ワークフロープラス機能でできること

合議、一斉送信、承認者不在時のスキップなど、自由度の高いワークフロー設定が可能となり、
状況に合わせて多様なワークフローの決裁ルートが実現できます。

※「ワークフロープラス」オプションを購入している場合のみご利用いただけます

操作手順

1合議機能

1.「新規作成」画面から［回覧設定］ボタンをクリックし「文書申請」画面を表示します。

2.［アドレス帳］アイコンをクリックします。

3.該当のユーザーを2人以上選択し［合議先に追加］ボタンをクリックします。
※設定は同一テナントに所属している利用者のみ可能です。（社外のユーザーは設定できません）
※一つの合議グループに対する最大設定人数は30名となります。

4.「合議設定」が表示され、クリックすると「合議詳細」が表示されます。

5.承認に必要な人数を「全員必須」「人数指定」から選択します。
※「全員必須」がデフォルトで設定されています。

「人数指定」を選択した場合は必要な人数を入力します。

※合議設定は複数設定可能です。

【お気に入り登録】

入力した合議設定をお気に入り登録できます。

1.合議設定を入力後、［お気に入り登録］ボタンをクリックします。

2.名称を入力し、［登録］ボタンをクリックします。

3.［アドレス帳］アイコンをクリックします。

4.「お気に入り」から登録したグループを選択し、［追加］ボタンをクリックします。

5.「お気に入り」から追加した合議設定が表示されます。

2スキップ機能

中間承認者が不在などで承認を行えない場合に、その次の承認者へフローをスキップすることが可能です。
※スキップ機能は申請者のみ利用可能です。

1.メニューバーより［送信一覧］をクリックします。

2.該当の文書をクリックし［表示］ボタンをクリックします。

3.［スキップ］ボタンをクリックします。

4.［スキップ］ボタンをクリックします。
※最終承認者はスキップする事ができません。

スキップを行う際に件名・メッセージを入力する事が可能です。
次の回覧者への送信メールに記載されます。

3一斉送信機能

複数の承認者に一斉に文書を回覧し、承認依頼が可能です。

※1回の送信先は最大30名まで設定可能です。

1.「新規作成」画面から［回覧設定］ボタンをクリックし「文書申請」画面を表示します。

2.［一斉送信］ボタンをクリックし有効にします。

3.［アドレス帳］ボタンをクリックします。

4.該当のユーザーを選択し［回覧先に追加］ボタンをクリックします。
※1回の送信先は最大30名まで設定可能です。

5.回覧先に追加したユーザーの「会社名」「名前」「メールアドレス」が表示されます。

［×］ボタンをクリックすると設定したユーザーを削除できます。

「回覧先の名前」「回覧先のメールアドレス」から入力したユーザーも追加が可能です。

6.［申請する］ボタンをクリックします。

申請した文書は［送信一覧］より確認できます。

4ワークフロー制限機能

管理者により、利用者のワークフロー機能を制限することが可能です。
※管理者画面から設定できます。

【承認ルートのみに制限】

利用者が設定できるワークフローを管理者が設定した「承認ルート」のみに制限が可能です。

1.管理者画面にて、メニューバーより［全体設定］-［環境設定］をクリックします。

2.「制限設定」のページから「送信先の制限」の「承認ルートのみに制限する」を選択し［更新］ボタンをクリックします。

【スキップ機能の制限】

管理者側にてスキップ機能の有効無効が企業全体で設定できます。
※初期値は「有効」になっています。
1.管理者画面にて、メニューバーより［全体設定］-［環境設定］をクリックします。

2.「制限設定」のページから「スキップ機能」の「有効」もしくは「無効」を選択し［更新］ボタンをクリックします。

【選択項目】
■スキップ機能
「有効」：申請者の「回覧画面」に［スキップ］ボタンを表示させます
「無効」：申請者の「回覧画面」に［スキップ］ボタンを非表示にします。

5「部署・役職」複数設定機能

管理者により、利用者に対し、最大3つまで利用者の「部署」「役職」の設定が可能です。

※管理者画面から設定できます。

1.管理者画面にて、メニューバーより［利用者設定］をクリックします。

2.該当のユーザーをクリックし「利用者情報更新」の画面を表示します。

3.［＋］ボタンをクリックすると「部署」「役職」のフォームが追加されます。

※最大3つまで登録が可能です。

4.「部署」「役職」を選択し［更新］ボタンをクリックします。

5.登録した部署と役職はそれぞれ「部署2」「役職2」「部署3」「役職3」の項目に表示されます。

6回覧一覧CSV出力機能

管理者により、［回覧一覧］のページにおいて、利用者が回覧した文書の回覧情報
（申請者・回覧ルート・件名・ファイル名・申請日時・最終更新日・回覧状態）をCSVで出力が可能です。

※管理者画面から利用できます。

1.管理者画面にて、メニューバーより［回覧一覧］をクリックします。

2.該当の文書のチェックボックスにチェックを入れ［CSV出力］ボタンをクリックします。
※チェックボックスにチェックを入れない場合、対象期間内のすべての回覧文書を出力します。

3.［はい］ボタンをクリックします。

4.「ダウンロードを予約しました」と表示されます。
ダウンロードファイルの作成が完了次第、メールにて通知いたします。
※ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。

※ダウンロード予約したCSVは［ダウンロード状況確認］よりダウンロード可能です。
詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。

【関連リンク】
・基本的な回覧申請の手順についてはこちらをご確認ください。
・管理者による各種制限設定についてはこちらをご確認ください。
・ダウンロード予約したCSVのダウンロード方法についてはこちらをご確認ください。