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長期保管オプション
更新日 / 2022.02.16

「完了一覧」「閲覧一覧」より長期保管フォルダにコピー保存された文書の検索、ダウンロード、削除ができます。
また「長期保管」から新規登録も可能です。

※長期保管機能のご契約中は無期限でクラウド上にて文書の保管が可能となります。


▼主な流れは以下となります。操作手順は、該当するタイトルをクリックしご確認ください。
①文書の長期保管
②長期保管文書の検索
③長期保管文書のダウンロード
④長期保管文書のキーワード変更
⑤添付ファイルのダウンロード
⑥長期保管文書の削除

操作手順

1文書の長期保管

「完了一覧」「閲覧一覧」「長期保管」を開き、文書の長期保管をします。
また「長期保管」のページから新規で登録することも可能です。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、3通りあります)
※管理者によって、長期保管フォルダへの自動保管が設定されている場合がございます。

操作方法①
1.「完了一覧」または「閲覧一覧」のページを開き、長期保管したい文書をクリックしてプレビューを表示させ、「表示」をクリックします。

2.【長期保管ボタン】をクリックします。

3.任意で「キーワード」を入力し、【はいボタン】をクリックします。
※キーワードを登録することで、長期保管文書の絞り込み検索が行えます。
※キーワードは未入力でも長期保管可能です。


操作方法②
1.長期保管したい文書のチェックボックスにチェックを入れ【長期保管ボタン】をクリックします。

2.【はいボタン】をクリックします。
※複数の文書を同時に長期保管する場合は、「キーワード登録画面」が表示されません。
※キーワードは、長期保管より変更可能です。

操作方法③

1.「長期保管」のページを開き【新規登録ボタン】をクリックします。

[入力/選択項目]
■キーワード登録
キーワードを登録することで、長期保管文書の絞り込み検索が行えます。
■インデックス登録
項目をプルダウンで選択し入力します。
【プラスボタン】をクリックし複数のインデックス登録が可能です。
※[取引年月日][金額][取引先]がデフォルト登録されています。
※[インデックス登録]は長期保管文書検索オプションをご契約の方のみご利用可能です。

2.ファイルを選択し【登録ボタン】をクリックします。

3.タイムスタンプの有無を選択します。

2長期保管文書の検索

1.メニューバーより[長期保管]をクリックします。

[表示項目]
■文書名
文書の件名が表示されます。件名が設定されていない場合はファイル名が表示されます。
■サイズ
文書のサイズが表示されます。
■保存日時
文書が長期保管された日時が表示されます。


2.各項目を設定して【検索ボタン】をクリックし、文書を検索します。

絞り込み機能として、”文書名/キーワード”から絞り込むことが可能です。
複数項目を選択、入力いただくことで、AND検索が行えます。

[入力/選択項目]
■文書名
回覧文書の件名で検索します。
■キーワード
「完了一覧」「閲覧一覧」より長期保管を行う際に登録したキーワードで検索します。

3長期保管文書のダウンロード

長期保管文書は、zipファイルでダウンロード可能です。

1.長期保管したい文書をクリックしてプレビューを表示させ、【ダウンロードボタン】をクリックします。

※回覧履歴を付けてダウンロードする場合は[回覧履歴を付ける]のチェックボックスにチェックを入れ、【ダウンロードボタン】をクリックします。
また電子署名が付与されている場合、ダウンロードの際に回覧時の署名が無効になります。

※電子署名を契約していないユーザーにもダイアログは表示されます。

※回覧履歴を付けない場合は「完了済みファイル」にチェックを入れます

4長期保管文書のキーワード変更

キーワードを変更したい文書をクリックしてプレビューを表示させます。
「キーワード」に変更内容を入力し、【更新ボタン】をクリックします。

5添付ファイルのダウンロード

文書にファイルが添付されている場合[添付ファイル情報]に表示され、【ダウンロードボタン】クリックすると添付ファイルをダウンロードできます。

6長期保管文書の削除

長期保管より文書を削除します。
完了文書と同様に、自身が申請(送信)した文書を削除可能です。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、2通りあります)

操作方法①
1.削除したい文書のチェックボックスにチェックを入れ【削除ボタン】をクリックします。

2.【はいボタン】をクリックし、削除します。


操作方法②
1.削除したい文書をクリックしてプレビューを表示させ、【削除ボタン】をクリックします。

2.【はいボタン】をクリックし、削除します。