入力フォームテンプレート機能でできること

文書をテンプレートとして登録し、登録したテンプレートを利用して回覧申請ができます。
よく使う文書のフォーマットをテンプレートとして登録しておくことで、
利用者はテンプレートを引用し必要項目のみ値を入力してスムーズな申請が可能となります。
テンプレートは社内ユーザーで共有して使用することも可能です。
※「入力フォームテンプレート」オプションを購入している場合のみご利用いただけます。

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操作手順

1テンプレートの登録

1.メニューバーより、［新規作成］をクリックします。

2.［テンプレート作成］をクリックします。
※［テンプレート作成］ボタンが表示されない場合の設定方法についてはこちらからご確認ください。

2.［新規登録］ボタンをクリックし、登録したいファイルを選択します。
テンプレートとしてアップロードできるのは、ExcelファイルとWordファイルです。

Excel、Wordデータ内に、${任意入力} で囲われた箇所を入力しておくことで、
「テンプレート機能」利用時に枠内を任意の文字に置き換えることができます。
また、Excelファイルの場合、関数を利用することも可能です。

【自動入力項目】
■${user.name}…Shachihata Cloudに登録している名前
■${user.company}…Shachihata Cloudに登録している会社名
■${user.department}…Shachihata Cloudに登録している部門名
■${user.position}…Shachihata Cloudに登録している役職
■${user.phone}…Shachihata Cloudに登録している電話番号
■${user.fax}…Shachihata Cloudに登録しているFAX番号
■${user.email}…Shachihata Cloudに登録しているメールアドレス
■${user.address}…Shachihata Cloudに登録している住所
■${user.postalCode}…Shachihata Cloudに登録している郵便番号

3.「テンプレートファイルの登録」画面が表示されるので、
任意に設定を変更し、［登録］ボタンをクリックします。

【設定項目】
■文書名
登録したファイル名が表示されます。
■登録日時
テンプレートの新規登録日時が表示されます。
■公開範囲
「社内」：社内の全ての利用者が参照することができます。
「部署」：Shachihata Cloudで設定されている、登録者と同じ「部署」内に所属する利用者が参照することができます。
「個人」：登録した本人のみ参照することができます。

2テンプレートより回覧申請

1.申請したいテンプレートにチェックを入れ［申請］ボタンをクリックします。

2.「テンプレートファイルの申請」画面が表示されるので、［申請］ボタンをクリックします。

3.テンプレートデータの${任意入力}の箇所に任意の文字を入力し、［決定］ボタンをクリックします。

４．${任意入力}の箇所に、入力した文字が置き換わったファイルのプレビューが表示されます。

3テンプレートの削除

1.削除したいテンプレートにチェックを入れ［削除］ボタンをクリックします。

2.［削除］ボタンをクリックし、削除します。

【関連リンク】

・テンプレートデータ入力後の捺印手順についてはこちらをご確認ください。
・文書の回覧申請手順についてはこちらをご確認ください。