[Shachihata Cloud]
Standard版
[管理者向けサポートページ]
長期保存一覧オプション
更新日 / 2021.10.14

全利用者の「長期保管」に保存されている文書の検索、削除やダウンロード予約をすることができます。

※長期保管機能のご契約中は無期限でクラウド上にて文書の保管が可能となります。

操作手順

メニューバーより[長期保存一覧]をクリックします。

1長期保存文書の検索

各項目を設定して【検索ボタン】をクリックし、長期保存文書を検索します。

絞り込み機能として、”文書名/キーワード”から絞り込むことが可能です。
複数項目を選択、入力いただくことで、AND検索が行えます。

[入力/選択項目]
■文書名
回覧文書の件名で検索します。
■キーワード
「完了一覧」「閲覧一覧」より長期保存を行う際に利用者が登録したキーワードで検索します。

2長期保存文書のダウンロード

1.ダウンロードしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ、【ダウンロードボタン】をクリックします。

2.「選択文書ダウンロード」にファイル名を入力し、【はいボタン】をクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。

※選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
※選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。

3.画面中央に「ダウンロードを予約しました」と表示されます。
文書のダウンロードファイルの作成が完了次第、メールにて通知いたします。
※ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。

※ダウンロード予約した文書は「ダウンロード状況確認」よりダウンロード可能です。詳細は下記の[関連情報]をご確認ください。

3長期保存文書の削除

1.削除したい文書のチェックボックスにチェックを入れ【削除ボタン】をクリックします。

2.【削除ボタン】をクリックし、削除します。


[関連情報]
※ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。