キャビネット設定機能でできること

長期保存キャビネットへの文書の自動保存の設定や、キャビネット内の利用者の権限を設定できます。

【長期保存キャビネットとは】
Shachihata Cloud上にて文書を長期間保存するためのオプション機能です。
通常Shachihata Cloudでの文書保存期間はファイルをアップロードした日から1年間となり保存期間が経過した文書は全て削除されますが、「長期保存キャビネット」オプションをご契約いただくと、キャビネット上にて無期限で文書の保存が可能となります。

操作手順

1キャビネット設定

メニューバーより［長期保存キャビネット］-［キャビネット設定］をクリックします。

長期保存キャビネットの各種設定を行えます。

【表示項目】
■文書の自動保存
「有効」にした場合、回覧完了文書は自動で長期保存キャビネットへコピー保存されます。
「無効」にした場合、回覧完了文書は自動保存されず、利用者が［完了一覧］より文書のキャビネット保存を行うことで
長期保存キャビネットへコピー保存されます。
■フォルダを選択
自動保存を行う際の、保存先のフォルダを指定してください。
■自動保存件数
自動保存を行う際の、日ごとに長期保存される件数を設定します（1日最大500件）
※自動保存ではなく、手動で文書の長期保存を行う場合は件数の制限はございません。
■利用者側の削除ボタン
「有効」にした場合、利用者側の長期保存キャビネット画面に［削除］ボタンが表示されます。
「無効」にした場合、利用者側の長期保存キャビネット画面の［削除］ボタンが非表示になり、
利用者は保存文書の削除ができなくなります。
※「利用者側の削除ボタン」はデフォルトでは「無効」になっております。
※電子帳簿保存法の規定を満たしていただくには「無効」にする必要がございます。
■利用者側タイムスタンプ再付与機能
「有効」した場合、利用者側の長期保存キャビネット画面に「タイムスタンプ自動更新」の［自動更新ON］ボタン、
［自動更新OFF］ボタンが表示されます。
「無効」にした場合、利用者側の長期保存キャビネット画面の「タイムスタンプ自動更新」の［自動更新ON］ボタン、
［自動更新OFF］ボタンが非表示になります。
※「利用者側タイムスタンプ再付与機能」は「タイムスタンプ」オプションを購入している場合のみご利用いただけます。
※「利用者側タイムスタンプ再付与機能」はデフォルトでは「無効」になっております。
■利用者側の移動ボタン
「有効」にした場合、利用者側の長期保存キャビネット画面に［移動］ボタンが表示されます。
「無効」にした場合、利用者側の長期保存キャビネット画面の［移動］ボタンが非表示になり、
利用者から保存文書の移動ができなくなります。
※「利用者側の移動ボタン 」はデフォルトでは「無効」になっております。

【関連リンク】
・長期保存を行う際のインデックスの設定方法はこちらからご確認ください。
・長期保存を行うフォルダの設定方法はこちらからご確認ください。
・利用者が長期保存した文書一覧の確認方法はこちらからご確認ください。