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Businessパック
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完了一覧
更新日 / 2022.02.16

回覧が完了した文書、回覧破棄をした差戻し文書が一覧で表示されます。
文書のダウンロード、長期保管、削除ができます。
長期保管はオプション機能です。

操作手順

メニューバーより[完了一覧]をクリックします。

[表示項目]
■回覧種類
回覧文書の種類が表示されます。申請した文書には「送信」が表示され、承認依頼された文書には「受信」が表示されます。
■文書名
文書の件名が表示されます。件名が設定されていない場合はファイル名が表示されます。
■差出人
差出人の名前とメールアドレスが表示されます。
■宛先
回覧文書の承認者に設定したユーザーの名前とメールアドレスが表示されます。
■アクセスコード
アクセスコードを設定している場合、表示されます。
■完了日時
文書の回覧が完了した日時が表示されます。
■表示件数
表示件数を[10][20][50]から選択します。

1完了文書の検索

各項目を設定(または選択)して【検索ボタン】をクリックし、文書を検索します。
※矢印ボタンをクリックすると、隠れている検索ボックスが表示されます。
※Businessパックをご利用の場合、「テンプレート検索」はオプション機能となり、別途購入が必要となります。

絞り込み機能として、”回覧種類/文書名/完了日時/差出人名/宛先名/差出人アドレス/宛先アドレス/完了日時From/完了日時To”から絞り込むことが可能です。
複数項目を選択、入力いただくことで、AND検索が行えます。

[入力/選択項目]
■回覧種類
「受信」「送信」のいずれかを選択し、検索します。
■文書名
回覧文書の件名で検索します。
■完了日時
当月、1カ月前~12カ月前のいずれかを選択し、検索します。
※「当月」がデフォルトで選択されています。
■差出人名
名前の部分一致で検索します。
■宛先名
名前の部分一致で検索します。
■差出人アドレス
メールアドレスの部分一致で検索します。
■宛先アドレス
メールアドレスの部分一致で検索します。
■完了日時(From/To)
「完了日時」で選択した対象月の起算日/終了日を設定し、検索します。
■テンプレート日時From
「テンプレート入力」の際、${任意入力}の箇所に入力した日付以降の文書が表示されます。
■テンプレート日時To
「テンプレート入力」の際、${任意入力}の箇所に入力した日付以前の文書表示されます。
■数値データ
「テンプレート入力」の際、${任意入力}の箇所に入力した数値データを含めた文書が表示されます。
■文字データ
「テンプレート入力」の際、${任意入力}の箇所に入力した文字データを含めた文書が表示されます。

2完了文書のダウンロード

文書をダウンロードをします。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、2通りあります)

操作方法①
1.ダウンロードしたい文書をクリックしてプレビューを表示させ、「表示」をクリックします。

2.ダウンロード先のストレージをクリックし、ファイルをダウンロードします。
※回覧履歴を付けない場合は「完了済みファイル」にチェックを入れます。
※ダウンロード先に指定できるストレージは管理者画面で設定できます。

※回覧履歴を付ける場合、「回覧履歴を付ける」にチェックを入れると「文書情報」「承認履歴情報」「テキスト追加履歴」が添付されます。
また電子署名が付与されている場合、ダウンロードの際に回覧時の署名が無効になります。
※電子署名を契約していないユーザーにもダイアログは表示されます。

※「はいボタン」をクリックするとダウンロードします。


操作方法②(ダウンロード予約)
1.ダウンロードしたい文書のチェックボックスにチェックを入れ【ダウンロード予約ボタン】にカーソルを合わせます。

2.【ダウンロード予約ボタン】をクリックします。
※回覧履歴を付けない場合は「完了済みファイル」にチェックを入れます。

※回覧履歴を付ける場合、「全ての回覧履歴を付ける」にチェックを入れると「文書情報」「承認履歴情報」「テキスト追加履歴」が添付されます。
また電子署名が付与されている場合、ダウンロードの際に回覧時の署名が無効になります。

3.「選択文書ダウンロード予約」にファイル名を入力し、【ダウンロード予約ボタン】をクリックします。
ファイル名は未入力でもダウンロード予約可能です。

※選択した文書が1件かつ1タブのみの場合、拡張子はpdfとなります。
※選択した文書が複数ある場合、拡張子はzipとなります。

4.画面左下に「ダウンロードを予約しました」と表示されます。
文書のダウンロードファイルの作成が完了次第、メールにて通知いたします。
※ダウンロードできる状態になるまで、数分程度かかります。

※ダウンロード予約した文書は「ダウンロード状況確認」よりダウンロード可能です。詳細は下記の[関連情報]をご確認ください。

3完了文書の削除

回覧が完了した文書を削除します。
自身が申請(送信)した文書を削除可能です。なお、回覧種類が「受信」の文書は削除できません。

1.削除したい文書のチェックボックスにチェックを入れ【削除ボタン】をクリックします。

2.【削除ボタン】をクリックし、削除します。
※文書のダウンロードを行っていない場合はメッセージが表示されます。


[関連情報]
※文書の長期保管操作についてはこちらからご確認ください。
※ダウンロード予約した文書のダウンロード方法についてはこちらからご確認ください。
※閲覧ユーザーの操作方法についてはこちらからご確認ください。