に入り」「テンプレート」いずれかの操作をします。
①名前やメールアドレスを直接入力
名前やメールアドレスを入力し、［追加］ボタンをクリックします。
※名前の入力は任意、メールアドレスの入力は必須項目です。

※管理者によって「制限設定」の環境ダイアログ表示が設定されている場合
回覧の宛先（送信先）にCorporateとBusiness両環境にアカウントがあるユーザーを回覧先に設定する際に、
どちらの環境に送信するか選択できます。

②アドレス帳から追加
［アドレスボタン］をクリックして「アドレス帳」を開き、追加したいアドレスにチェックを入れ［回覧先に追加］ボタンをクリックします。

③お気に入りから追加

回覧にはお気に入り登録もあり、こちらは利用者が「個別」に設定します。
申請ページで一度回覧を設定し、お気に入り登録を行うと、次回から登録した回覧ルートを［追加］ボタンより呼び出すことができます。
「お気に入り」を開き、追加したいお気に入りルートの［追加］ボタンをクリックします。

緑色の枠内をクリックすると、詳細情報が表示されます。

(「お気に入り」に回覧ルートを保存するには、登録したいアドレスを入力して［追加ボタン］をクリックし、その後［お気に入り登録］ボタンをクリックします。）

お気に入りの名称を設定できます。
※登録後の名称変更はできません。

■お気に入りに登録した回覧ルートは編集が可能です。(回覧先の追加・削除・回覧順変更)

1.［編集］ボタンをクリックします。

■回覧先の追加方法
1.回覧先に指定したいユーザーにチェックを入れ、［回覧先に追加］ボタンをクリックします。

2.回覧先が追加されます。

■回覧先の削除方法
1.削除したい回覧先の［×］マークをクリックします。

2.回覧先が削除されます。

■回覧順の変更方法
変更したい回覧先をドラッグ＆ドロップで順番を変更します。

④テンプレートから追加
管理者によって設定された、承認ルートのテンプレートから回覧先を設定できます。
※テンプレートから宛先を追加した場合、他の承認者(社内/社外)を宛先に追加することはできません。

「テンプレート」を開き、［適用］ボタンをクリックします。

［詳細］ボタンをクリックすると、テンプレートに該当する部署・役職の承認者を確認できます。
※「関係部署を表示」にチェックを入れると、自身が所属している部署のみ表示します。

役職の人数指定がされている場合、同じ役職者に同時に文書が回覧されます。
先に承認操作が完了した承認者の履歴が文書に反映され、指定されている部署の役職者の人数に達すると回覧が進みます。
承認後に文書を開いた同じ役職の承認者は、文書の閲覧、ダウンロードのみ可能です。

(2)回覧順の設定

文書は、申請者→社内承認者→社外承認者の順に回覧されます。

※「最終承認者から直接社外に送る」設定

社外の承認者に回覧される前に、申請者へ文書を戻す設定ができます。回覧先が社内のみの場合、チェックボックスは表示されません。

①最終承認者から直接社外に送る
社内での回覧が完了後、申請者の確認なしで社外の承認者に回覧されます。
社外ユーザー側の［最終承認者から直接社外に送る］にも自動でチェックが入ります。

②最終承認者から直接社外に送らない
1.社内での回覧が完了後、申請者の「受信一覧」に文書が戻ります。

2.戻った文書は「受信一覧」より開き、［承認］ボタンをクリックすると、社外の承認者に回覧されます。

(3)閲覧ユーザーの設定

文書の閲覧、ダウンロードのみ可能とするユーザーを設定できます。設定したユーザーには、回覧完了後メール通知が届きます。
※閲覧ユーザーに追加できるのは、1回覧につき、同じ企業内のユーザー10名までとなります。

※追加したユーザーをお気に入り登録することで一覧から閲覧ユーザーを設定することが可能です。

1.閲覧ユーザーを追加後、［お気に入り登録＋］ボタンをクリックします。

2.お気に入り名称を入力後、［登録］ボタンをクリックします。

3.［お気に入り追加］ボタンをクリックします。

(4)件名・メッセージの設定

件名とメッセージを設定します。
なお、未入力でも申請できます。件名が未入力の場合、1タブ目の最初にアップロードしたファイル名が件名になります。
件名に登録できる文字数は50文字までです。
※ファイル名が50文字以上ある場合は、先頭の50文字がファイル名となります。
※メッセージに登録できる文字数は500文字までです。

