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入力フォームテンプレートプラス
更新日 / 2023.11.09
有料オプション
更新日 / 2023.11.09

入力フォームテンプレートプラス機能でできること

文書をテンプレートとして登録し、登録したテンプレートを利用して回覧申請ができます。
よく使う文書のフォーマットをテンプレートとして登録しておくことで、
利用者はテンプレートを引用し必要項目のみ値を入力してスムーズな申請が可能となります。
テンプレートは社内ユーザーで共有して使用することも可能です。
※「入力フォームテンプレートプラス」オプションを購入している場合のみご利用いただけます。

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操作手順

1テンプレートの登録

1.メニューバーより、[新規作成]をクリックします。

2.[テンプレート作成]をクリックします。
※[テンプレート作成]が表示されない場合の設定方法についてはこちらからご確認ください。

3.[新規登録]をクリックし、登録したいファイルを選択します。
テンプレートとしてアップロードできるのは、ExcelファイルとWordファイルです。


Excel、Wordデータ内に、${任意入力} で囲われた箇所を入力しておくことで、
「テンプレート機能」利用時に枠内を任意の文字に置き換えることができます。
また、Excelファイルの場合、関数を利用することも可能です。

Shachihata Cloud入力フォームテンプレートサンプルデータ(見積書)のダウンロード

Shachihata Cloudに登録されている利用者情報を自動入力項目に設定することができます。

【自動入力項目】※申請者の情報が反映されます。
■${user.company} …Shachihata Cloudに登録している会社名
■${user.name} …Shachihata Cloudに登録している名前
■${user.department} …Shachihata Cloudに登録している部署
■${user.position} …Shachihata Cloudに登録している役職
■${user.department2} …Shachihata Cloudに登録している部署2
■${user.department3} …Shachihata Cloudに登録している部署3
■${user.position2} …Shachihata Cloudに登録している役職2
■${user.position3} …Shachihata Cloudに登録している役職3
■${user.postalCode} …Shachihata Cloudに登録している郵便番号
■${user.address} …Shachihata Cloudに登録している住所
■${user.email} …Shachihata Cloudに登録しているメールアドレス
■${user.extensionphone}…Shachihata Cloudに登録している電話番号(内線)
■${user.phone} …Shachihata Cloudに登録している電話番号(外線)
■${user.mobile} …Shachihata Cloudに登録している電話番号(携帯)
■${user.fax} …Shachihata Cloudに登録しているFAX番号
■${user.remarks} …Shachihata Cloudに登録している備考
■${user.remarks2} …Shachihata Cloudに登録している備考2
■${user.remarks3} …Shachihata Cloudに登録している備考3


4.「テンプレートファイルの登録」画面が表示されるので、任意に設定を変更し、[登録]をクリックします。

【設定項目】
■文書名
登録したファイル名が表示されます。
■登録日時
テンプレートの新規登録日時が表示されます。
■公開範囲
「社内」:社内の全ての利用者が参照することができます。
「部署」:Shachihata Cloudで設定されている、登録者と同じ「部署」内に所属する利用者が参照することができます。
「個人」:登録した本人のみ参照することができます。
■カテゴリ
テンプレートを登録するカテゴリを選択できます。
※カテゴリの登録方法はこちらからご確認ください。

2承認ルートの設定

※管理者によって設定された承認ルートは利用者側では変更ができません。

1.承認ルートの設定をしたいテンプレートの[設定]をクリックします。

2.「承認ルート一覧」から設定した承認ルートの[設定]をクリックします。

3.選択中の承認ルートを削除したい場合は[削除]をクリックします。

3署名設定

※有料オプション「電子署名」をご利用のお客様のみ表示されます。

1.署名設定をしたいテンプレートの[設定]をクリックします。

2.「署名設定」タブをクリックします。
※「電子署名」をご利用のお客様で「署名設定」タブが表示されない場合の設定方法についてはこちらからご確認ください。

3.電子署名の付与の有無を選択します。

4テンプレートより回覧申請

1.申請したいテンプレートにチェックを入れ[申請]をクリックします。

2.「テンプレートファイルの申請」画面が表示されるので、[回覧申請]をクリックします。


「テンプレート編集機能を有効にする」のチェックボックスにチェックを入れることで
申請者だけでなく、承認者側でもテンプレートデータの入力が行えます。
申請者が入力した項目を承認者側で編集することも可能です。
テンプレート編集機能についてはこちらからご確認ください。

3.テンプレートデータの${任意入力}の箇所に任意の文字を入力し、[決定]をクリックします。

4.${任意入力}の箇所に、入力した文字が置き換わったファイルのプレビューが表示されます。

5テンプレート編集機能

「テンプレート編集機能を有効にする」のチェックボックスにチェックを入れることで
申請者だけでなく、承認者側でもテンプレートデータの入力が行えます。
申請者が入力した項目を承認者側で編集することも可能です。


申請者側の操作

1.申請したいテンプレートにチェックを入れ[申請]をクリックします。

2.「テンプレート編集機能を有効にする」のチェックボックスにチェックを入れ、[回覧申請]をクリックします。

3.テンプレートデータの${任意入力}の箇所に任意の文字を入力し、[決定]をクリックします。


[確定]をクリックすることで、申請者が入力した項目を承認者側で編集できないように設定できます。

4.${任意入力}の箇所に、入力した文字が置き換わったファイルのプレビューが表示されます。


承認者側の操作

※セキュリティ対策のため、承認依頼メールの「文書を見る」ボタンからテンプレートの編集は行えません。テンプレートの編集を行う場合は必ずログインを行ってください。

1.[受信一覧]をクリックします。

2.文書を選択し、[表示]をクリックします。
※「テンプレート文書」のチェックボックスにチェックを入れ、[検索]をクリックするとテンプレートを使用した文書のみ表示することができます。

3.[テンプレート編集]をクリックします。

4.[はい]をクリックします。

5.テンプレートデータの入力、編集を行い[決定]をクリックします。
※申請者側で値の確定がされている場合は値の変更はできません。

6.入力、編集した内容に置き換わったファイルのプレビューが表示されます。

6テンプレートの削除

1.削除したいテンプレートにチェックを入れ[削除]をクリックします。


2.[削除]をクリックし、削除します。



【関連リンク】

・テンプレートデータ入力後の捺印手順についてはこちらをご確認ください。
・文書の回覧申請手順についてはこちらをご確認ください。

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