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ファイルメール便
更新日 / 2023.11.02
有料オプション
更新日 / 2023.11.02

ファイルメール便機能でできること

最大500MB×10ファイルという大容量のファイル送信をセキュアに行えます。
拡張子の制限がないため、動画や図面の送信などにも対応ができ、
Shachihata Cloudのアカウントが無い社内外のユーザーにも送信可能です。

※「ファイルメール便」オプションを購入している場合のみご利用いただけます。

操作手順

1ファイルメールの送信

1.メニューバーより[ポータル]-[ファイルメール]をクリックします。
※「ファイルメール」アイコンが表示されない場合、管理者により「グループウェア設定」にて
利用設定をしていただく必要があります。
詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。

2.宛先を入力します。操作手順は下記の通りです。


【操作方法①】メールアドレスを直接入力する場合
宛先のメールアドレスを入力し[TOに追加]または[BCCに追加]をクリックします。


【操作方法②】アドレス帳から宛先追加する場合

TOまたはBCCの右側にあるアドレス帳アイコンをクリックします。

追加したいメールアドレスにチェックを入れ、[TOに追加]または[BCCに追加]をクリックします。

TO/BCC間はドラッグ&ドロップで移動可能です。

「送信時にアドレス帳に追加する」にチェックを入れると、宛先に設定したメールアドレスがアドレス帳に追加されます。


3.メールに添付するファイルをアップロードします。
最大500MB×10ファイルまでアップロードできます。
また、Excel、PNGなど、全ての拡張子に対応しています。
※管理者により[制限設定]にて使用するストレージの設定がされている場合、
クラウドストレージからファイルを選択できます。
詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。

「プレビュー捺印」画面または「ダウンロード状況確認」画面よりファイルメール便にファイルアップロードができます。
ダウンロードからファイルメール便へアップロード方法についてはこちらからご確認ください。

4.メールの件名、メッセージを入力します。

歯車のマークをクリックすると、送信時のコメントに追加できる定型文を設定できます。

定型文の内容の更新をし、[設定を保存する]をクリックします。

5.保護設定を入力します。

6.[送信]ボタンをクリックします。

7.全てのチェックボックスにチェックを入れると[送信]ボタンが活性化します。
※安全の為、[送信]ボタンを押してから10分間は相手に送信されません。

8.ダウンロードリンクが貼られているメールと、セキュリティコードが記載されているメールが送られます。


【操作履歴の取得】

ファイルメールを送信した際、管理者側から送信履歴(送信者・送信日時・送信先・送信ファイル名)の取得が可能です。
1.メニューバーより[操作履歴]-[利用者操作履歴]をクリックします。

2.「操作」より「ファイルメール便-送信」を選択して[検索]ボタンをクリックします。

3.検索結果から該当の履歴をクリックすると、詳細内容が表示されます。

2ダウンロードからファイルメール便へアップロード

回覧文書や保存文書を直接ファイルメール便にアップロードできます。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、2通りあります)

【操作方法①】「プレビュー捺印」画面よりアップロード
1.ダウンロードしたい回覧文書の「プレビュー・捺印」画面を表示させ、[ダウンロード]-[ファイルメール便で送信する]をクリックします。

2.ファイルメール便に文書がアップロードされます。


【操作方法②】「ダウンロード状況確認」よりアップロード
複数の回覧ファイルを一括でアップロードする場合や、長期保存文書のアップロードにご利用いただけます。
1.「ダウンロード状況確認」画面より[ダウンロード]-[ファイルメール便で送信する]をクリックします。

2.ファイルメール便に文書がアップロードされます。

3受信したファイルメールのダウンロード

1.ダウンロードリンクが貼られているメールと、セキュリティコードが記載されているメールが送られます。

2.[ダウンロード確認画面を開く]をクリックします。

3.ファイル情報が表示されます。

【表示項目】
■送信日時
メールが送信された日時が表示されます。
■件名
メールの件名が表示されます。
■メッセージ
メールに記載されたメッセージが表示されます。
■ファイル名
メールに添付されたファイル名が表示されます。
■サイズ
メールに添付されたファイルのファイルサイズが表示されます。
■ダウンロード期限
送信時間+送信者が設定した「ダウンロード有効期限」が表示されます。
■ダウンロード残回数
ダウンロードできる残り回数が表示されます。
■状態
ダウンロード期限が切れている場合は「期限切れ」、
ダウンロード残回数が上限に達している場合は「上限超え」が表示されます。


4.セキュリティコードを入力し、[ダウンロード]をクリックします。

送信者が設定したダウンロード可能回数の上限とダウンロード可能期限に達している場合、下記の画面のメッセージが表示されます。

▼ダウンロード可能回数が上限に達している場合

▼ダウンロード可能期限が上限に達している場合

4送信したファイルメールの一覧確認

「ファイルメール便」画面から[ファイル送信一覧]ボタンをクリックすると、
送信したファイルの一覧の確認が可能です。

1.[ファイル送信一覧]ボタンをクリックします。

【表示項目】
■宛先
メールの宛先のメールアドレスが表示されます。
■件名
メールの件名が表示されます。
■ファイル名
メールに添付したファイル名が表示されます。
■セキュリティコード
メールを送信する際に設定したセキュリティコードが表示されます。
■送信日時
メールが送信された日時が記載されます。
※送信ボタンを押してから10分間は送信されない為、その間は「送信待ち」と表示されます。
■ダウンロード期限
送信ボタンを押してから10分後 + 送信者が設定した「ダウンロード有効期限」が表示されます。
※有効期限が切れたものは一覧から削除されます。
■ダウンロード残回数
ダウンロード残り回数が表示されます。
■状態
「期限切れ」や「上限超え」などの状態が確認できます。

2.送信一覧から該当のファイルの行をクリックすると「送信内容詳細」画面が表示されます。

[一括ダウンロード]ボタンまたは[ダウンロード]ボタンをクリックするとファイルのダウンロードが可能です。
※送信者側のダウンロードはダウンロード残回数にカウントされません。

[再送信]ボタンをクリックすると、ファイルメールの再送信が可能です。

5ファイルメール便情報のCSV出力

1.年月部分をクリックし、CSV出力をしたい月を選択します。

2.[CSV出力]をクリックします。

6送信したファイルメールの削除

送信したファイルメールを削除します。
※送信済みのファイルメール便の履歴は、削除が行えません。

1.「ファイル送信一覧」の該当の行にチェックを入れ、[選択した項目を削除]ボタンをクリックします。

2.[削除]ボタンをクリックします。



【関連リンク】
・ファイルメール便の利用設定についてはこちらをご確認ください。
・使用するストレージの設定方法についてはこちらをご確認ください。

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