Shachihata Cloud ヘルプサイト 管理者向け保存文書一覧
保存文書一覧
更新日 / 2022.11.11
更新日 / 2022.11.11

保存文書一覧でできること

全利用者の「下書き一覧」に保存されている文書の検索、
削除やダウンロード予約をすることができます。

操作手順

1保存文書の検索

1.メニューバーより[保存文書一覧]をクリックします。

2.各項目を設定して[検索]ボタンをクリックし、保存文書を検索します。

絞り込み機能として、”検索文字列/文書ID/部署/保存日/状態”から絞り込むことが可能です。
複数項目を選択、入力いただくことで、AND検索が行えます。

【入力/選択項目】
■検索文字列
ファイル名、件名、申請者氏名(部分一致)で検索します。
■文書ID
文書の新規作成時に付与される文書IDで検索します。
■部署
部署名で検索します。
■保存日
保存日で検索します。
■状態
文書の状態で検索します。 選択できる状態は「保存中」「引戻し」「削除」です。

2保存文書のダウンロード予約

1.ダウンロードしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ、[ダウンロード予約]ボタンをクリックします。

2.「選択文書ダウンロード予約」にファイル名を入力し、[はい]ボタンをクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。

※選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
※選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。

3.画面中央に「ダウンロードを予約しました」と表示されます。
文書のダウンロードファイルの作成が完了次第、メールにて通知いたします。
※ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。

※ダウンロード予約した文書は「ダウンロード状況確認」よりダウンロード可能です。
詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。

3保存文書の削除

1.削除したい文書のチェックボックスにチェックを入れ[削除]ボタンをクリックします。

2.「選択された回覧を削除します。よろしいですか?」と表示されますので、[削除]ボタンをクリックし、削除します。

3.「保存文書一覧」より削除後、該当する文書を保存していた利用者宛に
「回覧削除のお知らせ」メールが届きます。


【関連リンク】
・ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。

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