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長期保管オプション
更新日 / 2021.09.13

「完了一覧」「閲覧一覧」より長期保管フォルダにコピー保存された文書の検索、ダウンロード、削除ができます。

※長期保管機能のご契約中は無期限でクラウド上にて文書の保管が可能となります。
長期保管フォルダに保管後はシステム上で保管文書の改訂は出来かねます。


▼主な流れは以下となります。操作手順は、該当するタイトルをクリックしご確認ください。
①文書の長期保管
②長期保管文書の検索
③長期保管文書のダウンロード
④長期保管文書のキーワード変更
⑤長期保管文書の削除

操作手順

1文書の長期保管

「完了一覧」または「閲覧一覧」を開き、文書の長期保管をします。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、2通りあります)
※管理者によって、長期保管フォルダへの自動保管が設定されている場合がございます。

操作方法①
1.長期保管したい文書をクリックしてプレビューを表示させ、「表示」をクリックします。

2.【長期保管ボタン】をクリックします。

3.任意で「キーワード」を入力し、【はいボタン】をクリックします。
※キーワードを登録することで、長期保管文書の絞り込み検索が行えます。
※キーワードは未入力でも長期保管可能です。


操作方法②
1.長期保管したい文書のチェックボックスにチェックを入れ【長期保管ボタン】をクリックします。

2.【はいボタン】をクリックします。
※複数の文書を同時に長期保管する場合は、「キーワード登録画面」が表示されません。
※キーワードは、長期保管より変更可能です。

2長期保管文書の検索

1.メニューバーより[長期保管]をクリックします。

[表示項目]
■文書名
文書の件名が表示されます。件名が設定されていない場合はファイル名が表示されます。
■サイズ
文書のサイズが表示されます。
■保存日時
文書が長期保管された日時が表示されます。


2.各項目を設定して【検索ボタン】をクリックし、文書を検索します。

絞り込み機能として、”文書名/キーワード”から絞り込むことが可能です。
複数項目を選択、入力いただくことで、AND検索が行えます。

[入力/選択項目]
■文書名
回覧文書の件名で検索します。
■キーワード
「完了一覧」「閲覧一覧」より長期保管を行う際に登録したキーワードで検索します。

3長期保管文書のダウンロード

長期保管文書は、zipファイルでダウンロード可能です。

1.ダウンロードしたい文書をクリックして「文書情報画面」を表示させます。

2.【ダウンロードボタン】をクリックし、ダウンロードします。

4長期保管文書のキーワード変更

キーワードを変更したい文書をクリックして「文書情報画面」を表示させます。
「キーワード」に変更内容を入力し、【更新ボタン】をクリックします。

5長期保管文書の削除

長期保管より文書を削除します。
完了文書と同様に、自身が申請(送信)した文書を削除可能です。
※操作手順は下記の通りです。(操作方法は、2通りあります)

操作方法①
1.削除したい文書のチェックボックスにチェックを入れ【削除ボタン】をクリックします。

2.【はいボタン】をクリックし、削除します。


操作方法②
1.削除したい文書をクリックして「文書情報画面」を表示させ、【削除ボタン】をクリックします。

2.【はいボタン】をクリックし、削除します。