※全文検索は、長期保存キャビネット検索の一部機能です。長期保存キャビネット検索をご契約いただくことで、全文検索もご利用いただけます。

長期保存キャビネットに保存している文書に含まれる文字情報を対象として検索を行うことができます。ファイル名や件名が分からない場合でも、キーワードを入力することで目的の文書を探すことが可能です。

【全文検索の対象文書について】
全文検索の対象は、下記条件を満たした文書です。
・全文検索の対象に登録済み（全文ステータスが保存済）の文書
・利用者の場合、アクセス権限のある長期保存フォルダに保存されている文書

操作方法

管理者画面 利用者画面

■ご確認事項

管理者にて全文検索を使用する場合には以下権限が必要となります。
・生成権限：長期保存文書を全文検索の対象に登録する
・参照権限：長期保存文書を全文検索する
※全文検索の権限が有効の場合、キャビネット文書一覧の権限が無効の場合でもキャビネット文書一覧を閲覧できるようになりますのでご注意ください。
管理者権限設定方法はこちら

1長期保存文書を全文検索の対象に登録する

1．長期保存文書の一覧画面を開きます。
管理者の場合、左側のメニューの［長期保存キャビネット］＞［キャビネット文書一覧］をクリックします。
利用者の場合、左側のメニューの［長期保存キャビネット］をクリックします。

2．全文検索の検索対象にしたい文書にチェックを入れ、プルダウンより「全文検索」を選択し［実行］をクリックします。

3．全文のステータスが「全文対応未保存」から「保存中」となります。
ステータスが「保存中」から「保存済」になると全文検索の対象に登録完了です。
（ステータスが「保存済」になるまで、数分程度かかります。）

2長期保存文書を全文検索する

1．全文検索画面を開きます。
管理者の場合、左側のメニューの［全文検索］＞［全文検索］をクリックします。
利用者の場合、左側のメニューの［全文検索］をクリックします。

2．検索したいキーワードを入力し、［検索］をクリックします。検索キーワードは2文字以上で入力してください。

【複数キーワード検索】
検索ボックス右の［＋］をクリックすることで、最大10個までキーワードを設定できます。
検索条件は、「すべての条件を満たす」または「いずれかの条件を満たす」から選択できます。

【ファイルごとに検索】
長期保存フォルダを選択することで、そのフォルダ以下の階層にあるファイルが検索対象となります。

3．検索結果が表示されます。
検索結果をクリックすると検索結果の詳細を確認できます。
また、［プレビュー］をクリックすることで、対象文書の長期保存ファイル閲覧画面へ遷移します。

【関連リンク】
▼管理者向け
・全文検索 自動対応設定