Shachihata Cloud
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長期保管文書検索オプション
更新日 / 2022.01.28

「完了一覧」「閲覧一覧」より長期保管フォルダにコピー保存された文書の検索、ダウンロード、削除ができます。


【長期保管の注意事項】
・オプション契約期間中はShachihata Cloud上にて文書の保管が可能です。
電子帳簿保存法に対応する場合は、7年間、または7年を超えて繰越欠損金の控除を行う場合はその控除期間中最長10年間の保存が可能です。
・長期保管を行った文書については各ユーザ様の環境で文書をダウンロードいただければ、保存や印刷等を行うことができます。


▼主な流れは以下となります。操作手順は、該当するタイトルをクリックしご確認ください。
①文書の長期保管
②長期保管文書の検索
③長期保管文書のダウンロード
④長期保管文書のキーワード変更
⑤添付ファイルのダウンロード
⑥タイムスタンプの自動更新設定
⑦長期保管文書の削除

操作手順

1文書の長期保管

「完了一覧」または「閲覧一覧」を開き、文書の長期保管をします。
また「長期保管」のページから新規で登録することも可能です。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、3通りあります)
※管理者によって、長期保管フォルダへの自動保管が設定されている場合がございます。

操作方法①(長期保管インデックス、キーワードを登録)
1.長期保管したい文書をクリックしてプレビューを表示させ、「表示」をクリックします。

2.プレビュー画面右側「長期保存インデックス」を表示します。
※インデックスを保管しておくと、インデックス検索にて、主要な記録項目を設定し、値を入力することが可能です。

3.詳細情報を直接入力もしくは、文書プレビューから範囲選択を行います。
※長期保存インデックスを保存することで、検索インデックスの項目の値を条件にして検索が可能です。
※長期保存インデックスの項目は、管理者にて任意の検索項目を設定可能です。(勘定科目など)

※文書プレビューから範囲選択を行う場合
範囲選択を行う項目欄をクリックし、左側の文書プレビューより該当箇所をドラッグして選択します。

範囲選択で検出されたテキストが青字で表示されます。青字のテキストをクリックし、範囲選択を行った項目欄に反映します。

4.【保存ボタン】をクリックして長期保管インデックスを保存します。

5.【長期保管ボタン】をクリックします。

6.任意で「キーワード」を入力し、【はいボタン】をクリックします。
※キーワードを登録することで、長期保管文書の絞り込み検索が行えます。
※キーワードは未入力でも長期保管可能です。


操作方法②(キーワードのみ登録)
1.長期保管したい文書のチェックボックスにチェックを入れ【長期保管ボタン】をクリックします。

2.キーワードを入力し、【はいボタン】をクリックします。
※キーワードを登録することで、長期保管文書の絞り込み検索が行えます。
※キーワードは未入力でも長期保管可能です。

※複数の文書を同時に長期保管する場合は、「キーワード登録画面」が表示されません。キーワードは、長期保管より変更可能です。

操作方法③

1.「長期保管」のページを開き【新規登録ボタン】をクリックします。

[入力/選択項目]
■キーワード登録
キーワードを登録することで、長期保管文書の絞り込み検索が行えます。
■インデックス登録
項目をプルダウンで選択し入力します。
【プラスボタン】をクリックし複数のインデックス登録が可能です。
※[取引年月日][金額][取引先]がデフォルト登録されています。
※[インデックス登録]は長期保管文書検索オプションをご契約の方のみご利用可能です。

2.ファイルを選択し【登録ボタン】をクリックします。

3.タイムスタンプの有無を選択します。

2長期保管文書の検索

1.メニューバーより[長期保管]をクリックします。

[表示項目]
■文書名
文書の件名が表示されます。件名が設定されていない場合はファイル名が表示されます。
■サイズ
文書のサイズが表示されます。
■保存日時
文書が長期保管された日時が表示されます。
■タイムスタンプ付与日時
タイムスタンプを付与した日時が表示されます。
■タイムスタンプ自動更新
タイムスタンプ自動更新の設定状況がONまたはOFFで表示されます。


2.各項目を設定して【検索ボタン】をクリックし、文書を検索します。
検索条件にヒットしたもののみが一覧で表示されます。
検索結果の一覧には、文書名や回覧情報などの文書情報が確認可能です。
検索を行った結果は、ヒットしたもののみ表示され、ダウンロード後に紙に印刷が可能です。
文書にはコード番号等は設定されないため、検索情報をコード番号で入力するのではなく、ファイル名やインデックスに設定した項目など名称等で入力する必要がございます。
上記の機能が納税地にてご利用いただけます。

