2長期保存文書の検索

長期保存キャビネットに保存した文書をファイル名や設定した項目をもとに検索することができます。
検索を行った文書は閲覧やダウンロードを行うことが可能です。

※管理者によりアクセス権を与えられたフォルダの文書のみ閲覧可能です。
フォルダのアクセス権設定についてはこちらからご確認ください。

1.［長期保存キャビネット］の画面を開きます。

2.検索するフォルダを選択、各項目を設定して［検索］をクリックします。
※「全体検索」にチェックを入れると検索をかけた下層のフォルダまで通しで検索することができます。

【入力/選択項目】
■文書名
回覧文書の件名で検索します。
■キーワード
［完了一覧］より長期保存を行う際に登録したキーワードで検索します。

※「長期保存キャビネット検索」オプションをご契約のお客様のみ長期保存インデックスの検索がご利用いただけます。
長期保存キャビネット検索の使用方法についてはこちらからご確認ください。

【表示項目】
■件名
文書の件名が表示されます。件名が設定されていない場合はファイル名が表示されます。
■サイズ
文書のサイズが表示されます。
■保存
保存文書の保管状態が表示されます。
Shachihata Cloudにて回覧完了後に保存した文書は「完了」、
長期保存キャビネットに直接保存した文書は「外部」と表示されます。
■保存日時
文書が長期保存された日時が表示されます。

3長期保存文書のプレビュー

長期保存した文書のプレビューができます。

1.閲覧したい文書をクリックし、［プレビュー］をクリックします。

2.複数の文書がアップロードされている場合、「長期保存ファイル閲覧」画面でファイル名部分をクリックすることで文書の切り替えが可能です。

4長期保存文書のファイル移動

長期保存した文書のファイル移動ができます。
※管理者にて、利用者による文書の移動可否の制御が可能です。
利用者による文書の移動可否設定についてはこちらからご確認ください。

1.移動したい文書のチェックボックスにチェックを入れ、プルダウンより［文書ファイル移動］を選択し［実行］をクリックします。

2.移動先のファルダを選択し、［はい］をクリックします。

5長期保存文書のキーワード更新

【操作方法①】［長期保存キャビネット］から更新

1.［長期保存キャビネット］画面を開きます。

2.キーワードを更新したい文書をクリックして「詳細内容表示エリア」画面を表示させます。

3.「キーワード」に変更内容を入力し、［更新］をクリックします。

【操作方法②】完了一覧のプレビュー画面から更新する場合
1.［完了一覧］画面を開きます。

2.キーワードを更新したい文書をクリックして「詳細内容表示エリア」画面を開き、［表示］をクリックします。

3.［キャビネット保存］をクリックします。

4.「キーワード登録」に変更内容入力し、［はい］をクリックします。

【操作方法③】完了一覧の文書一覧から長期保存する場合
1.［完了一覧］画面を開きます。

2.キーワードを更新したい文書のチェックボックスにチェックを入れ、［キャビネット保存］をクリックします。

3.「キーワード登録」に変更内容入力し、［はい］をクリックします。

6長期保存文書のダウンロード

長期保存キャビネット内の保存文書をダウンロードできます。
ダウンロード後に紙に印刷が可能です。
操作手順は下記の通りです。（操作方法は、2通りあります）

【操作方法①】ダウンロード予約
1.ダウンロードしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ、プルダウンより［ダウンロード予約］を選択し［実行］をクリックします。

回覧履歴を付けてダウンロードする場合は「回覧履歴あり」を選択し、回覧履歴を付けずダウンロードする場合は「回覧履歴なし」を選択し、［実行］をクリックします。

2.「選択文書ダウンロード予約」画面にてファイル名を入力し、［ダウンロード予約］をクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。

選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。

3.ダウンロード予約した文書は［ダウンロード状況確認］よりダウンロード可能です。
ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。

【操作方法②】
1.ダウンロードを行いたい文書をクリックし、「詳細内容表示エリア」画面より［ダウンロード］をクリックします。

※「詳細内容表示エリア」は文書名以外にファイル名、ファイルのサイズ、回覧情報（差出人、宛先、申請日、承認完了日）、 キーワード、添付ファイル情報など文書に付随する情報を確認することが可能です。

2.回覧履歴を付けてダウンロードする場合は「回覧履歴を付ける」を選択し、回覧履歴を付けずダウンロードする場合は「完了済みファイル」を選択し、［ダウンロード］をクリックします。

3.ダウンロード予約した文書は［ダウンロード状況確認］よりダウンロード可能です。
ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。

7添付ファイルのダウンロード

文書にファイルが添付されている場合、添付ファイルをダウンロードすることができます。

1.「長期保存キャビネット」画面を開きます。

2.添付ファイル付きの文書をクリックし「詳細内容表示エリア」画面を表示します。

3. 「添付ファイル情報」より［ダウンロード］をクリックします。

4.ダウンロード予約した文書は［ダウンロード状況確認］よりダウンロード可能です。
ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。

8長期保存文書の削除

長期保存キャビネットより文書を削除します。
完了文書と同様に、自身が申請（送信）した文書を削除可能です。
※文書を削除した場合には、削除後に復元を行うことはできません。管理者にて、利用者による文書データ削除可否の制御が可能です。

詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。
・文書の自動保存、利用者による文書の削除可否設定についてはこちらからご確認ください。

操作手順は下記の通りです。（操作方法は、2通りあります）

【操作方法①】
1.削除したい文書のチェックボックスにチェックを入れ［削除］をクリックします。

2.［はい］をクリックし、削除します。

【操作方法②】
1.削除したい文書をクリックして「詳細内容表示エリア」画面を表示し、［削除］をクリックします。

2.［はい］をクリックし、削除します。

9タイムスタンプの自動更新設定

タイムスタンプの自動更新をONにすると、1年ごとにタイムスタンプが付与されます。
タイムスタンプは、PDFに付与される電子署名の有効期限を1年から10年に延長できるオプション機能です。
※この機能は別途オプションの「タイムスタンプ」を購入いただいている場合にご利用いただける機能になります。

1.タイムスタンプの自動更新をONにしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ、プルダウンより［タイムスタンプ自動更新ON］を選択し［実行］ボタンをクリックします。

2.タイムスタンプ自動更新が「ON」に更新されます。

3.タイムスタンプの自動更新をOFFにする場合は、文書のチェックボックスにチェックを入れ、プルダウンより［タイムスタンプ自動更新OFF］を選択し［実行］ボタンをクリックします。

4.タイムスタンプ自動更新が「OFF」に更新されます。

【関連リンク】
・文書の自動保存、利用者による文書の削除可否設定についてはこちらからご確認ください。
・フォルダのアクセス権設定についてはこちらからご確認ください。
・ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。
・タイムスタンプの確認方法についてはこちらからご確認ください。