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閲覧一覧
更新日 / 2021.09.07

閲覧ユーザーに設定されている回覧中の文書、回覧が完了した文書が一覧で表示されます。
文書の閲覧、ダウンロード、メモの保存、長期保管ができます。
長期保管はオプション機能です。

操作手順

メニューバーより[閲覧一覧]をクリックします。

[表示項目]
■回覧状態
「回覧中」「回覧完了」のいずれかが表示されます。
■文書名
文書の件名が表示されます。件名が設定されていない場合はファイル名が表示されます。
■差出人
差出人の名前とメールアドレスが表示されます。
■アクセスコード
アクセスコードを設定している場合、表示されます。
■完了日時
文書の回覧が完了した日時が表示されます。

1閲覧文書の検索

各項目を設定(または選択)して【検索ボタン】をクリックし、文書を検索します。
※矢印ボタンをクリックすると、隠れている検索ボックスが表示されます。

絞り込み機能として、”文書名/回覧状態/完了日時/差出人名/差出人アドレス”から絞り込むことが可能です。
複数項目を選択、入力いただくことで、AND検索が行えます。

[入力/選択項目]

■文書名
回覧文書の件名で検索します。

■回覧状態
「回覧中」「回覧完了」のいずれかを選択し、検索します。
※「回覧完了」がデフォルトで選択されています。

■完了日時
当月、1カ月前~12カ月前のいずれかを選択し、検索します。
※「当月」がデフォルトで選択されています。
※回覧状態で「回覧中」を選択した場合は設定できません。

■差出人名
名前の部分一致で検索します。

■差出人アドレス
メールアドレスの部分一致で検索します。

2閲覧文書のダウンロード

文書をダウンロードをします。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、2通りあります)

操作方法①
1.ダウンロードしたい文書をクリックしてプレビューを表示させ、「表示」をクリックします。

2.ダウンロード先のストレージをクリックし、ファイルをダウンロードします。
※捺印履歴を付ける場合、「捺印履歴を付ける」にチェックを入れると「文書情報」「承認履歴情報」「テキスト追加履歴」が添付されます。
※ダウンロード先に指定できるストレージは管理者画面で設定できます。


操作方法②(ダウンロード予約)
1.ダウンロードしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ【ダウンロード予約ボタン】をクリックします。

2.【ダウンロード予約ボタン】をクリックします。
捺印履歴を付ける場合、「全ての捺印履歴を付ける」にチェックを入れると「文書情報」「承認履歴情報」「テキスト追加履歴」が添付されます。

3.「選択文書ダウンロード予約」にファイル名を入力し、【ダウンロード予約ボタン】をクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。

※選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
※選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。

4.画面左下に「ダウンロードを予約しました」と表示されます。
文書のダウンロードファイルの作成が完了次第、メールにて通知いたします。
※ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。

※ダウンロード予約した文書は「ダウンロード状況確認」よりダウンロード可能です。詳細は下記の[関連情報]をご確認ください。

3メモの保存

メモを保存します。メモの内容は、保存した本人のみ閲覧可能です。

1.画面右上の【メモボタン】をクリックします。

2.「メモ」に内容を入力し、右上の【保存ボタン】をクリックして保存します。

※保存したメモは、「完了一覧」より文書を開き、確認できます。
メモを修正する場合は、既存メモに追記や修正を行い、右上の【保存ボタン】をクリックして上書き保存します。


[補足情報]
※文書の長期保管操作についてはこちらからご確認ください。
※ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。
※閲覧ユーザーの操作方法についてはこちらからご確認ください。

[関連情報]
※回覧申請時の閲覧ユーザー設定についてはこちらからご確認ください。