プルダウンより、定型コメントを選択できます。定型コメントは「設定」より変更できます。

(5)保護設定

回覧時の保護内容を設定します。必要な項目があればチェックを入れます。

【選択項目】
■宛先、回覧順の変更を許可する
回覧先で、宛先や回覧順を変更する許可を与えます。
■テキスト追加を許可する
回覧先で、文書にテキスト追加をする許可を与えます。
※管理者によってテキスト追加が許可されていない場合、表示されません。
■捺印設定
回覧先で、捺印を1回でもしないと承認ができなくなります。
■アクセスコードで保護する
回覧文書をアクセスコード（パスワード）で保護します。社内用と社外用で、異なるアクセスコードを設定します。
この機能を有効にすると、アクセスコードを入力しない限り回覧文書を閲覧できません。アクセスコードは別途、回覧先に送信されます。

(6)再通知設定

カレンダーマーク横のボックスをクリックし、再通知したい日程をクリックします。
※設定日に回覧が終了していた場合、通知しません。

(7)文書の申請

設定が完了したら、右上または右下にある[申請する]ボタンをクリックします。

6受信文書を見る

(1)受信一覧から見る

1.メニューバーより［受信一覧］をクリックして「受信一覧画面」を表示させます。

2.確認したい文書をクリックしてプレビューを表示させ、「表示」をクリックします。
※未処理の文書は、太字で表示されます。

3.回覧文書が表示されます。

※添付ファイルがアップロードされている場合、文書を表示するとメッセージが表示されます。

(2)メールから見る

承認(回覧)依頼メールの「回覧文書をみる」をクリックし、回覧文書を表示します。
クリック後、回覧文書の保護設定によっては、ログインやアクセスコードの入力を求められることがあります。

7捺印(承認者)

1.画面右側の「ご利用可能な印鑑」から捺印したいものを選択し、文書上の捺印したい位置でクリックします。
※印影が青枠で囲われている間は、ドラッグで印影の位置を変更できます。

2.印影をクリックして、捺印を確定します。

【表示項目】
■元に戻す
捺印やテキスト追加後、ひとつ前の操作に戻ります。
■やり直し
ひとつ前の操作をやり直します。
■捺印日付変更
日付印の日付を変更します。
※管理者によって、日付印の日付が「当日のみ」に設定されている場合は変更できません。
■捺印設定
印鑑の角度、印鑑の色の濃さを設定します。
■印鑑
ご利用可能な印鑑が表示されます。
■回覧先
設定されている文書の回覧先が表示されます。
■コメント
文書送信時に「件名・コメント」で入力されたコメントが表示されます。
■捺印履歴
捺印者情報と捺印日時が表示されます。

【捺印したファイルをダウンロードする場合】

1.「プレビュー・捺印画面」右上の［ダウンロード］ボタンをクリックします。

2.ダウンロード先のストレージをクリックし、ファイルをダウンロードします。
※回覧履歴を付けない場合は「完了済みファイル」にチェックを入れます。
※ダウンロード先に指定できるストレージは管理者画面で設定できます。

※回覧履歴を付ける場合、「回覧履歴を付ける」にチェックを入れると「文書情報」「承認履歴情報」「テキスト追加履歴」が添付されます。
また電子署名が付与されている場合、ダウンロードの際に回覧時の署名が無効になります。
※電子署名を契約していないユーザーにもダイアログは表示されます。

【捺印したファイルを差戻しする場合】

1.「プレビュー・捺印画面」右上の［差戻し］ボタンをクリックします。

2.差戻したい宛先を選択し、［差戻し］ボタンをクリックします。

8承認

１.「プレビュー・捺印画面」右上の［次へ］ボタンをクリックします。

２.回覧先設定画面の右上または右下にある［承認］ボタンをクリックします。

３.承認が完了すると、文書の回覧者に通知メールが送信されます。

【関連リンク】
・回覧の保護設定の初期値変更方法はこちらからご確認ください。