一括配信[有料] - Shachihata Cloud ヘルプ

一括配信[有料]

更新日 / 2023.07.18

有料オプション

更新日 / 2023.07.18

一括配信でできること

請求書や納品書など、各種明細をテンプレート機能を利用し、一括作成・一括捺印・一括送信。
明細データや送信先の情報はCSVで簡単に登録が可能で、明細の作成～送信までの業務を効率化し、コストの削減が行えます。
※一度に送信できる宛先は50件までとなります。

操作手順

1明細テンプレート/明細データ(.CSV)の作成

あらかじめ、作成を行う明細のテンプレートや、テンプレートに取り込む明細データを作成します。

明細テンプレートの作成

Excel、またはWordにて明細のテンプレートを作成します。
データを記入する箇所には${任意入力} と記載を行うことで、CSV取り込みの際にデータの値を反映させることができます。

▼テンプレート作成例
【一括配信】請求書テンプレートサンプル

明細データ(.CSV)の作成

テンプレートに取り込む明細項目のデータや、送信先情報などの明細データをCSVで作成します。
※一回で登録できる送信先は50件までとなります。

CSV入力項目
■1行目
・テンプレートに記載を行った${任意入力}に入力した項目名を記載
※項目名が重複するとエラーとなります。同名の項目名が複数ある場合は、項目名の後ろに数字を入力してください。
例）商品名1、商品名2、金額1、金額2

・Circulation destination：送信先のメールアドレス
1レコードに対し1つのメールアドレスのみ設定が可能です。

・comment：メッセージ
送信先への通知メールに記載されます。

・subject：件名
送信先への通知メールに記載されます。

・accesscode：社内用のアクセスコード
・outside_accesscode：社外用のアクセスコード
受信者が文書にアクセスする際に、アクセスコードをかけることが可能です。
※アクセスコードは最大12文字まで設定が可能です。
※システム側でランダムにアクセスコードを生成する場合は数字の「１」を入力してください。

■2行目以降
各項目に対する値を入力します。
※一度に取込みできるデータは、最大50件までとなります。
※commentへの入力について、改行を行いたい箇所で半角スペースを入力すると、改行して表示されます。

▼明細データ作成例
https://help.dstmp.com/wp-content/uploads/2023/03/【一括配信】請求書データサンプル-.csv

2明細テンプレートの登録

作成した明細テンプレートをShachihata Cloudへ登録し、文書を作成します。

1.メニューバーより、［新規作成］をクリックします。

2.［テンプレート作成］をクリックします。

3.利用するテンプレート文書をクリックします。

※［新規登録］からテンプレートを登録することができます。

※明細テンプレートの作成はこちらからご確認ください。
明細テンプレートの作成

４．［一括配信］をクリックします。

5．テンプレート文書がプレビューされます。

3捺印・配信設定

明細項目のデータや送信先情報のCSV取込み、捺印、回覧設定を行います。

1．「回覧設定」より任意の設定を選択します。

【回覧設定】
・下書きへ保存：文書を作成し、CSVでインポートした情報が保持された状態で「下書き一覧」に保存されます。
・回覧有り：文書を作成し、回覧申請を行います。受信したユーザーは承認が必須なため、捺印及びテキスト追加が可能です。
・回覧なし(直接送付)：文書を作成し、返信不要の送付を行います。受信したユーザーは捺印及びテキスト追加ができません。

2．［ファイル選択］をクリックし、テンプレート文書への明細情報.CSVを設定します。