目次
保存文書一覧でできること
全利用者の「下書き一覧」に保存されている文書の検索、
削除やダウンロード予約をすることができます。
操作手順
1保存文書の検索
1.メニューバーより［保存文書一覧］をクリックします。
2.各項目を設定して［検索］ボタンをクリックし、保存文書を検索します。
絞り込み機能として、”検索文字列/文書ID/部署/保存日/状態”から絞り込むことが可能です。
複数項目を選択、入力いただくことで、AND検索が行えます。
【入力/選択項目】
■検索文字列
ファイル名、件名、申請者氏名(部分一致)で検索します。
■文書ID
文書の新規作成時に付与される文書IDで検索します。
■部署
部署名で検索します。
■申請日
申請日で検索します。
■状態
文書の状態で検索します。 選択できる状態は「保存中」「引戻し」「削除」です。
2保存文書のダウンロード予約
1.ダウンロードしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ、［ダウンロード予約］ボタンをクリックします。
2.「選択文書ダウンロード予約」にファイル名を入力し、［はい］ボタンをクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。
※選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
※選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。
３．画面中央に「ダウンロードを予約しました」と表示されます。
文書のダウンロードファイルの作成が完了次第、メールにて通知いたします。
※ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。
※ダウンロード予約した文書は「ダウンロード状況確認」よりダウンロード可能です。
詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。
3保存文書の削除
1.削除したい文書のチェックボックスにチェックを入れ［削除］ボタンをクリックします。
2.「選択された回覧を削除します。よろしいですか？」と表示されますので、［削除］ボタンをクリックし、削除します。
3.「保存文書一覧」より削除後、該当する文書を保存していた利用者宛に
「回覧削除のお知らせ」メールが届きます。
