Shachihata Cloud
電子決裁
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長期保管文書一覧オプション
更新日 / 2022.04.04

全利用者の「長期保管」に保存されている文書の検索、削除やダウンロード予約をすることができます。

【長期保管の注意事項】
・オプション契約期間中はShachihata Cloud上にて文書の保管が可能です。
電子帳簿保存法に対応する場合は、7年間、または7年を超えて繰越欠損金の控除を行う場合はその控除期間中最長10年間の保存が可能です。
・長期保管を行った文書については各ユーザ様の環境で文書をダウンロードいただければ、保存や印刷等を行うことができます。
長期保管フォルダに保管後はシステム上で保管文書の改訂は出来かねます

操作手順

メニューバーより[長期保管]-[長期保管文書一覧]をクリックします。

1長期保管文書の検索

1.各項目を設定して【検索ボタン】をクリックし、文書を検索します。
検索条件にヒットしたもののみが一覧で表示されます。
検索結果の一覧には、文書名や回覧情報などの文書情報が確認可能です。
検索を行った結果は、ヒットしたもののみ表示され、ダウンロード後に紙に印刷が可能です。
上記の機能が納税地にてご利用いただけます。

絞り込み機能として、”文書名/キーワード/金額/取引年月日/取引先/長期保管インデックスの項目”から絞り込むことが可能です。
2つ以上の任意の条件をAND検索、または複数の検索項目で絞り込み検索が可能です。
値が無い場合も、それを条件にして検索が可能となります。

[入力/選択項目]
■件名
回覧文書の件名で検索します。
■キーワード
「完了一覧」「閲覧一覧」より長期保管を行う際に利用者が登録したキーワードで検索します。
■金額
デフォルトで設定されているインデックス項目になります。
■取引年月日
デフォルトで設定されているインデックス項目になります。
■取引先
デフォルトで設定されているインデックス項目になります。
■長期保管インデックスの項目
長期保管インデックス項目に入力保存した内容で検索します。

※■金額 ■取引年月日 ■取引先 ■長期保管インデックスの項目
での検索は、「長期保管文書検索」オプションをご契約のお客様のみご利用いただけます。


※長期保管インデックスの項目検索について
検索ボックスの下にある【+ボタン】をクリックし、検索したい項目をプルダウンで選択し入力します。

2.検索結果の一覧が表示されます。

[表示項目]
■件名
回覧文書の件名が表示されます。
■サイズ
ファイルのサイズが表示されます。
■保管
回覧文書の保管状態が表示されます。
■保存日時
回覧文書の保管日時が表示されます。
■タイムスタンプ付与日時
回覧文書にタイムスタンプを付与した日時が表示されます。
■タイムスタンプ自動更新
回覧文書にタイムスタンプが付与されている場合は「ON」
タイムスタンプが付与されていない場合は「OFF」で表示されます。
■ステータス
回覧文書の保存状態が表示されます。
※「削除」のステータスは、利用者側で文書が削除されています。
完全に文書を削除する場合には管理者側で文書を削除してください。
管理者側で文書を削除した場合、文書を復元することはできません。

2長期保管文書のダウンロード

1.ダウンロードしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ、【ダウンロードボタン】をクリックします。

2.「選択文書ダウンロード」にファイル名を入力し、【はいボタン】をクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。

※選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
※選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。

3.画面中央に「ダウンロードを予約しました」と表示されます。
文書のダウンロードファイルの作成が完了次第、メールにて通知いたします。
※ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。

※ダウンロード予約した文書は「ダウンロード状況確認」よりダウンロード可能です。詳細は下記の[関連情報]をご確認ください。

3タイムスタンプの自動更新設定

タイムスタンプの自動更新をONにすると、1年ごとにタイムスタンプが付与されます。
タイムスタンプは、PDFに付与される電子署名の有効期限を1年から10年に延長できるオプション機能です。

1.タイムスタンプの自動更新をONにしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ【自動更新ONボタン】をクリックします。

2.タイムスタンプ自動更新が「ON」に更新されます。

※タイムスタンプの自動更新は、長期保管時にタイムスタンプが付与されている文書のみとなります。
タイムスタンプが付与されていない文書には「自動更新:ON」にすることはできません。

※タイムスタンプの自動更新をOFFにする場合は、文書のチェックボックスにチェックを入れ【自動更新OFFボタン】をクリックします。

4長期保管文書の削除

1.削除したい文書のチェックボックスにチェックを入れ【削除ボタン】をクリックします。

2.【削除ボタン】をクリックし、削除します。


[関連情報]
※ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。