閲覧ユーザーの操作機能でできること

回覧設定で閲覧ユーザーとして設定されたユーザーは、回覧が完了した文書の閲覧、ダウンロード、メモの保存が行えます。

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操作手順

1文書を閲覧する

1.メニューバーより［閲覧一覧］をクリックして「閲覧一覧」画面を表示させます。

【入力/選択項目】
■件名
件名を部分一致で検索します。
■回覧状態
「回覧中」「回覧完了」いずれかを選択し、検索します。 ※「回覧完了」がデフォルトで選択されています。
■回覧完了(月)
状態で「回覧完了」を選択している場合、回覧完了月で検索します。
※検索は1か月単位となります。
■差出人名
差出人名を部分一致で検索します。
■差出人アドレス
差出人アドレスを部分一致で検索します。

2.確認したい文書をクリックし、右下の［表示］ボタンをクリックします。

3.文書が表示されます。

【表示項目】
■戻る
「閲覧一覧」画面に戻ります。
■添付ファイル
添付ファイルのダウンロードを行います。
■ダウンロード
表示しているファイルのダウンロードを行います。
■メモ
メモを保存します。メモの内容は、保存した本人のみ閲覧可能です。

2ダウンロード

文書をダウンロードをします。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、2通りあります)

【操作方法①（直接ダウンロード）】

1.画面右上の［ダウンロード］ボタンをクリックします。

2.捺印履歴を付ける場合、「回覧履歴を付ける」にチェックを入れると「文書情報」「承認履歴情報」「テキスト追加履歴」「添付ファイル情報」が添付されます。

■完了済みファイル
履歴は添付されず、回覧したファイルのみダウンロードされます。
■回覧履歴を付ける
回覧先に設定された全てのユーザーの履歴が記載されます。
また電子署名が付与されている場合、ダウンロードの際に回覧時の署名が無効になります。

【操作方法②（ダウンロード予約）】

1.ダウンロードしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ［ダウンロード予約］ボタンをクリックします。

2.［ダウンロード予約］ボタンをクリックします。
捺印履歴を付ける場合、「回覧履歴を付ける」にチェックを入れると「文書情報」「承認履歴情報」「テキスト追加履歴」「添付ファイル情報」が添付されます。

3.「選択文書ダウンロード予約」にファイル名を入力し、［ダウンロード予約］ボタンをクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。

※選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
※選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。

4．画面左下に「ダウンロードを予約しました」と表示されます。
文書のダウンロードファイルの作成が完了次第、メールにて通知いたします。
※ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。

※ダウンロード予約した文書は［ダウンロード状況確認］よりダウンロード可能です。詳細は下記の【関連リンク】をご確認ください。

3メモの保存

メモを保存します。メモの内容は、保存した本人のみ閲覧可能です。

1.画面右上の［メモ］ボタンをクリックします。

2.「メモ」に内容を入力し、右上の［保存］ボタンをクリックして保存します。

※保存したメモは、［閲覧一覧］より文書を開き、確認できます。
メモを修正する場合は、既存メモに追記や修正を行い、右上の［保存］ボタンをクリックして上書き保存します。

【関連リンク】

・ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。
・ダウンロードの詳細についてはこちらからご確認ください。
・回覧申請時の閲覧ユーザー設定についてはこちらからご確認ください。