Shachihata Cloud ヘルプサイト 電子印鑑・ワークフロー設定・全般利用者設定
利用者設定
更新日 / 2024.06.27
更新日 / 2024.06.27

利用者登録と利用者へ印鑑の割り当てを行います。
利用者画面にログインするためには、有効化と初期パスワードメールの送信が必要です。
※利用者を有効化するには、最低1つの氏名印または日付印の割り当てが必要になります。

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操作方法

管理者画面

1利用者情報の登録

1.左のメニューバーより[利用者設定]をクリックします。

2.[新規登録]をクリックします。

3.利用者情報を入力し、右下の[登録]をクリックします。
メールアドレスと氏名は必須入力項目です。
※利用者登録後にメールアドレスの変更は行えません。

部署と役職を設定する場合はあらかじめ登録が必要です。
部署・役職の登録方法

【設定項目】
■日付印の日付
日付印の日付の変更を許可するかを設定します。
「任意の日付」を選択すると、捺印時に利用者側で任意の日付を設定できます。
■メール
メール通知の受信設定のデフォルト値を設定します。
ビジネスチャットに利用登録がある場合、「chatを受信する」を選択することで、ビジネスチャットで通知を受信することも可能です。
■メールフォーマット
メールの項目にて「メールを受信する」を設定した際に、受信するメールのフォーマットを設定します。
■おじぎ印
「ON」を設定した場合、回覧時に印面を傾けて捺印ができます。

二要素認証・タイムスタンプは有料オプションです。
それぞれの設定方法は以下をご確認ください。
・二要素認証の設定
・タイムスタンプ発行権限設定


2氏名印・日付印の登録

1.登録済印面の[氏名印・日付印]をクリックします。

2.利用者名と印面種類を設定し[検索]をクリックします。
アルファベット、簡体字でのご登録も可能です。
※印面文字は全角で入力してください。
※簡体字での印面作成は、4文字までとなります。

3.登録したい印面を選択し、[登録]をクリックします。
タブを切り替えることで、様々な種類の印面を表示させることができます。

【作成できる印面】
■4文字までの氏名印+日付印 ※デフォルトは標準が表示されます。
[標準]
上段に氏名印、下段に日付印の印面が表示されます。
[子付き]
上段に()有、下段に()無の子付き(苗字+名1文字)印面が表示されます。
入力した文字の最後の1文字が子付きとして表示されます。

■6文字までの氏名印 ※デフォルトは氏名印(縦書き)が表示されます。
印面文字を縦書きまたは横書きから選択できます。

■簡体字 ※デフォルトは標準が表示されます。
※簡体字の書体は1種類のみとなります。
[標準]
簡体字の氏名印と日付印の印面が表示されます。
[子付き]
子付き(苗字+名1文字)印面が表示されます。
入力した文字の最後の1文字が子付きとして表示されます。
※簡体字の子付き印面は( )無しのみとなります。


4.印面登録後、画面下部の[更新]をクリックします。

3部署名入り日付印の登録

1.登録済印面の [部署名入り日付印]をクリックします。

2.必要項目を入力し[プレビュー表示]をクリックして設定内容を確認します。

※レイアウトを変更すると、項目名や入力できる文字数が変わります。
※「タイムスタンプの発行」をご利用いただくには別途「タイムスタンプ」のご契約が必要となります。

3.[申し込む]をクリックします。※登録には、1日程度かかります。

印面作成中、登録済印面には下記のように表示されます。

印面登録後、「登録済印面」に印面が表示されます。

4初期パスワードメールの送信

登録した利用者にログインの際必要な初期パスワードを発行します。
利用者は「 初期パスワードのお知らせ」メールに記載の仮パスワードでログインを行います。
(管理者は、仮パスワードや設定されたパスワードの確認はできません。)

1.個別に送信する場合、該当の利用者上をクリックし、利用者情報更新画面下部の[初期パスワード設定]をクリックします。

一括で送信する場合は、該当の利用者にチェックを入れ[初期パスワード設定]をクリックします。

2.確認メッセージの[はい]をクリックしてメールを送信します。

5利用者情報の更新

1.登録情報を更新したい利用者の情報を入力して[検索]をクリックします。
※部署を選択した際、子部署のユーザーも含め検索表示されます。

2.利用者一覧より利用者をクリックし、利用者情報を編集します。
編集完了後[更新]をクリックし編集内容を保存します。
※登録されている利用者のメールアドレスは変更できません。

6登録印面の削除

※デフォルトの氏名印・日付印を全て削除すると、ユーザーが無効となります。

1.登録済印面の右下にあるゴミ箱マークをクリックします

2.[削除]をクリックします。

7利用者の削除

1.削除したい利用者にチェックを入れ、[削除]をクリックします。

または、削除したい利用者をクリックし、「利用者情報更新画面」を表示させ[削除]をクリックします。

2.確認のメッセージの[削除]または[はい]をクリックし、削除します。

8利用者情報のCSV取り込み

利用者の設定や登録は、CSVから取り込むことが可能です。
CSVの設定方法や設定値についての詳細は、下記フォーマットをご確認ください。
※ワークフロープラスをご利用のお客様は2個目以降の部署及び役職を設定できます。
Shachihata Cloud_CSV取込用データフォーマット仕様_利用者情報_v8

Shachihata Cloud_CSV取込データフォーマット(サンプルデータ入り)のダウンロード
※こちらのデータフォーマットでCSV登録を行う際は、先頭行は必ず削除してください。

【CSV取り込み注意点】
・登録済みのメールアドレスと一致する利用者は、情報が上書きされます。
・利用者そのもの、および利用者の印鑑は削除できません。
・S列、T列が未設定の場合は、こちらにも0(無効)もしくは1(有効)をご設定ください。
・S列:テンプレート機能のオプションをお申込みされていない場合は、
どの値を設定しても0(無効状態)になります。

1.[CSV取込]をクリックし、「CSV取込画面」を表示させます。

2.「CSV取込画面」の[取込]をクリックします。
アップロードするCSVファイルを選択し、新しい利用者を登録します。

3.取込結果が表示されたら、[閉じる]をクリックします。

4.再度[CSV取込]をクリックし、「CSV取込画面」の[CSV取込履歴一覧]をクリックします。

5.CSV取込履歴一覧画面が表示されます。
※状態が「待機中」と表示されている場合、CSV取込中です。
状態が「成功」または「失敗」と表示されるまでお待ちください。

6.ファイル名をクリックすると、csv取込情報を確認できます。
成功した行は正常に取り込みされます。
失敗した行は取り込みがスキップされますので、取込失敗した行のみ再度CSV取込を行ってください。

9利用者情報のCSV出力

1.[CSV出力]をクリックします。

2.[はい]をクリックします。

3.「ダウンロード状況確認」よりCSVデータをダウンロードします。
(ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。
CSVのダウンロードファイルの作成が完了次第、メールにて通知いたします。)

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