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文書の回覧申請
更新日 / 2021.08.03

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文書の回覧先、件名とコメント、保護設定、再通知の有無を設定し、申請します。


【注意】動画の内容から更新されています
更新内容:
①承認ルートのテンプレートから回覧先を設定できるようになりました。(0:12-1:00)
 ※最新の手順は下記、「回覧先設定」よりご確認ください。
②閲覧ユーザーの追加人数が、同じ企業内のユーザーのみ10名まで可能となりました。(1:48-1:51)
③宛先設定「お気に入り」で名称設定と詳細表示ができるようになりました。(0:44-1:00)



▼文書の回覧申請の主な流れは以下となります。操作手順は、該当するタイトルをクリックしご確認ください。

①宛先の設定
②回覧順の設定
③閲覧ユーザーの設定
④件名・コメントの設定
⑤保護設定
⑥再通知設定
⑦文書の申請

操作手順

回覧文書の「プレビュー・捺印画面」より【回覧設定ボタン】をクリックすると、回覧先設定画面が表示されます。

1宛先の設定

宛先の追加には、「直接入力」「アドレス帳」「お気に入り」「テンプレート」いずれかの操作をします。

①名前やメールアドレスを直接入力

名前やメールアドレスを入力し、【追加ボタン】をクリックします。
※名前の入力は任意、メールアドレスの入力は必須項目です。
※「回覧時にアドレス帳に追加」にチェックを入れると、次回以降アドレス帳から宛先を追加できるようになります。

※管理者によって「制限設定」の環境ダイアログ表示が設定されている場合
回覧の宛先(送信先)にパソコン決裁CloudとShachihata Cloud両環境にアカウントがあるユーザーを回覧先に設定する際に、どちらの環境に送信するか選択できます。

・Corprate1を選択した場合、パソコン決裁Cloudの環境に送信されます。
・Business Pro1 または Business Pro2を選択した場合、Shachihata Cloudの環境に送信されます。


②アドレス帳から追加

【アドレスボタン】をクリックして「アドレス帳」を開き、追加したいアドレスにチェックを入れ【回覧先に追加ボタン】をクリックします。


③お気に入りから追加

回覧にはお気に入り登録もあり、こちらは利用者が「個別」に設定します。
申請ページで一度回覧を設定し、お気に入り登録を行うと、次回から登録した回覧ルートを【追加ボタン】より呼び出すことができます。

「お気に入り」を開き、追加したいお気に入りルートの【追加ボタン】をクリックします。

緑色の枠内をクリックすると、詳細情報が表示されます。

※「お気に入り」に回覧ルートを保存するには、登録したいアドレスを入力して【追加ボタン】をクリックし、その後【お気に入り登録ボタン】をクリックします。

お気に入りの名称を設定できます。
※名称変更はできません。


④テンプレートから追加

管理者によって設定された、承認ルートのテンプレートから回覧先を設定できます。
※テンプレートから宛先を追加した場合、他の承認者(社内/社外)を宛先に追加することはできません。

「テンプレート」を開き、【適用ボタン】をクリックします。

【詳細ボタン】をクリックすると、テンプレートに該当する部署・役職の承認者を確認できます。
※「関係部署を表示」にチェックを入れると、自身が所属している部署のみ表示します。

役職の人数指定がされている場合、同じ役職者に同時に文書が回覧されます。
先に承認操作が完了した承認者の履歴が文書に反映され、指定されている部署の役職者の人数に達すると回覧が進みます。
承認後に文書を開いた同じ役職の承認者は、文書の閲覧、ダウンロードのみ可能です。

2回覧順の設定

文書は、申請者→社内承認者→社外承認者の順に回覧されます。


※「最終承認者から直接社外に送る」設定

社外の承認者に回覧する前に、申請者へ文書を戻す設定ができます。回覧先が社内のみの場合、チェックボックスは表示されません。

①最終承認者から直接社外に送る
社内での回覧が完了後、申請者の確認なしで社外の承認者に回覧されます。


②最終承認者から直接社外に送らない
1.社内での回覧が完了後、申請者の「受信一覧」に文書が戻ります。

2.戻った文書は「受信一覧」より開き、【承認ボタン】をクリックすると、社外の承認者に回覧されます。
※通常の承認画面と異なり、【戻るボタン】【ダウンロードボタン】【承認ボタン】のみ表示されます。回覧先設定画面は表示されません。

3閲覧ユーザーの設定

文書の閲覧、ダウンロードのみ可能とするユーザーを設定できます。設定したユーザーには、回覧完了後メール通知が届きます。

※閲覧ユーザーに追加できるのは、同じ企業内のユーザー10名までとなります。

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4件名・コメントの設定

件名とコメントを設定します。
なお、未入力でも申請できます。件名が未入力の場合、1タブ目の最初にアップロードしたファイル名が件名になります。

プルダウンより、定型コメントを選択できます。定型コメントは「設定」より変更できます。

5保護設定

回覧時の保護内容を設定します。必要な項目があればチェックを入れます。
※管理者によって「保護設定」で申請時の変更が許可されていない場合、チェックを外すことはできません。

[選択項目]

■宛先、回覧順の変更を許可する
回覧先で、宛先や回覧順を変更する許可を与えます。

■テキスト追加を許可する
回覧先で、文書にテキスト追加をする許可を与えます。
※管理者によってテキスト追加が許可されていない場合、表示されません。

■アクセスコードで保護する
回覧文書をアクセスコード(パスワード)で保護します。社内用と社外用で、異なるアクセスコードを設定します。
この機能を有効にすると、アクセスコードを入力しない限り回覧文書を閲覧できません。アクセスコードは別途、回覧先に送信されます。

6再通知設定

カレンダーマーク横のボックスをクリックし、再通知したい日程をクリックします。
※設定日に回覧が終了していた場合、通知しません。
※再通知は「送信一覧画面」からも行えます。

7文書の申請

設定が完了したら、右上または右下にある【申請するボタン】をクリックします。


[関連情報]
※アドレス帳についてはこちらからご確認ください。
※閲覧ユーザーの操作方法についてはこちらからご確認ください。
※定型コメントの変更についてはこちらからご確認ください。
※送信一覧での再通知設定についてはこちらからご確認ください。