長期保存キャビネット検索機能でできること

インデックスを設定することで、「長期保存キャビネット」にて登録したインデックスに応じた文書の検索が可能となります。

※「長期保存キャビネット検索」オプションを購入している場合のみご利用いただけます。

※電子帳簿保存法の保存要件として、取引年月日、金額、取引先の項目で検索できることが挙げられており、インデックスを登録することでこの要件を満たすことが可能です。

操作手順

1文書の長期保存

操作手順は下記の通りです。（操作方法は、3通りあります）
※管理者によって、長期保存キャビネットへの自動保存が設定されている場合がございます。

詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。
・文書の自動保存、利用者による文書の削除可否設定についてはこちらからご確認ください。

【操作方法①（インデックス、キーワードを登録）】
1.「完了一覧」画面より長期保存したい文書をクリックしてプレビューを表示させ、［表示］をクリックします。

2.プレビュー画面よりメニュー［≡］-［インデックス］をクリックします。

3.詳細情報を直接入力もしくは、文書プレビューから範囲選択を行います。
インデックスを保存することで、検索インデックスの項目の値を条件にして検索が可能です。
インデックスの項目は、管理者にて任意の検索項目を設定可能です。（勘定科目など）

※文書プレビューから範囲選択を行う場合
範囲選択を行う項目欄をクリックし、左側の文書プレビューより該当箇所をドラッグして選択します。

範囲選択で検出されたテキストが青字で表示されます。
青字のテキストをクリックし、範囲選択を行った項目欄に反映します。

4.［保存］ボタンをクリックしてインデックスを保存します。

5.［キャビネット保存］ボタンをクリックします。

6.任意でキーワードを入力し、保存先のフォルダを選択後［はい］ボタンをクリックします。
キーワードを登録することで、長期保存キャビネットの絞り込み検索が行えます。キーワードは未入力でも長期保存可能です。

【操作方法②（キーワードのみ登録）】
1.「完了一覧」画面より長期保存したい文書のチェックボックスにチェックを入れ［キャビネット保存］ボタンをクリックします。

２．任意でキーワードを入力し、保存先のフォルダを選択後［はい］ボタンをクリックします。
キーワードを登録することで、長期保存キャビネットの絞り込み検索が行えます。キーワードは未入力でも長期保存可能です。

※複数の文書を同時に長期保存する場合は、「キーワード登録画面」が表示されません。
キーワードは、長期保存キャビネットより変更可能です。

【操作方法③】

1.［長期保存キャビネット］のページを開き［新規登録］ボタンをクリックします。

2.ファイルを選択、各項目を設定し［登録］ボタンをクリックします。

3.タイムスタンプの有無を選択します。

2長期保存文書の検索

長期保存キャビネットに保存した文書をファイル名やインデックス、設定した項目をもとに検索することができます。
検索を行った文書は閲覧やダウンロードを行うことが可能です。

※管理者によりアクセス権を与えられたフォルダの文書のみ閲覧可能です。

詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。
・フォルダのアクセス権設定についてはこちらからご確認ください。

1.［長期保存キャビネット］の画面を開きます。

2.各項目を設定して［検索］ボタンをクリックし、文書を検索します。

※「全体検索」にチェックを入れると検索をかけた下層のフォルダまで通しで検索することができます。

【入力/選択項目】
■文書名
回覧文書の件名で検索します。
■キーワード
［完了一覧］より長期保存を行う際に登録したキーワードで検索します。
■金額
デフォルトで設定されているインデックス項目になります。
■取引年月日
デフォルトで設定されているインデックス項目になります。
■取引先
デフォルトで設定されているインデックス項目になります。
■長期保存インデックスの項目
長期保存インデックス項目に入力保存した内容で検索します。
※「金額」「取引年月日」「取引先」「長期保存インデックスの項目」での検索は、「長期保存キャビネット検索」オプションを
ご契約のお客様のみご利用いただけます。

【長期保存インデックスの項目検索について】
検索ボックスの下にある［＋］ボタンをクリックし、検索したい項目をプルダウンで選択し入力します。

【表示項目】
■文書名
文書の件名が表示されます。件名が設定されていない場合はファイル名が表示されます。
■サイズ
文書のサイズが表示されます。
■保存
保存文書の保管状態が表示されます。 Shachihata Cloudにて回覧完了後に保存した文書は「完了」、
長期保存キャビネットに直接保存した文書は「外部」と表示されます。
■保存日時
文書が長期保存された日時が表示されます。
■タイムスタンプ付与日時
タイムスタンプを付与した日時が表示されます。
■タイムスタンプ自動更新
タイムスタンプ自動更新の設定状況がONまたはOFFで表示されます。