絞り込み機能として、”文書名/キーワード/金額/取引年月日/取引先/長期保管インデックスの項目”から絞り込むことが可能です。
2つ以上の任意の条件をAND検索、または複数の検索項目で絞り込み検索が可能です。
値が無い場合も、それを条件にして検索が可能となります。

[入力/選択項目]
■文書名
回覧文書の件名で検索します。
■キーワード
「完了一覧」「閲覧一覧」より長期保存を行う際に登録したキーワードで検索します。
■金額
デフォルトで設定されているインデックス項目になります。
■取引年月日
デフォルトで設定されているインデックス項目になります。
■取引先
デフォルトで設定されているインデックス項目になります。
■長期保管インデックスの項目
長期保管インデックス項目に入力保存した内容で検索します。


※長期保管インデックスの項目検索について
検索ボックスの下にある【+ボタン】をクリックし、検索したい項目をプルダウンで選択し入力します。

3長期保管文書のダウンロード

長期保管文書は、zipファイルでダウンロード可能です。
ダウンロード後に紙に印刷が可能です。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、2通りあります)

操作方法①(ダウンロード予約)
1.ダウンロードしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ【ダウンロード予約ボタン】をクリックします。

※捺印履歴を付けてダウンロードする場合は[全ての捺印履歴を付ける]のチェックボックスにチェックを入れ、【ダウンロードボタン】をクリックします。

2.「選択文書ダウンロード予約」にファイル名を入力し、【ダウンロード予約ボタン】をクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。

※選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
※選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。

※ダウンロード予約した文書は「ダウンロード状況確認」よりダウンロード可能です。詳細は下記の[関連情報]をご確認ください。


操作方法②
長期保管画面内で文書名をクリックすると、[文書情報]ウインドウが表示されます。
※[文書情報]には文書名以外にファイルのサイズ。
回覧情報(差出人、宛先、申請日、承認完了日), キーワード、添付ファイル情報など文書に付随する情報を確認することが可能です。
ここで[ダウンロードボタン]をクリックします。

※捺印履歴を付けてダウンロードする場合は[全ての捺印履歴を付ける]のチェックボックスにチェックを入れ、【ダウンロードボタン】をクリックします。

4長期保管文書のキーワード変更

キーワードを変更したい文書をクリックして「文書情報画面」を表示させます。
「キーワード」に変更内容を入力し、【更新ボタン】をクリックします。

5添付ファイルのダウンロード

文書にファイルが添付されている場合[添付ファイル情報]に表示され、【ダウンロードボタン】クリックすると添付ファイルをダウンロードできます。


※長期保管インデックスの入力情報変更について
入力情報を変更したい文書のプレビューを「完了一覧」または「閲覧一覧」より表示します。
「長期保管インデックス」より詳細情報の修正を行い、【保存ボタン】をクリックして上書き保存します。

「長期保管インデックス」より保存された内容は文書情報の[インデックス]に表示されます。

「テンプレート」から作成され、尚且つテンプレートデータの${任意入力}の箇所に入力がある文書が長期保管されている場合、インデックスに表示されます。

6タイムスタンプの自動更新設定

タイムスタンプの自動更新をONにすると、1年ごとにタイムスタンプが付与されます。
タイムスタンプは、PDFに付与される電子署名の有効期限を1年から10年に延長できるオプション機能です。
※この機能は別途オプションの[タイムスタンプ署名]を購入いただいている場合にご利用いただける機能になります。

1.タイムスタンプの自動更新をONにしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ【自動更新ONボタン】をクリックします。

2.タイムスタンプ自動更新が「ON」に更新されます。

※タイムスタンプの自動更新をOFFにする場合は、文書のチェックボックスにチェックを入れ【自動更新OFFボタン】をクリックします。

7長期保管文書の削除

長期保管より文書を削除します。
完了文書と同様に、自身が申請(送信)した文書を削除可能です。
※文書を削除した場合には、削除後に復元を行うことはできません。
管理者で利用者ユーザが文書データの削除を行えるかは制御が可能です。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、2通りあります)

操作方法①
1.削除したい文書のチェックボックスにチェックを入れ【削除ボタン】をクリックします。

2.【はいボタン】をクリックし、削除します。


操作方法②
1.削除したい文書をクリックして「文書情報画面」を表示させ、【削除ボタン】をクリックします。

2.【はいボタン】をクリックし、削除します。


[関連情報]
※ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。