長期保存キャビネットでは、保存した文書にインデックスを設定できます。
インデックスを設定すると、登録した項目をもとに文書を検索することが可能になります。

電子帳簿保存法の保存要件として、取引年月日、金額、取引先の項目で検索できることが挙げられており、インデックスを登録することでこの要件を満たすことが可能です。

長期保存キャビネットの基本的な利用方法については、こちらをご確認ください。

インデックスの文字数制限

・全角文字：最大40文字まで
・半角文字：最大120文字まで
・半角全角混在入力：合計120文字以内。ただし、全角文字は最大40文字まで
※インデックスが数値型の場合、マイナス値の入力も可能です。

操作方法

利用者画面

1文書の回覧時にインデックスの登録・更新

文書を回覧する際に、任意のタイミング（申請時／回覧中／回覧完了後）でインデックスを登録・更新できます。

1．文書のプレビュー画面で、メニュー［≡］＞［インデックス］をクリックします。

2．インデックス項目をプルダウンから選択し、内容を入力します。
［＋］でインデックス項目の追加、［×］で削除ができます。
インデックスの入力補助機能を使用する場合はインデックスの入力補助機能をご確認ください。

3．［保存］をクリックして登録します。

2回覧を行わずに長期保存する文書にインデックスの登録

回覧を行わず、直接キャビネットに保存する文書にもインデックスを設定できます。

1．左側のメニューから［長期保存キャビネット］をクリックします。

2.［キャビネット保存］をクリックします。

3.［ファイル選択］をクリックし、アップロードするファイルを選択します。

4.インデックス登録と保存先フォルダを選択し、［登録］をクリックします。
［＋］でインデックス項目の追加、［×］で削除ができます。

3長期保存キャビネットよりインデックスの更新

長期保存キャビネットの保存文書の一覧よりインデックスの更新を行います。

1．左側のメニューから［長期保存キャビネット］をクリックします。

2．インデックスを登録・更新したい文書の［設定編集］をクリックします。

インデックスのステータスは以下の通りです。

ステータス	内容
未登録	インデックスが設定されていません。
登録中	インデックスが1つ以上設定されています。
完了	インデックスは確認のみ可能（更新不可）。

3．インデックス項目をプルダウンから選択し、登録内容を入力します。
［＋］でインデックス項目の追加、［×］で削除ができます。

4．インデックスを保存する場合は［保存］をクリックします。

インデックスの内容を確定する場合は［完了］をクリックします。
［完了］をクリックすると、以降利用者側でインデックスの更新を行うことはできません。
※完了ボタンは、管理者により権限が付与されている場合のみ表示されます。
　表示方法は、インデックス登録完了ボタンの表示方法を参照してください。

4長期保存キャビネットのプレビュー画面からインデックスの登録・更新

1．左側のメニューから［長期保存キャビネット］をクリックします。

2.インデックスを登録・更新したい文書をクリックし［プレビュー］をクリックします。

インデックスのステータスは以下の通りです。

未登録：インデックスが設定されていません。
登録中：インデックスが1つ以上設定されています。
完了　：インデックスの確認のみ可能です。（利用者側でインデックスの更新を行うことはできません。）

3.インデックス項目をプルダウンから選択し、登録内容を入力します。
［＋］でインデックス項目の追加、［×］で削除ができます。

インデックスの入力補助機能を使用する場合はインデックスの入力補助機能をご確認ください。

4.［保存］をクリックします。

5インデックスの入力補助機能

OCR機能を使い、文書上で選択した範囲のテキストを読み取りインデックス入力に反映させることが可能です。

1.範囲選択を行う項目欄をクリックします。

2.左側の文書の該当箇所をドラッグして選択します。

3.範囲選択で検出されたテキストが青字で表示されます。
青字のテキストをクリックすると入力欄に反映します。

6インデックスを使った文書検索

登録済みのインデックスをもとに文書を検索できます。
※管理者によりアクセス権を与えられたフォルダの文書のみ閲覧可能です。

1．左側のメニューから［長期保存キャビネット］をクリックします。

2．検索するフォルダと検索条件を設定して［検索］をクリックします。

・「全体検索」にチェックを入れて検索すると、下層フォルダも含めて検索が可能です。

・［検索項目を追加する＋］で長期保存文書に登録したインデックスの内容で検索ができます。

7長期保存文書のインデックス内容の表示

設定されたインデックスは、「詳細内容表示エリア」で確認できます。

1．左側のメニューから［長期保存キャビネット］をクリックします。

2．該当の文書をクリックします。

3．画面右側の詳細内容表示エリアのインデックス欄で内容を確認できます。

【テンプレート入力内容の確認】
テンプレートから作成された文書で、${任意入力}欄に入力された内容も「インデックス」で確認できます。
※テンプレート機能は、有料オプション「入力フォームテンプレート」をご契約のお客様のみご利用いただけます。