3長期保存文書のキーワード更新

【操作方法①】［長期保存キャビネット］から更新

1.［長期保存キャビネット］画面を開きます。

2.キーワードを更新したい文書をクリックして「詳細内容表示エリア」画面を表示させます。

3.「キーワード」に変更内容を入力し、［更新］ボタンをクリックします。

【操作方法②】［完了一覧］から更新
1.［完了一覧］画面を開きます。

2.キーワードを更新したい文書をクリックして「詳細内容表示エリア」画面を開き、［表示］ボタンをクリックします。

3.［キャビネット保存］ボタンをクリックします。

4.任意でキーワードを入力し、保存先のフォルダを選択後［はい］ボタンをクリックします。

4長期保存文書のインデックス更新

【操作方法①】［長期保存キャビネット］から更新
1.［長期保存キャビネット］画面を開きます。

2.インデックスを登録・更新したい文書の［更新］ボタンをクリックします。

3.項目をプルダウンで選択、または入力を行います。
［＋］ボタンをクリックし複数のインデックス登録が可能です。
※「取引年月日」「金額」「取引先」がデフォルト登録されています。
※「インデックス登録」は長期保存キャビネット検索オプションをご契約の方のみご利用可能です。

【操作方法②】［完了一覧］から更新

1.［完了一覧］画面を開きます。

2.更新したい文書をクリックし「詳細内容表示エリア」画面より［表示］をクリックします。

3.プレビュー画面よりメニュー［≡］-［インデックス］をクリックします。

4.詳細情報の修正を行い、［保存］ボタンをクリックします。

5.［完了一覧」より保存された内容は［長期保存キャビネット］詳細内容表示エリアの「インデックス」に表示されます。

「テンプレート」から作成され、尚且つテンプレートデータの${任意入力}の箇所に入力がある文書が
長期保存されている場合、「インデックス」に表示されます。

※「テンプレート」は「入力フォームテンプレート」オプションをご契約のお客様のみご利用いただけます。

5長期保存文書のダウンロード

長期保存キャビネット内の保存文書は、zipファイルでダウンロード可能です。
ダウンロード後に紙に印刷が可能です。
操作手順は下記の通りです。（操作方法は、2通りあります）

【操作方法①】ダウンロード予約
1.ダウンロードしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ、プルダウンより［ダウンロード予約］を選択し［実行］ボタンをクリックします。

回覧履歴を付けてダウンロードする場合は「回覧履歴あり」を選択し、回覧履歴を付けずダウンロードする場合は「回覧履歴なし」を選択し、［実行］ボタンをクリックします。

2.「選択文書ダウンロード予約」画面にてファイル名を入力し、［ダウンロード予約］ボタンをクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。

選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。

3.ダウンロード予約した文書は［ダウンロード状況確認］よりダウンロード可能です。

詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。
・ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。

【操作方法②】
1.ダウンロードを行いたい文書をクリックし、「詳細内容表示エリア」画面より［ダウンロード］ボタンをクリックします。

※「詳細内容表示エリア」は文書名以外にファイルのサイズ、回覧情報（差出人、宛先、申請日、承認完了日）、 キーワード、添付ファイル情報など文書に付随する情報を確認することが可能です。

2.完了済みファイルをダウンロードする場合は「完了済みファイル」のチェックボックスにチェックを入れ、［ダウンロード］ボタンをクリックします。

6添付ファイルのダウンロード

文書にファイルが添付されている場合、添付ファイルをダウンロードすることができます。

1.「長期保存キャビネット」画面を開きます。

2.添付ファイル付きの文書をクリックし「詳細内容表示エリア」画面を表示します。

3. 「添付ファイル情報」より［ダウンロード］ボタンをクリックします。

7タイムスタンプの自動更新設定

タイムスタンプの自動更新をONにすると、1年ごとにタイムスタンプが付与されます。
タイムスタンプは、PDFに付与される電子署名の有効期限を1年から10年に延長できるオプション機能です。
※この機能は別途オプションの「タイムスタンプ」を購入いただいている場合にご利用いただける機能になります。

1.タイムスタンプの自動更新をONにしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ、プルダウンより［タイムスタンプ自動更新ON］を選択し［実行］ボタンをクリックします。

2.タイムスタンプ自動更新が「ON」に更新されます。

3.タイムスタンプの自動更新をOFFにする場合は、文書のチェックボックスにチェックを入れ、プルダウンより［タイムスタンプ自動更新OFF］を選択し［実行］ボタンをクリックします。

8長期保存文書の削除

長期保存キャビネットより文書を削除します。
完了文書と同様に、自身が申請（送信）した文書を削除可能です。
※文書を削除した場合には、削除後に復元を行うことはできません。管理者にて、利用者による文書データ削除可否の制御が可能です。

詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。
・文書の自動保存、利用者による文書の削除可否設定についてはこちらからご確認ください。

操作手順は下記の通りです。（操作方法は、2通りあります）

【操作方法①】
1.削除したい文書のチェックボックスにチェックを入れ［削除］ボタンをクリックします。

2.［はい］ボタンをクリックし、削除します。

【操作方法②】
1.削除したい文書をクリックして「詳細内容表示エリア」画面を表示し、［削除］ボタンをクリックします。

2.［はい］ボタンをクリックし、削除します。

【関連リンク】
・文書の自動保存、利用者による文書の削除可否設定についてはこちらからご確認ください。
・ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。
・タイムスタンプの確認方法についてはこちらからご確認ください。